Warenautomaten und Logistiksysteme. Automatisch in Ihrem Einkauf integriert.
GARANT Tool24, Bossard SmartBin oder eigene Ausgabesysteme: Bestellungen fließen automatisch in simple system. Mit Genehmigung, Kontierung und Reporting.
Wie jede andere Bestellung.
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Alle Funktionen im Externe Bestellsysteme-Paket im Überblick
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Externe Bestellsysteme wie Tool24 von Hoffmann oder vergleichbare Ausgabe- und Lagerverwaltungssysteme lassen sich direkt an simple system anbinden. Ihre Mitarbeiter entnehmen Werkzeuge, Verbrauchsmaterial oder Schutzausrüstung wie gewohnt am Automaten vor Ort. Die Bestelldaten werden dabei automatisch an simple system übertragen, ganz ohne manuelle Erfassung. Für Ihre Teams ändert sich am täglichen Arbeitsablauf nichts. Im Hintergrund läuft jedoch alles digital und nachvollziehbar über simple system. So haben Sie jederzeit den Überblick, was wo entnommen und nachbestellt wird.
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Auch wenn eine Bestellung am Automaten ausgelöst wird, greift Ihre gewohnte Kontierung. Kostenstellen, Sachkonten und Projektcodes werden automatisch zugewiesen, damit jede Entnahme sauber verbucht ist. Genehmigungsworkflows lassen sich genauso einrichten wie bei klassischen Bestellungen in simple system. Sie können zum Beispiel Freigaben ab einem bestimmten Bestellwert oder für bestimmte Warengruppen hinterlegen. So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Ausgaben, auch wenn die Bestellung nicht direkt in simple system ausgelöst wurde. Ihre Buchhaltung bekommt alle relevanten Informationen automatisch mitgeliefert.
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In vielen Unternehmen sind unterschiedliche Systeme im Einsatz: Tool24 in der Fertigung, vielleicht ein anderes Ausgabesystem in der Instandhaltung und dazu noch Bestellungen direkt über simple system. Ohne zentrale Lösung müsste jedes dieser Systeme einzeln an Ihr ERP angebunden werden. simple system bündelt die Bestelldaten aus allen angeschlossenen Systemen und leitet sie einheitlich an Ihr ERP weiter. Sie brauchen also nur eine Schnittstelle statt vieler. Das vereinfacht Ihre IT-Landschaft erheblich und sorgt dafür, dass Ihr ERP immer das vollständige Bild aller Beschaffungsvorgänge hat.
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Ohne Anbindung bedeutet jede Entnahme am Automaten manuelle Nacharbeit: Daten abtippen, Kostenstellen zuordnen, Bestellungen im ERP anlegen. Durch die automatische Übertragung über simple system entfallen diese Schritte komplett. Bestelldaten fließen direkt vom Ausgabesystem über simple system in Ihr ERP, ohne dass jemand eingreifen muss. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Tippfehler und Zuordnungsprobleme. Gerade bei häufigen Entnahmen von C-Teilen oder Verbrauchsmaterial macht sich das schnell bemerkbar. Ihre Mitarbeiter im Einkauf können sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren, statt Routinedaten zu pflegen.
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Alle Bestellungen auf einen Blick: Katalog, externe Systeme und Sonderbeschaffungen in einem konsolidierten Report.
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Das konsolidierte Reporting integriert alle Bestellquellen in einheitliche Auswertungen: Katalogbestellungen, externe Bestellsysteme, Long-Tail-Kanäle, Sonderbeschaffungen.
Zentrale Dashboards zeigen:
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Gesamtvolumen nach Kanal,
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durchschnittliche Bestellgröße,
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Bestellhäufigkeit pro System.
Drill-Down ermöglicht Detailansicht pro Standort/System: welche Produkte, welche Lieferanten, welche Genehmigungsquoten.
Kostenstellenanalyse zeigt vertikale Struktur: Geschäftsführung → Abteilung → Kostenstelle → Bestellung inklusive Kanal-Herkunft.
Die Trend-Analyse vergleicht Kanäle über bestimmte Zeiträume:
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Wächst mein Amazon-Volumen?
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Sinkt die Katalog-Nutzung?
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Wo sollten Kataloge erweitert werden?
Spezial-Reports für Einkaufsleiter: Von der Maverick-Buying-Quote nach Abteilung über durchschnittliche Genehmigungszeiten bis zur Kontierungs-Fehler-Rate: Alle Kennzahlen lassen sich direkt nach Excel, in BI-Systeme oder das ERP exportieren.
Automated Alerts bei Anomalien: Ungewöhnlich hohe Bestellwerte, neue Lieferanten oder Genehmigungsrückstaus werden automatisch gemeldet, bevor sie zum Problem werden.
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Konsolidierte Bestellübersicht über alle Kanäle
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Gesamtvolumen-Analyse nach Bestellkanal
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Drill-Down nach Standort, System, Abteilung, Kostenstelle
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Kostenstellenanalyse mit Hierarchie-Struktur
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Trend-Analyse über Zeiträume (Woche, Monat, Quartal, Jahr)
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Produktkategorie-Analysen
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Lieferanten-Analysen
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Genehmigungsquoten und -zeiten
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Maverick-Buying-Reporting
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Kontierungsfehler-Rate Reporting
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Automated Anomalie-Alerts
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Export zu Excel, BI, ERP
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- Transparenz über 100% der Beschaffungsvorgänge statt Blind Spots
- Identifikation von Optimierungspotenzialen durch Trend-Analyse
- Erkennung von Maverick Buying und Kontierungsfehlern in Echtzeit
- Schnellere Entscheidungsfindung durch integrierte Daten
- Bessere Lieferanten-Verhandlungen durch Volumen-Sichtbarkeit
- Geringere Audit-Vorbereitung: automatische Dokumentation statt manuelles Sammeln
- Typische Einsparung: 5-10% Gesamtausgaben durch Transparenz und Optimierung
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Alle Genehmigungsprozesse werden in simple system im Marktplatzmodul erstellt und verwaltet. Bestellungen, die über ein externes Bestellsystem wie z.B. GARANT Tool24 eingehen, lösen den zugewiesenen Genehmigungsprozess automatisch aus.
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Im Einstellungsmenü des externen Bestellsystems lässt sich per Klick ein passender Genehmigungsprozess zuweisen. So wird für jedes System individuell festgelegt, welche Freigaberegeln bei eingehenden Bestellungen greifen sollen.
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Durch die Zuweisung von Genehmigungsprozessen unterliegen auch Bestellungen aus externen Systemen denselben internen Regeln und Richtlinien wie manuelle Bestellungen. So wird sichergestellt, dass kein Einkauf ohne die vorgeschriebene Freigabe das Unternehmen verlässt.
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Über das Einstellungsmenü eines externen Bestellsystems lässt sich die Kontierung individuell festlegen. So wird jeder Bestellung aus z.B. einem GARANT Tool24 automatisch der richtige Kontierungswert zugeordnet, optional im Genehmigungsprozess ergänzt um weitere Kontierungsinformationen.
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Für die Sachkontenzuweisung stehen zwei Varianten zur Verfügung: Bei der automatischen Zuweisung wird das Sachkonto auf Artikelebene über das automatische Sachkontenmapping vergeben. Alternativ kann ein spezifisches Sachkonto manuell im Genehmigungsprozess aus einer Liste ausgewählt werden.
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Durch die Zuweisung von Kontierung und Sachkonto direkt am externen Bestellsystem landen alle Buchungsinformationen von Anfang an korrekt im System. Manuelle Nacherfassung und Kontierungsfehler in der Buchhaltung werden so eliminiert.
Dank der Anbindung unseres bewährten Ausgabeautomaten GARANT Tool24 an simple system laufen Bedarfsmeldungen nun vollautomatisch bis zum Wareneingang durch. Dabei behalten wir dank des Vier-Augen-Prinzips in Kombination mit den Freigabeeinstellungen in simple system stets die volle Kontrolle. Mehr Komfort geht nicht. Sowohl Produktion als auch Einkauf haben nun mehr Zeit, sich um Ihre wesentlichen Aufgaben zu kümmern.“
Veränderung braucht starke Partner: Wir begleiten Sie persönlich.
Ich bringe Kunden und Lieferanten zusammen — und stelle sicher, dass SAP-Integrationen sauber und stabil laufen.
Je komplizierter der Sachverhalt, desto lieber. Ich arbeite mich tief in komplexe Prozesse ein und finde den richtigen Weg heraus.
