Angebotsanfragen in unter 5 Minuten.
Echte KI mit echten Mehrwerten. Eine Anfrage an mehrere Lieferanten, Angebote per KI ausgelesen und Position für Position verglichen, Bestellung im gewohnten Warenkorb.
Mit dem Modul Angebotsanfragen wickeln Sie Sonderbedarfe einfach, effizient und nachvollziehbar ab. Erstellen Sie Anfragen direkt in simple system, per Freitext, Datei oder Foto, und vergleichen Sie die Angebote in einer Tabelle statt in Excel.
1.000+ Lieferanten warten auf Sie!
Zur Lieferantenübersicht
Mit dem Angebotsanfragen-Paket wickeln Sie Anfragen einfach & effizient ab
Anfragen erstellen, schnell und strukturiert
Beschreiben Sie Ihren Bedarf einmal, als Freitext, Datei oder Foto. simpleAI liest die Positionen aus, schlägt Lieferanten aus Ihrem eigenen Kreis vor und die Anfrage geht in einem Schritt an alle.
Angebote vergleichen, Position für Position
Vom Angebot zur Bestellung, in einem Klick
Das gewählte Angebot geht in den Warenkorb und durchläuft Ihre Genehmigungsprozesse, Ihre Kontierung und Ihre ERP-Übergabe wie jede Katalogbestellung.
Alle Funktionen im Angebotsanfragen-Paket im Überblick
-
Beschreiben Sie Ihren Bedarf einmal und senden Sie daraus eine gleich aufgebaute Anfrage an bis zu zehn Lieferanten gleichzeitig. Weil jeder dieselben Positionen bekommt, sind die Antworten vergleichbar.
-
Schritt 1, Anforderungen definieren. Sie schreiben den Bedarf als Freitext, so wie ihn der Meister durchgibt, oder ziehen Dateien direkt in die Anfrage: PDF, Word, Excel, Text oder das Foto einer Zeichnung. simpleAI liest daraus die Positionen mit Menge und Einheit aus, dazu Betreff und Abgabefrist, wenn sie im Text stehen. Wer die Positionen schon kennt, trägt sie direkt in die Tabelle ein.
Schritt 2, Anfrage verfeinern. Sie prüfen die erkannten Positionen, ergänzen bei Bedarf Kundenartikelnummer, EAN oder Herstellernummer und wählen die Lieferanten. simpleAI schlägt passende Lieferanten aus Ihrem eigenen Lieferantenkreis vor.
Schritt 3, Prüfen und absenden. Jede Anfrage bekommt eine feste Vorgangsnummer, daran hängt später alles: Lieferanten, Angebote, Entscheidung, Bestellung. Dauert das Auslesen einmal länger, schließen Sie den Assistenten einfach. Der Entwurf ist gespeichert, simpleAI arbeitet weiter.
-
Freitext, Datei per Ziehen und Ablegen oder manuelle Positionstabelle
KI-Auslese von Positionen, Menge, Einheit, Betreff und Abgabefrist
Lieferantenvorschlag aus dem eigenen Lieferantenkreis, bis zu zehn Lieferanten je Anfrage
Anfrage nachträglich um weitere Lieferanten ergänzen
Entwurf speichern, duplizieren, Frist bearbeiten
Feste Vorgangsnummer je Anfrage
Suche und Filter nach Datum, Lieferant und Status
-
Anfrage erstellen: rund 15 Minuten statt rund 2 Stunden
Versand in einem Schritt statt fünf einzelner Mails
Gleich aufgebaute Anfragen führen zu vergleichbaren Angeboten
Mehr Lieferanten je Anfrage, mehr Wettbewerb
Erfahrungsgemäß 8 bis 15 Prozent bessere Preise auf das Volumen, das heute ohne Vergleich vergeben wird. Eine Beispielrechnung, kein zugesagtes Ergebnis.
-
Vier Angebote in vier Formaten, ein Vergleich auf einer Seite. simpleAI liest die Angebote aus, ordnet sie Ihren Anfragepositionen zu und stellt Preis und Lieferzeit nebeneinander. Sie entscheiden, die Bestellung entsteht aus dem gewählten Angebot.
-
Der Reiter „Angebots-Vergleich" zeigt alle eingegangenen Angebote in einer Tabelle. Zeilen sind Ihre Anfragepositionen, Spalten die Lieferanten. Je Position stehen Menge, Stückpreis und Positionssumme, je Angebot Gesamtsumme und Lieferzeit. Sie sortieren nach niedrigstem Preis, schnellster Lieferung oder Lieferant.
Lücken und Abweichungen sind sichtbar. Hat ein Lieferant eine Position nicht angeboten, steht es da. Weicht seine Einheit oder Menge von Ihrer Anfrage ab, warnt die Tabelle. Zusätzliche Gebühren und Positionen, die Sie nicht angefragt haben, laufen in eigenen Zeilen. Kein Vergleich mehr nach der Summe auf Seite eins.
simpleAI liest, Sie entscheiden. Jede angebotene Position wird automatisch der passenden Anfrageposition zugeordnet. Bei unsicherer Zuordnung sagt simpleAI das, und Sie ordnen mit einem Klick neu. Das gewählte Angebot geht in den Warenkorb. Die offenen Anfragen an die übrigen Lieferanten schließen Sie in einem Schritt, sie bekommen automatisch die Nachricht „Auftrag vergeben".
-
- Angebote in jedem Format: PDF, Word, Excel, Bild, simpleAI liest sie aus
- Automatische Zuordnung jeder Angebotsposition zur Anfrageposition, mit Hinweis bei Unsicherheit
- Vergleichstabelle: Menge, Stückpreis, Positionssumme, Gesamtsumme und Lieferzeit je Angebot
- Sortierung nach niedrigstem Preis, schnellster Lieferung oder Lieferant
- Warnung bei abweichender Einheit oder Menge
- Eigene Zeilen für zusätzliche Gebühren und nicht angefragte Positionen
- Angebot in den Warenkorb übernehmen, offene Anfragen mit Nachricht an die Lieferanten schließen
-
- Kein Abtippen von Angeboten in Excel, rund 40 Minuten je Vergleich
- Erfahrungsgemäß 8 bis 15 Prozent bessere Preise durch strukturierten Wettbewerb, bezogen auf das heute unverglichene Volumen
- Keine Fehlentscheidung durch Verpackungseinheit gegen Stück oder versteckte Fracht
- Jede Vergabe hängt an einer Vorgangsnummer und ist bei einer Prüfung in Minuten belegt
- Bestellung entsteht aus dem Angebot, ohne Neuanlage im ERP
-
Zu jeder Anfrage sehen Sie, ob die Antwort noch aussteht, ob ein Angebot da ist, ob bestellt wurde oder ob der Vorgang geschlossen ist. Kein Postfach mehr durchsuchen.
-
Jede Anfrage trägt ihren Status: Entwurf, Antwort ausstehend, Antwort erhalten, Angebot erhalten, im Warenkorb, Bestellung erstellt, vom Lieferanten abgelehnt oder geschlossen. Lehnt ein Lieferant ab, schlägt simple system vor, seine Anfrage zu schließen.
Die Abgabefrist steht an jeder Anfrage und lässt sich jederzeit anpassen. Über Suche und Filter nach Datum, Lieferant und Status finden Sie jede Anfrage sofort, die Liste zeigt je Anfrage den Gesamtbetrag der eingegangenen Angebote.
-
Status je Anfrage und je Lieferant
Abgabefrist je Anfrage, nachträglich änderbar
Suche und Filter nach Datum, Lieferant und Status
Gesamtbetrag der eingegangenen Angebote je Anfrage
Anfragen schließen, mit Grund und Nachricht an den Lieferanten
„Meine RFQs" für die eigene Sicht, „Alle RFQs" für den Einkauf
-
- Der Stand ist für alle Beteiligten sichtbar, nicht nur im Postfach eines Kollegen
- Automatische Erinnerungen zur Frist, ohne dass jemand daran denken muss
- Verzögerte Anfragen fallen sofort auf
- Überblick über offene Anfragevolumina für die Einkaufsleitung
- Rund 80 Prozent weniger Nachfassarbeit
-
Kommunizieren Sie mit Lieferanten direkt über die Plattform – automatische Benachrichtigungen, Erinnerungen und Statusupdates inklusive.
-
Der Lieferant braucht kein neues Werkzeug. Er bekommt die Anfrage per E-Mail und antwortet mit seinem Angebot im gewohnten Format: PDF, Word, Excel oder Bild. simple system ordnet die Antwort dem Vorgang zu, simpleAI liest sie aus.
Alles hängt am Vorgang. Nachrichten, Angebote und Statuswechsel liegen an der Vorgangsnummer, nicht im persönlichen Postfach. Wird eine Anfrage geschlossen, erhält der Lieferant automatisch eine Nachricht mit dem Grund, zum Beispiel „Auftrag vergeben".
-
- Versand der Anfrage an die hinterlegten Lieferantenkontakte
- Angebot per E-Mail in jedem Format, automatisch dem Vorgang zugeordnet
- Nachrichtenverlauf je Lieferant am Vorgang
- Statuswechsel und Schließgrund gehen automatisch an den Lieferanten
- Angebote, die direkt an Sie gemailt wurden, laden Sie manuell zum Vorgang hoch
-
- Eliminierung von E-Mail-Korrespondenz: 2-3 Stunden/Anfrage gespart
- Höhere Antwortrate durch automatische Erinnerungen: +30%
- Lückenlose Dokumentation für Audit-Anforderungen
- Standardisierte Angebotsformate beschleunigen Vergleich
- Professionelles Auftreten gegenüber Lieferanten stärkt Verhandlungsposition
-
Fachabteilungen fragen selbst an und sehen ihre eigenen Vorgänge. Der Einkauf sieht und bearbeitet alle Anfragen im Haus. Neue Nutzer starten ohne Anfragerecht.
-
Zwei Berechtigungen genügen. „Eigene RFQs erstellen" für alle, die Bedarf kennen und anfragen sollen. „Alle RFQs sehen & bearbeiten" für den Einkauf, der jede Anfrage im Haus weiterführt, Lieferanten nachlädt und vergibt. Administratoren haben immer beides.
Die Sicht folgt dem Recht. Unter „Meine RFQs" sieht jeder seine eigenen Anfragen, unter „Alle RFQs" hat der Einkauf die unternehmensweite Sicht. Die Vergabe selbst läuft über den Warenkorb, dort greifen mit dem Marktplatz-Modul Ihre Genehmigungsprozesse und Bestellwertgrenzen wie bei jeder anderen Bestellung.
-
- Recht „Eigene RFQs erstellen" je Nutzer
- Recht „Alle RFQs sehen & bearbeiten" für den Einkauf
- Neue Nutzer ohne Anfragerecht, Freischaltung durch die Administration
- Sichten „Meine RFQs" und „Alle RFQs"
- Genehmigung der Bestellung über die Genehmigungsprozesse des Marktplatz-Moduls
-
- Jede Anfrage unter einer festen Vorgangsnummer
- Nur berechtigte Personen fragen an
- Vergabe durch die Genehmigungsprozesse des Warenkorbs abgesichert
- Prüfung beginnt bei einer Nummer, nicht im Postfach
Wie digitalisiere ich meinen RFQ-Prozess?
Heute erfolgt die Angebotsanfrage überwiegend über E-Mail und Excel-Tabellen. Jeder Lieferant erhält individuelle Excel-Anfragen per E-Mail, Rückmeldungen werden in verschiedenen Formaten eingereicht. Der Prozess ist fehleranfällig, zeitaufwändig und kaum nachverfolgbar. Eine typische RFQ-Runde dauert 3–4 Wochen.
Wie vergleiche ich Angebote objektiv und nachvollziehbar?
Heute werden Angebote oft subjektiv und unstrukturiert verglichen. Ein Einkäufer öffnet mehrere Excel-Tabellen, vergleicht Preise manuell und trifft Entscheidungen ohne strukturierte Kriterien. Es gibt keinen klaren Audit-Trail. Vergabeentscheidungen sind später schwer zu rechtfertigen. Auch Preisnachlässe oder Rabatte werden ad-hoc berücksichtigt.
ab 99 € / Monat für die Nutzung des Angebotsanfragen-Pakets
In 30 Tagen läuft Ihr indirekter Einkauf.
Wir sagen Ihnen, welche Bausteine Sie weglassen können.
Am Ende haben Sie ein klares Bild über die nächsten Schritte, Kosten und Chancen. Danach testen Sie kostenlos, ohne Kreditkarte.
„Die Integration in unser SAP ERP® erfolgte reibungslos." Andreas Wallny, Vulkan
Durch Lieferantenbündelung erreichen wir nicht nur eine Effizienzsteigerung, sondern auch noch eine Verbesserung der Qualität durch persönliche Ansprechpartner. Diese Punkte stärken das Vertrauen und die Liefersicherheit.
Veränderung braucht starke Partner: Wir begleiten Sie persönlich.
Als Consultant begleite ich Unternehmen durch alle Abteilungen und stelle sicher, dass jeder simple system optimal nutzt. Dabei lerne ich täglich neue Menschen und spannende Unternehmen kennen.
Den Blick fürs große Ganze behalten. Egal ob im Unternehmen oder hinter der Kamera.
Arne Louven
Arne Louven zeigt Ihnen wie simple system für Sie funktionieren kann.