Wer bestellt was? Und zu welchem Preis?

Mit Sortimentsbeschränkungen steuern Sie zentral, auf welche Lieferanten und Warengruppen Ihre Mitarbeitenden zugreifen können. Sie erstellen individuelle Sichten (z. B. „Standard", „Werkzeuglieferanten", „IT-Abteilung") und definieren pro Sicht, welche Lieferanten aus „Meine Lieferanten" und dem „Offenen Marktplatz" sichtbar sind. Jede Sicht wird dann gezielt einzelnen Nutzern oder Gruppen zugewiesen. Eine Standard-Sicht dient als Fallback für alle nicht explizit zugewiesenen Nutzer. Sichten lassen sich per Toggle jederzeit aktivieren oder deaktivieren, ohne gelöscht zu werden.

• Erstellung beliebig vieler Sortimentssichten
• Pro Sicht: Auswahl erlaubter Lieferanten aus „Meine Lieferanten" und „Offener Marktplatz"
• Zuweisung an Einzelnutzer oder Nutzergruppen
• Standard-Sicht als Fallback für nicht zugewiesene Nutzer
• Aktivierung/Deaktivierung per Toggle
• Übersicht: Anzahl zugewiesener Lieferanten pro Sicht auf einen Blick

Maverick Buying kostet Unternehmen laut Studien 10–20 % Mehrausgaben durch unkontrollierte Beschaffung. Bei einem indirekten Einkaufsvolumen von 1 Mio. €/Jahr bedeutet das 100.000–200.000 € vermeidbare Kosten.

Sortimentsbeschränkungen eliminieren dieses Problem an der Wurzel: Ihre Mitarbeitenden sehen nur noch freigegebene Lieferanten mit verhandelten Konditionen. Das Ergebnis: messbar höhere Vertragstreue, bessere Bündelungseffekte und Einsparungen, die die Growth-Lizenz um ein Vielfaches übersteigen.

Das Genehmigungsmodul ermöglicht die Konfiguration flexibler Freigabeprozesse. Definieren Sie Genehmigungsregeln basierend auf Bestellwert, Produktkategorie, Artikelpreis, Kostenstelle, Lieferanten, Martkplatz etc.

Mehrstufige Workflows ermöglichen sequentielle Genehmigungen mit konfigurierbaren Eskalationspfaden.

Stellvertreterregelungen und Timeout-Eskalationen stellen sicher, dass Bestellungen nicht blockiert werden. Mobile Genehmigung per App oder E-Mail beschleunigt den Prozess.

• Mehrstufige sequentielle und parallele Workflows
• Stellvertreterregelungen und automatische Eskalation
• UND-Verbindung garantierten punktgenaue Trigger
• Mobile Genehmigung per E-Mail und App
• Genehmigungshistorie und Audit-Trail
• Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen

• Genehmigungszeit sinkt von 2-3 Tagen auf 2-4 Stunden
• Keine blockierten Bestellungen durch Stellvertreterregelung
• Compliance-Quote steigt auf >98%
• Mobile Freigabe: Genehmigung auch unterwegs in 30 Sekunden
• Vollständiger Audit-Trail ohne manuellen Aufwand

• Maximale Stückpreise pro Kategorie oder Artikel
• Automatische Blockierung oder Genehmigungseskalation
• Flexible Regeln pro Kategorie, Lieferant und Nutzergruppe
• Preishistorie als Referenz für Grenzwert-Definition (in den Einkaufsanalysen)

• Vermeidung überteuerter Bestellungen: 3-8% Preiseinsparung
• Automatische Preiskontrolle ohne manuellen Aufwand
• Verhandlungsbasis durch Preishistorie und Marktvergleich
• Sensibilisierung der Besteller für Preisbewusstsein

Anstatt einer starren Sperre können Sie auch Genehmigungsprozesse einsetzen, die ab einem gewissen Artikel- oder Warenkorbwert greifen.

Unkontrolliertes Bestellverhalten treibt Kosten und untergräbt Rahmenverträge. In simple system können Sie einstellen, dass Nutzer ausschließlich Kernsortimentsartikel sehen und bestellen dürfen. So steuern Sie das Bestellverhalten aktiv, ohne jeden einzelnen Vorgang freigeben zu müssen.

Artikelnummern, Kernsortiment und Sichtbarkeitsregeln pflegen Sie selbst unter Artikelinformationen – jederzeit und ohne Ticket an die IT. Das gibt dem Einkauf die volle Kontrolle über Sortiment und Standards, und Änderungen greifen sofort für alle Nutzer.

Falschbestellungen durch Artikelverwechslungen kosten im Schnitt 25–50 € pro Vorfall (Retoure, Neubestellung, Zeitverlust). Bei einer typischen Fehlerquote von 2 % und 200 Bestellungen/Monat sind das 100–200 € monatliche Vermeidungskosten.

Noch wichtiger: Die einheitliche Artikeldarstellung spart 2–3 Minuten pro Bestellung, weil Mitarbeitende ihre gewohnten Artikelnummern direkt wiederfinden.