Maverick Buying: Ursachen, Kosten und wie Sie den wilden Einkauf stoppen

Bestellungen außerhalb der standardisierten Beschaffungsprozesse sind in vielen Unternehmen Alltag. Die Folgen reichen von unnötig hohen Kosten über Compliance-Verstöße bis zu einer geschwächten Verhandlungsposition des Einkaufs. Dieser Beitrag zeigt, was Maverick Buying genau ist, welche Ursachen dahinterstecken, wie hoch der Anteil tatsächlich ausfällt – und mit welchen Maßnahmen Sie den wilden Einkauf zurückholen, ohne die Fachabteilungen auszubremsen.

Maverick Buying bezeichnet Bestellungen, die an den festgelegten Einkaufsprozessen und -kanälen vorbeilaufen. Laut HTWK Leipzig entfallen 13,5 % aller Bestellungen für indirekte Materialien auf diesen wilden Einkauf. Stoppen lässt er sich nicht durch Verbote, sondern indem der regelkonforme Bestellweg zum bequemsten Weg wird.

 Das Wichtigste auf einen Blick:

• Maverick Buying – auch „wilder Einkauf" oder „Rogue Buying" – ist die Beschaffung an den vorgegebenen Prozessen und Kanälen vorbei.
• Laut HTWK Leipzig entfallen 13,5 % aller Bestellungen für indirekte Materialien darauf; in einzelnen Unternehmen liegt die Quote deutlich höher.
• Die Ursachen sind selten Absicht: zu langsame Prozesse, fehlende Transparenz über Rahmenverträge, dringender Spezialbedarf, unbequeme Werkzeuge und Unternehmenskultur.
• Die Kosten entstehen doppelt: verlorene Rahmenvertragskonditionen und höhere Prozesskosten. Eine manuelle Bestellung kostet nach dem Prozesskostenmodell von simple system 146 €, eine digitale 86 €.
• Messbar wird das Problem über die Maverick-Buying-Quote – am schnellsten über Rechnungen ohne zugehörige Bestellung in der Kreditorenbuchhaltung.
• Ein Praxisfall zeigt eine Senkung von 35 % auf 1–2 % und rund 136.000 € Einsparung pro Jahr.

Die Studiendaten stammen aus „Indirekten Einkauf steuern" der HTWK Leipzig (Prof. Dr. Holger Müller, Erhebung Oktober–November 2024, 181 Einkaufsverantwortliche, überwiegend aus Deutschland).

Was ist Maverick Buying?

Definition Maverick Buying, oft auch als „wilder Einkauf" oder „Rogue Buying" bezeichnet, beschreibt die Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen durch Mitarbeiter, die dabei die etablierten und von der Einkaufsabteilung vorgegebenen Beschaffungsprozesse und -kanäle umgehen.

Statt über genehmigte Lieferanten und ausgehandelte Rahmenverträge zu bestellen, tätigen Fachabteilungen ihre Einkäufe eigenmächtig. Ein klassisches Beispiel ist ein Mitarbeiter, der Büromaterial bei einem nicht gelisteten Online-Händler bestellt, weil es schnell gehen muss, anstatt den offiziellen Prozess über das ERP-System zu nutzen.

Wie hoch der Anteil wirklich ist

Maverick Buying ist kein Randphänomen. In der HTWK-Studie geben die befragten Einkaufsverantwortlichen an, dass 13,5 % aller Bestellungen für indirekte Materialien eigenständig von den Fachabteilungen aufgegeben werden – vollständig außerhalb der standardisierten Systeme.

Key Fact: Laut HTWK Leipzig entfallen 13,5 % aller Bestellungen für indirekte Materialien auf Maverick Buying – Bestellungen, die eigenständig von Fachabteilungen außerhalb standardisierter Beschaffungssysteme aufgegeben werden.

Das Gesamtbild der Bestellwege zeigt, warum: Strukturierte, digitale Kanäle sind im indirekten Einkauf die Minderheit.

Die häufigsten Ursachen für Maverick Buying

Um Maverick Buying in den Griff zu bekommen, ist es entscheidend, die Wurzeln des Problems zu verstehen. Selten handeln Mitarbeitende aus böser Absicht. Vielmehr sind es prozessuale oder organisatorische Hürden, die zu Alleingängen verleiten.

1. Ineffiziente Beschaffungsprozesse: Wenn der offizielle Einkaufsprozess als zu langsam, bürokratisch oder kompliziert wahrgenommen wird, suchen Mitarbeiter nach schnelleren Alternativen, um auf Termindruck reagieren zu können.
2. Mangelnde Transparenz: Oft wissen Mitarbeiter gar nicht, welche Lieferanten, Rahmenverträge oder Konditionen für bestimmte Produktgruppen existieren. Eine unzureichende Kommunikation der Beschaffungsrichtlinien fördert unkontrollierte Einkäufe.
3. Dringender oder spezifischer Bedarf: Manchmal benötigen Fachabteilungen spezielle Produkte, die nicht über die bevorzugten Lieferanten verfügbar sind oder deren Beschaffung zu lange dauern würde.
4. Fehlende benutzerfreundliche Werkzeuge: Veraltete oder komplizierte ERP-Systeme und Bestellformulare schrecken ab. Moderne E-Procurement-Systeme mit einem an Online-Shops angelehnten Bestellerlebnis fehlen oft.
5. Unternehmenskultur: Eine mangelnde Wertschätzung für die strategische Bedeutung des Einkaufs kann dazu führen, dass die Einhaltung von Richtlinien als zweitrangig angesehen wird.