Maverick Buying: Ursachen, Kosten und wie Sie den wilden Einkauf stoppen

Bestellungen außerhalb der standardisierten Beschaffungsprozesse sind in vielen Unternehmen Alltag. Die Folgen reichen von unnötig hohen Kosten über Compliance-Verstöße bis zu einer geschwächten Verhandlungsposition des Einkaufs. Dieser Beitrag zeigt, was Maverick Buying ist, welche Ursachen dahinterstecken, wie hoch der Anteil tatsächlich ausfällt und mit welchen Maßnahmen Sie den wilden Einkauf zurückholen, ohne die Fachabteilungen auszubremsen.

Maverick Buying bezeichnet Bestellungen, die an den festgelegten Einkaufsprozessen und -kanälen vorbeilaufen. Laut HTWK Leipzig entfallen 13,5 % aller Bestellungen für indirekte Materialien auf diesen wilden Einkauf. Stoppen lässt er sich nicht durch Verbote, sondern indem der regelkonforme Bestellweg zum bequemsten Weg wird.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Maverick Buying, auch „wilder Einkauf“ oder „Rogue Buying“, ist die Beschaffung an den vorgegebenen Prozessen und Kanälen vorbei.
• Laut HTWK Leipzig entfallen 13,5 % aller Bestellungen für indirekte Materialien darauf. In einzelnen Unternehmen liegt die Quote deutlich höher.
• Die Ursachen sind selten Absicht: zu langsame Prozesse, fehlende Transparenz über Rahmenverträge, dringender Spezialbedarf, unbequeme Werkzeuge und Unternehmenskultur.
• Die Kosten entstehen doppelt: verlorene Rahmenvertragskonditionen und höhere Prozesskosten. Laut HTWK Leipzig kostet ein analoger Bestellvorgang 146 €, ein vollständig digitaler 86 €.
• Messbar wird das Problem über die Maverick-Buying-Quote, am schnellsten über Rechnungen ohne zugehörige Bestellung in der Kreditorenbuchhaltung.
• Ein Praxisfall zeigt eine Senkung von 35 % auf 1–2 % und rund 136.000 € Einsparung pro Jahr.

Die Studiendaten stammen aus „Indirekten Einkauf steuern“ der HTWK Leipzig (Prof. Dr. Holger Müller, Erhebung Oktober bis November 2024, 181 Einkaufsverantwortliche, überwiegend aus Deutschland).

Was ist Maverick Buying?

Maverick Buying, oft auch „wilder Einkauf“ oder „Rogue Buying“ genannt, bezeichnet die Beschaffung von Materialien oder Dienstleistungen durch Mitarbeitende, die dabei die vom Einkauf vorgegebenen Beschaffungsprozesse und -kanäle umgehen.

Statt über genehmigte Lieferanten und ausgehandelte Rahmenverträge zu bestellen, kaufen Fachabteilungen eigenmächtig ein. Ein klassisches Beispiel: Jemand bestellt Büromaterial bei einem nicht gelisteten Onlinehändler, weil es schnell gehen muss, statt den offiziellen Weg über das ERP-System zu nutzen.

Wie hoch der Anteil wirklich ist

Maverick Buying ist kein Randphänomen. In der HTWK-Studie geben die befragten Einkaufsverantwortlichen an, dass 13,5 % aller Bestellungen für indirekte Materialien eigenständig von den Fachabteilungen aufgegeben werden, vollständig außerhalb der standardisierten Systeme.

Das Gesamtbild der Bestellwege zeigt, warum: Strukturierte, digitale Kanäle sind im indirekten Einkauf die Minderheit.

Quelle: HTWK Leipzig, „Indirekten Einkauf steuern“ (2024)

Die häufigsten Ursachen für Maverick Buying

Um Maverick Buying in den Griff zu bekommen, müssen Sie die Ursachen verstehen. Selten handeln Mitarbeitende aus böser Absicht. Meist sind es prozessuale oder organisatorische Hürden, die zu Alleingängen verleiten.

1. Ineffiziente Beschaffungsprozesse: Wirkt der offizielle Einkaufsprozess zu langsam, bürokratisch oder kompliziert, suchen Mitarbeitende schnellere Alternativen, um auf Termindruck zu reagieren.
2. Mangelnde Transparenz: Oft wissen Mitarbeitende gar nicht, welche Lieferanten, Rahmenverträge oder Konditionen für bestimmte Produktgruppen bestehen. Schlecht kommunizierte Beschaffungsrichtlinien fördern unkontrollierte Einkäufe.
3. Dringender oder spezifischer Bedarf: Manchmal brauchen Fachabteilungen spezielle Produkte, die bei den bevorzugten Lieferanten nicht verfügbar sind oder deren Beschaffung zu lange dauern würde.
4. Fehlende benutzerfreundliche Werkzeuge: Veraltete oder komplizierte ERP-Masken und Bestellformulare schrecken ab. Moderne E-Procurement-Systeme mit einem Bestellerlebnis wie im Onlineshop fehlen oft.
5. Unternehmenskultur: Wird die strategische Bedeutung des Einkaufs wenig geschätzt, gilt die Einhaltung von Richtlinien schnell als zweitrangig.

Die Studienlage stützt vor allem Ursache 4: Laut HTWK Leipzig verfügen nur 15 % der Unternehmen über vollständig digitalisierte, integrierte Prozesse, während über 40 % im indirekten Einkauf weiterhin mit nicht aufgabenspezifischen Tools wie Excel arbeiten. Wo es keinen bequemen digitalen Weg gibt, entsteht Maverick Buying fast zwangsläufig.

Die Folgen: Warum Maverick Buying teuer wird

Eigenständige Beschaffung wirkt auf den ersten Blick harmlos, verursacht aber erhebliche direkte und indirekte Kosten. Die Wirkung zeigt sich auf vier Ebenen:

• Höhere Beschaffungskosten: Ausgehandelte Rabatte und Skaleneffekte durch Bedarfsbündelung bleiben ungenutzt. Jeder Einkauf am Einkauf vorbei schwächt zugleich die Verhandlungsposition für die nächste Runde.
• Höhere Prozesskosten: Rechnungsprüfung und Buchhaltung werden aufwendiger, weil Kostenstellen und Bestellbezug fehlen. Schon ein regulärer analoger Bestellvorgang kostet laut HTWK Leipzig 146 € gegenüber 86 € bei vollständig digitaler Abwicklung. Bei Maverick-Bestellungen kommt die Nacharbeit noch hinzu.
• Compliance- und Qualitätsrisiken: Bestellungen bei nicht geprüften Lieferanten können zu Qualitätsproblemen, Lieferausfällen und Verstößen gegen gesetzliche oder interne Richtlinien führen.
• Fehlende Transparenz: Ohne Sichtbarkeit ist keine präzise Ausgabenanalyse möglich.

Tipp: Rechnen Sie die Maverick-Buying-Quote in Euro um: Anteil der Bestellungen × jährliche Zahl der Bestellungen × Prozesskosten pro Bestellung. Erst diese Zahl macht das Thema in der Geschäftsführung verhandelbar.

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Maverick Buying erkennen und messen

Der erste Schritt ist, den wilden Einkauf sichtbar zu machen. Viele Unternehmen kennen das Ausmaß nicht. Ein guter Startpunkt ist die Kreditorenbuchhaltung: Prüfen Sie Rechnungen von Lieferanten, für die keine Rahmenverträge oder Bestellungen im System hinterlegt sind. Auch Spesenabrechnungen können Hinweise auf nicht genehmigte Beschaffungen enthalten.

Der wichtigste Indikator ist die Maverick-Buying-Quote. Sie setzt die Ausgaben für nicht vertragskonforme Bestellungen ins Verhältnis zu den Gesamtausgaben einer Warengruppe oder des gesamten Beschaffungsvolumens. Als Orientierung dient der Studienwert von 13,5 %. Wer deutlich darüber liegt, hat dringenden Handlungsbedarf. Moderne E-Procurement-Lösungen liefern diese Auswertung automatisch.

Maverick Buying wirksam bekämpfen: 5 Strategien

Sobald das Ausmaß bekannt ist, können Sie gezielt handeln. Es geht nicht darum, Mitarbeitende zu bestrafen, sondern die Prozesse so zu gestalten, dass der offizielle Weg der einfachste ist.

1. E-Procurement-System einführen

Moderne E-Procurement-Plattformen digitalisieren und vereinfachen den gesamten Einkaufsprozess. Sie bieten benutzerfreundliche Kataloge, in denen nur genehmigte Produkte von bevorzugten Lieferanten zu den richtigen Konditionen verfügbar sind. Entscheidend ist die Bedienbarkeit: Geht das Bestellen im System schneller als der Umweg über einen Webshop, löst sich das Problem weitgehend von selbst.

2. Prozesse vereinfachen und kommunizieren

Analysieren und verschlanken Sie Ihre Genehmigungsworkflows. Genehmigungsgrenzen, Budgets pro Kostenstelle und Freigabestufen gehören ins System, nicht in eine Richtlinie. So läuft jede Bestellung automatisch regelkonform, ohne dass der Einkauf jeden Vorgang einzeln prüft.

3. Lieferantenbasis konsolidieren und sichtbar machen

Konsolidieren Sie Ihre Lieferantenbasis und schließen Sie Rahmenverträge ab. Entscheidend ist, diese Verträge und Konditionen für alle Mitarbeitenden transparent und leicht zugänglich zu machen. Nur so beseitigen Sie Ursache 2.

4. Bestehende Lieferanten einbinden statt ausschließen

Der häufigste Auslöser ist ein Lieferant, den die Fachabteilung braucht, der aber nicht im System hinterlegt ist. Statt ihn zu verbieten, binden Sie ihn ein. Werden bestehende Rahmenverträge mit Stammlieferanten digital abgebildet, entfällt der Anlass zum Umgehen, und die verhandelten Konditionen bleiben erhalten.

5. Spend Analysis dauerhaft nutzen

Setzen Sie auf eine datengestützte Analyse Ihrer Ausgaben, um Abweichungen früh zu erkennen. Die Maverick-Buying-Quote gehört als wiederkehrende Kennzahl ins Reporting, nicht in eine einmalige Auswertung.

Genau an Punkt 4 setzt simple system an: Bestehende Lieferantenbeziehungen und verhandelte Konditionen werden 1:1 digital abgebildet, statt Einkäufer auf ein fremdes Sortiment umzulenken. Über die ERP-Anbindung per OCI landen Bestellungen direkt im führenden System, inklusive Genehmigungsworkflows und automatischer Kontierung. Weil simple system nicht selbst als Händler auftritt, bleibt der Einkauf Herr über seine Lieferantenstruktur.

Praxisbeispiel: von 35 % auf 1–2 % Maverick-Buying-Quote

Wie stark der Effekt ausfallen kann, zeigt ein Praxisfall zur SAP-Anbindung: Ein Unternehmen senkte seine Maverick-Buying-Quote von 35 % auf 1–2 % und sparte dadurch rund 136.000 € pro Jahr. Ausschlaggebend war nicht eine strengere Einkaufsrichtlinie, sondern die durchgängige Anbindung des Bestellwegs an SAP per OCI. Der regelkonforme Weg wurde zum schnellsten.

Das passt zum Studienbefund: Bestellungen über einen elektronischen Marktplatz benötigen laut HTWK Leipzig nur rund 70 % der Zeit, die vordefinierte Sortimente oder Freitextbestellungen erfordern.

Checkliste: Ist Maverick Buying bei Ihnen unter Kontrolle?

• Maverick-Buying-Quote gemessen und in Euro umgerechnet?
• Anteil der Rechnungen ohne zugehörige Bestellung bekannt?
• Ursachen je Fachabteilung erhoben (Dauer, Sortiment, Bekanntheit)?
• Deckt der Katalog den realen Bedarf der Fachabteilungen ab?
• Sind die wichtigen Stammlieferanten mit ihren Konditionen im System hinterlegt?
• Laufen Genehmigungen und Budgetgrenzen automatisiert statt manuell?
• Ist der Bestellweg an das ERP-System angebunden?
• Wird die Quote regelmäßig als KPI berichtet?

Weniger als fünf Haken? Dann läuft ein relevanter Teil Ihrer indirekten Ausgaben derzeit an Ihnen vorbei.

Fazit: Der beste Weg schlägt die strengste Regel

Maverick Buying betrifft laut HTWK Leipzig 13,5 % aller Bestellungen im indirekten Einkauf und kostet vor allem über Prozesse, nicht über Preise. Wer die Ursachen kennt, die Quote misst und den regelkonformen Bestellweg zum schnellsten macht, holt den wilden Einkauf zurück, ohne die Fachabteilungen auszubremsen.

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