Prozesskosten im Einkauf senken: Ihr Leitfaden zur Effizienzsteigerung

Versteckte Kosten im Unternehmen sind wie kleine Lecks in einem Schiff: Einzeln betrachtet scheinen sie unbedeutend, doch in Summe können sie den Kurs gefährden. Nirgendwo wird dies deutlicher als bei den Prozesskosten im Einkauf. Während der reine Materialpreis im Fokus steht, bleiben die Kosten für den Beschaffungsprozess selbst oft im Verborgenen und schmälern unbemerkt Ihre Marge, insbesondere im indirekten Einkauf.

Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wie Sie diese unsichtbaren Kostentreiber aufdecken, systematisch analysieren und nachhaltig senken. Wir führen Sie von der Definition über die Kalkulation bis hin zu praxiserprobten Strategien, mit denen Sie Ihre Beschaffung effizienter gestalten und wertvolle Ressourcen für strategische Aufgaben freisetzen.

Was sind Prozesskosten im Einkauf?

Prozesskosten im Einkauf umfassen alle Kosten, die durch den administrativen und operativen Ablauf einer Bestellung entstehen, unabhängig vom Warenwert selbst. Sie sind Teil der gesamten Beschaffungskosten, werden aber oft übersehen, da sie nicht auf der Lieferantenrechnung erscheinen. Stattdessen fallen sie intern im Unternehmen an und binden Personal- und Systemressourcen.

Diese Kosten der einzelnen Prozesse reichen von der Bedarfsermittlung über die Lieferantenauswahl, die Bestellauslösung, die Überwachung der Lieferung, den Wareneingang bis hin zur Rechnungsprüfung und -freigabe. Jeder dieser Prozessschritte verursacht einen personellen und zeitlichen Aufwand, der einen messbaren Kostenblock darstellt.

Die versteckten Kostentreiber im Beschaffungsprozess

Die eigentliche Ineffizienz verbirgt sich oft in unstrukturierten und manuellen Abläufen, die besonders bei der Beschaffung von Bedarfen mit geringem Wert, dem sogenannten indirekten Einkauf, zu Buche schlagen. Hier übersteigen die Prozesskosten schnell den eigentlichen Bestellwert. Um Einsparpotenziale zu heben, müssen Sie zunächst die primären Kostentreiber identifizieren.

Typische Kostentreiber in der Prozesskette sind:

• Hoher manueller Aufwand: Manuelle Bedarfsmeldungen per E-Mail oder Zuruf, das Einholen von Angeboten und das Abtippen von Bestellungen sind extrem zeitaufwendig und fehleranfällig.
• Fehlende Transparenz: Wenn Einkaufsabteilungen keinen Überblick über dezentral getätigte Bestellungen haben, gehen Skaleneffekte und Verhandlungsvorteile verloren.
• Wilder Einkauf (Maverick Buying): Mitarbeiter bestellen an der Einkaufsabteilung vorbei, oft bei nicht freigegebenen Lieferanten zu ungünstigeren Konditionen. Dies untergräbt die gesamte Maverick Buying-Strategie.
• Komplexe Freigabeprozesse: Lange, unklare oder papierbasierte Freigabe-Workflows verzögern den gesamten Beschaffungsprozess und binden unnötig Managementkapazitäten.
• Medienbrüche: Der Wechsel zwischen verschiedenen Systemen (z. B. E-Mail, ERP-System, Lieferantenportal) führt zu doppeltem Erfassungsaufwand und erhöht die Fehlerquote.

Wie berechnen Sie Ihre Prozesskosten? Eine schrittweise Anleitung

Um Prozesskosten senken zu können, müssen Sie sie zunächst messen. Die Prozesskostenrechnung (Activity Based Costing) ist hierfür das Mittel der Wahl. Sie ermöglicht es, die Kosten verursachungsgerecht den einzelnen Aktivitäten zuzuordnen. Auch eine vereinfachte Kalkulation kann bereits erhebliche Transparenz schaffen.

Folgen Sie diesen Schritten, um die Kosten pro Bestellung zu ermitteln:

• Schritt 1: Prozessschritte definieren: Listen Sie alle Tätigkeiten auf, die zu einer Bestellung gehören – von der Bedarfsanforderung bis zur Archivierung der Rechnung.
• Schritt 2: Zeitaufwand erfassen: Messen oder schätzen Sie den durchschnittlichen Zeitaufwand (in Minuten), den ein Mitarbeitender für jeden einzelnen Prozessschritt benötigt.
• Schritt 3: Kostensätze ermitteln: Berechnen Sie den Minuten-Kostensatz der beteiligten Mitarbeitenden (Bruttogehalt inkl. Lohnnebenkosten / produktive Jahresarbeitsminuten).
• Schritt 4: Kosten pro Prozessschritt berechnen: Multiplizieren Sie den Zeitaufwand pro Schritt mit dem entsprechenden Kostensatz.
• Schritt 5: Gesamtprozesskosten summieren: Addieren Sie die Kosten aller Schritte, um die gesamten Prozesskosten pro Bestellung zu erhalten.

Dieses Vorgehen deckt die wahren Kosten einer Bestellung auf und zeigt, wo der größte Hebel für eine Optimierung liegt.

Strategien zur nachhaltigen Senkung Ihrer Prozesskosten

Die Analyse ist der erste Schritt, die Umsetzung der zweite. Die Steuerung und Reduzierung der Prozesskosten gelingen durch eine Kombination aus organisatorischen und technologischen Maßnahmen. Der größte Hebel liegt in der Digitalisierung, denn sie automatisiert manuelle Tätigkeiten und schafft standardisierte, effiziente Abläufe für eine umfassende Einkaufsoptimierung.

Durch die Automatisierung von Routineaufgaben gewinnen Ihre Einkäufer wertvolle Zeit, die sie für strategische Aufgaben wie Lieferantenentwicklung, Verhandlungen oder Risikomanagement einsetzen können. Die Optimierung von Einkaufsprozessen ist ein zentraler Hebel, wie es auch das Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik (IML) in seiner Forschung bestätigt.

Indem Sie Ihre Systeme vernetzen, erreichen Sie eine durchgängige Prozesskette ohne Medienbrüche. Erfahren Sie, wie Sie Ihren Einkauf vollständig digitalisieren.

Die Rolle digitaler Lösungen: Wie eine Beschaffungsplattform die Effizienz steigert

Eine zentrale E-Procurement-Plattform ist das wirksamste Instrument zur Senkung der Prozesskosten. Sie bündelt alle beschaffungsrelevanten Aktivitäten an einem Ort und automatisiert die zeitaufwendigen Prozessschritte. Anstatt Anfragen, Bestellungen und Rechnungen manuell zu verwalten, laufen diese Vorgänge über definierte digitale Workflows.

Dies zeigt auch die Praxis: Durch die Digitalisierung ihres Einkaufsprozesses mit simple system konnte unser Kunde, ein mittelständischer Maschinenbauer, seine Prozesskosten um 45 % senken und die Durchlaufzeit pro Bestellung von 30 Minuten auf unter 5 Minuten reduzieren. Dies schafft nicht nur Kosteneinsparungen, sondern erhöht auch die Servicequalität für die internen Bedarfsträger.

Fazit: Prozesskosten sind kein Schicksal, sondern ein steuerbarer Hebel

Hohe Prozesskosten im Einkauf müssen nicht hingenommen werden. Sie sind das direkte Ergebnis von ineffizienten, oft historisch gewachsenen Abläufen. Der Schlüssel zur nachhaltigen Kostensenkung liegt in einem Dreiklang: Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse, optimieren Sie Ihre Abläufe durch Standardisierung und digitalisieren Sie Ihre gesamte Prozesskette. So verwandeln Sie Ihre Beschaffung von einem Kostenzentrum in einen strategischen Werttreiber für Ihr Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen