Amazon, Kleinstlieferanten, Inhouse: Alles in einem Prozess.

Die In-house Vendor Funktion ermöglicht es, einen internen Lieferanten innerhalb der simple system Plattform einzurichten.

Konfiguriert über Settings → Ecosystem Long-tail solutions → In-house vendor, wird ein vollwertiger Lieferant mit eigenem simple system ID, Adresse und USt-ID angelegt. Dieser erscheint in der Lieferantenliste und kann über die Access-Shops-Funktion auf der Startseite aufgerufen werden.

Interne Bestellungen durchlaufen dieselben Genehmigungsprozesse wie externe Bestellungen. Die Konfiguration umfasst den In-house Vendor Name, Adresse, USt-ID und die Einstellung für die Bestellabwicklung (z.B. "Single order for in-house vendor").

So werden auch interne Umlagen, Werkstattleistungen oder Lagermaterial vollständig im Beschaffungsprozess abgebildet.

• Einrichtung eines internen Lieferanten mit eigenem simple system ID

• Konfiguration über Settings → Ecosystem → Long-tail solutions → In-house vendor

• Vollständige Adress- und USt-ID-Verwaltung

  Erscheint in der Lieferantenliste und Access Shops

• Konfigurierbare Bestellabwicklung (Single Order / Multi Order)

• Gleiche Genehmigungsprozesse wie für externe Lieferanten

• Aktivierungs-Tracking (wer hat wann aktiviert)

• Erfassung interner Leistungen im Beschaffungscontrolling

• Eliminierung von Schatten-IT und informellen Bestellwegen
• Vollständige Kostentransparenz über interne und externe Bedarfe
• Reduktion von unkontrollierten internen Umlagen um bis zu 80%
• Einheitlicher Prozess für alle Beschaffungsvorgänge
• Bessere Kostenplanung durch Sichtbarkeit interner Bedarfe

Die Long-Tail-Ausgabenanalyse konsolidiert alle Bestellungen, die über Long-Tail-Kanäle (Amazon Business, In-house Vendor) abgewickelt werden, in einer einheitlichen Auswertung. Da alle Kanäle in die Plattform integriert sind, fließen sämtliche Transaktionen automatisch ins Reporting ein.

Einkaufsleiter erkennen sofort, welche Bedarfe über welchen Kanal bestellt werden, welche Warengruppen die höchsten Long-Tail-Ausgaben verursachen und wo Konsolidierungspotenzial für neue Rahmenverträge besteht. Die Analyse unterstützt die strategische Entscheidung, ob Long-Tail-Bedarfe in Vertragskataloge überführt oder bei spezialisierten Lieferanten gebündelt werden sollten.

• Identifikation von 10-25% Konsolidierungspotenzial bei Long-Tail-Ausgaben
• Überführung häufiger Long-Tail-Bedarfe in günstigere Rahmenverträge
• Reduktion der Lieferantenanzahl im Long-Tail-Bereich um 30-50%
• Bessere Verhandlungsposition durch Volumendaten
• Frühzeitige Erkennung von Ausgabentrends und Budget-Überschreitungen

Ohne Echtzeit-Budgetkontrolle erfahren Unternehmen von Budgetüberschreitungen erst bei der Monatsabrechnung – zu spät für Gegenmaßnahmen. Echtzeit-Budgets verhindern Überschreitungen proaktiv und geben Abteilungsleitern die Verantwortung für ihre Ausgaben. Unternehmen berichten von 20–35 % weniger Budgetüberschreitungen und einer um 15 % genaueren Finanzplanung. Bei einem Gesamteinkaufsbudget von 2 Mio. € bedeutet 15 % bessere Planungsgenauigkeit, potenziell 300.000 € besser allokierte Ressourcen.

Genehmigungsworkflows für Long-Tail-Bestellungen stellen sicher, dass auch Bestellungen über Amazon Business oder den In-house Vendor denselben Kontroll- und Freigabemechanismen unterliegen wie reguläre Katalogbestellungen.

Bestellwertgrenzen, Kostenstellen-basierte Regeln und mehrstufige Freigabeketten werden automatisch auf Long-Tail-Bestellungen angewendet. Der Einkauf behält die volle Kontrolle, ohne die Flexibilität der Mitarbeiter einzuschränken. Konfigurierbare Regeln ermöglichen es, bestimmte Warengruppen oder Bestellwerte automatisch freizugeben, während hochwertige oder sensible Bestellungen einen erweiterten Freigabeprozess durchlaufen.

• Einheitliche Genehmigungsregeln für alle Beschaffungskanäle
• Bestellwertgrenzen und Kostenstellen-basierte Freigaben
• Mehrstufige Genehmigungsketten auch für Long-Tail-Bestellungen
• Automatische Freigabe für definierte Warengruppen/Wertgrenzen
• Eskalationsregeln bei Abwesenheit von Genehmigern
• Vollständiges Audit-Trail für alle Freigabeentscheidungen

• Compliance-Quote steigt auf >95% über alle Beschaffungskanäle

• Vermeidung unautorisierter Bestellungen: typisch 5-10% der Long-Tail-Ausgaben

• Reduktion des Audit-Risikos durch lückenlose Dokumentation

• Zeitersparnis: Automatische Freigabe für Routinebestellungen

• Vermeidung von Doppelbestellungen durch Transparenz

• Zentrale Konfigurationsoberfläche unter Settings → Ecosystem

• Amazon Business: Business Partner, Partner ID, Business-Nummer, Shared Secret, PO Request URL

• In-house Vendor: Name, simple system ID, Adresse, USt-ID, Bestellabwicklung

• Testverbindungsfunktion für Amazon Business

• Änderungsprotokollierung mit Timestamp und Benutzer

• Dokumentationsbereich mit Konfigurationsanleitungen

• Link zu erweiterten Konfigurationseinstellungen

• Schnelle Einrichtung: Go-Live für Amazon Business in weniger als 1 Stunde
• Reduziertes Fehlerrisiko durch geführte Konfiguration und Testfunktion
• Keine IT-Abteilung erforderlich für Ersteinrichtung
• Vollständige Änderungsnachverfolgung für Audit-Anforderungen
• Zentralisierte Verwaltung reduziert administrativen Aufwand. Bei 400 Bestellungen/Monat und 3 % Zuordnungsfehlern sind das 12 Fehler × 12 Min. = 2,4 Stunden/Monat unnötiger Aufwand. Wichtiger noch: Fehlerfreie Nummernkreise sind Voraussetzung für eine vollautomatische ERP-Integration und den damit verbundenen Produktivitätssprung.