E-Procurement kostenlos testen: Testzugang, Demo und der 30-Tage-Plan

Software für den Einkauf lässt sich schwer aus einer Broschüre beurteilen. Ob eine Beschaffungsplattform zum eigenen Betrieb passt, zeigt sich erst, wenn die eigenen Lieferanten hinterlegt sind und die erste echte Bestellung durchläuft. Genau dafür gibt es den Testzugang. Dieser Beitrag klärt die Bedingungen, grenzt Demo und Test voneinander ab und liefert einen Plan, mit dem 30 Tage tatsächlich ausreichen.

Ja, E-Procurement lässt sich vor jeder Vertragsbindung kostenlos testen. Bei simple system umfasst der Testzugang 30 Tage mit vollem Funktionsumfang und unbegrenzt vielen Nutzern, ohne Hinterlegung von Zahlungsdaten. Für einen ersten Überblick genügt oft eine 30-minütige Demo; der Testzugang lohnt sich, sobald echte Bestellungen laufen sollen.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• 30 Tage kostenlos, voller Funktionsumfang – vom ersten Warenkorb bis zur automatisierten Rechnung.
• Ohne Zahlungsdaten, ohne Risiko und ohne Verpflichtung.
• Unbegrenzt viele Nutzer sind inklusive – Bedarfsträger, Genehmigende und Administration lassen sich vollständig abbilden.
• Über 850 Lieferanten und 100 Millionen Artikel stehen ab Tag eins zur Verfügung.
• Demo oder Test? Die Demo dauert rund 30 Minuten und zeigt den Ablauf. Der Testzugang ist der richtige Schritt, wenn Sie mit eigenen Daten und eigenen Bestellungen arbeiten wollen.

Demo oder Testzugang – was wann sinnvoll ist

Beide Wege haben ihren Platz, beantworten aber unterschiedliche Fragen. Wer den falschen wählt, verliert Zeit.

In der Praxis bewährt sich die Reihenfolge: erst die Demo, um zu klären, ob die Lösung grundsätzlich passt – dann der Testzugang, um es zu belegen.

Die Testbedingungen im Überblick

Die häufigste Sorge bei kostenlosen Tests ist nicht der Funktionsumfang, sondern das Kleingedruckte. Deshalb zuerst die Rahmenbedingungen:

• Laufzeit: 30 Tage.
• Funktionsumfang: vollständig – vom ersten Warenkorb über Freigaben bis zur automatisierten Rechnung.
• Zahlungsdaten: werden für den Test nicht hinterlegt.
• Nutzeranzahl: unbegrenzt, ohne Aufpreis. Bedarfsträger, Genehmigende und Administration lassen sich realistisch abbilden.
• Sortiment: über 850 Lieferanten und mehr als 100 Millionen Artikel stehen ab Tag eins bereit.
• Eigene Lieferanten: bestehende Stammlieferanten lassen sich mit den verhandelten Konditionen einbinden.

Key Fact: Der Testzugang von simple system läuft 30 Tage mit vollem Funktionsumfang und unbegrenzt vielen Nutzern – ohne Hinterlegung von Zahlungsdaten.

Reichen 30 Tage für eine Entscheidung?

Ja – wenn der Test geplant ist statt nebenher zu laufen. Die häufigste Ursache für ergebnislose Testphasen ist nicht zu wenig Zeit, sondern ein fehlendes Ziel: Der Zugang wird eingerichtet, ein paar Klicks gemacht, und nach vier Wochen fehlt die Grundlage für eine Entscheidung.

Der zeitliche Rahmen spricht dabei für sich: Die Einrichtung dauert in der Regel ein bis zwei Wochen, ohne großes IT-Projekt. Selbst eine SAP-Anbindung erfordert nur rund drei Stunden Aufwand aufseiten der IT. Damit bleiben nach dem Aufbau noch zwei bis drei Wochen für echte Bestellungen – ausreichend, um zu sehen, wie die Plattform im Alltag wirkt.

Der 30-Tage-Testplan

Vier Wochen, vier Ziele. Wer diesen Rahmen einhält, hat am Ende Zahlen statt Eindrücke.

Woche 1 – Aufsetzen. Zugänge anlegen, Rollen und Freigabegrenzen definieren, Kostenstellen hinterlegen und zwei bis drei Warengruppen auswählen, die den realen Bedarf gut abbilden. Wichtig: nicht das gesamte Sortiment abbilden wollen, sondern das, was häufig bestellt wird.

Woche 2 – Pilotgruppe bestellen lassen. Eine überschaubare Gruppe echter Bedarfsträger nutzt die Plattform für tatsächliche Bestellungen. Nicht Testbestellungen, sondern reale – nur so zeigt sich, ob der Weg im Alltag trägt.

Woche 3 – Prozess durchspielen. Jetzt kommt die Buchhaltung dazu: Läuft die Kontierung? Stimmt der Bestellbezug? Falls eine ERP-Anbindung geplant ist, wird sie hier getestet. Parallel prüfen, ob Freigaben und Budgets so greifen, wie gedacht.

Woche 4 – Auswerten und entscheiden. Zeitaufwand pro Bestellung vorher und nachher gegenüberstellen, Rückmeldungen der Bedarfsträger einsammeln und das Ergebnis auf das Jahresvolumen hochrechnen. Damit steht die Entscheidungsgrundlage.

Tipp: Messen Sie in Woche 1 den Ist-Zustand, bevor Sie umstellen – Bearbeitungszeit pro Bestellung und Anteil der Rechnungen ohne Bestellbezug. Ohne Ausgangswert lässt sich am Ende kein Effekt belegen.

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Woran Sie erkennen, ob der Test erfolgreich war

Legen Sie die Messgrößen vor dem Start fest, nicht danach:

• Bearbeitungszeit pro Bestellung – vorher gegen nachher.
• Anteil der Bestellungen über die Plattform gegenüber den bisherigen Kanälen.
• Rechnungen ohne Bestellbezug in der Buchhaltung – der zuverlässigste Indikator für unkontrollierte Bestellungen.
• Rückmeldung der Bedarfsträger: Wird die Plattform freiwillig genutzt oder umgangen?
• Aufwand für die Administration: Wie viel Zeit kostet die Betreuung tatsächlich?

Häufige Fehler in der Testphase

• Zu viel auf einmal. Wer das gesamte Sortiment und alle Abteilungen einbeziehen will, verbringt 30 Tage mit Stammdaten. Zwei bis drei Warengruppen genügen für eine belastbare Aussage.
• Nur der Einkauf testet. Ob die Oberfläche für Bedarfsträger taugt, kann der Einkauf nicht beurteilen – dafür braucht es die Fachabteilung.
• Keine Ausgangsmessung. Ohne Ist-Wert bleibt am Ende nur ein Gefühl.
• Die Buchhaltung kommt zu spät dazu. Kontierung und Bestellbezug entscheiden über den Nutzen, tauchen aber erst auf, wenn Rechnungen eintreffen.

Was in 30 Tagen realistisch nicht geht: eine vollständige Migration aller Lieferanten oder ein komplexes Multi-Standort-Rollout. Beides gehört nach der Entscheidung in die Einführung, nicht in den Test.

Fazit: Testen ist kein Risiko, aber auch kein Selbstläufer

Eine Beschaffungsplattform lässt sich 30 Tage lang kostenlos und ohne Zahlungsdaten ausprobieren. Ob daraus eine belastbare Entscheidung wird, hängt weniger an der Länge des Zeitraums als an der Vorbereitung: Ausgangswerte messen, eine Pilotgruppe echte Bestellungen auslösen lassen und die Buchhaltung früh einbeziehen.

FAQ – Häufige Fragen zum Testzugang