Die Vergleichsfunktion im RFQ-Modul ermöglicht eine strukturierte, transparente Bewertung aller eingegangenen Angebote. Sobald ein Angebot den Status "Quotation received" erhält, wird es in die Vergleichsmatrix aufgenommen. Hier sehen Einkaufsleiter Preis, Lieferzeit, Konditionen und weitere Kriterien nebeneinander. Die Vergabeentscheidung wird direkt im System dokumentiert – mit Begründung und Zeitstempel. Der Gewinner-Lieferant erhält die Bestellung automatisch als "Order created", nicht berücksichtigte Lieferanten werden automatisch informiert. Die gesamte Vergabehistorie ist revisionssicher im System hinterlegt.

• Vergleichsmatrix für alle eingegangenen Angebote
• Gegenüberstellung nach Preis, Lieferzeit, Konditionen und weiteren Kriterien
• Dokumentierte Vergabeentscheidung mit Begründung und Zeitstempel
• Automatische Bestellerstellung für den Gewinner-Lieferanten
• Automatische Absageinformation an nicht berücksichtigte Lieferanten
• Revisionssichere Vergabehistorie
• Export-Funktion für Management-Reporting

• Durchschnittliche Preisverbesserung: 8-15% durch strukturierten Wettbewerb
• Revisionssicherheit eliminiert Compliance-Risiken bei Audits
• Automatische Bestellerstellung spart 30-60 Minuten pro Vergabe
• Aufbau historischer Preisdatenbank für zukünftige Verhandlungen
• Bessere Verhandlungsposition durch dokumentierte Wettbewerbsdaten

Das Status-Tracking im RFQ-Modul bietet volle Transparenz über den Fortschritt jeder Angebotsanfrage. Die Plattform zeigt den aktuellen Status in farbcodierten Badges:

• "Pending" (grau) für offene Anfragen,

• "Quotation received" (blau) für eingegangene Angebote,

• "Order created" (grün) für vergebene Aufträge und

• "Closed" (grau) für abgeschlossene Vorgänge.

Über Filteroptionen nach Datum, Lieferant und Status finden Sie jede Anfrage sofort. Die Sortierung nach Erstellungsdatum zeigt die aktuellsten Anfragen zuerst. Deadline-Überwachung mit automatischen Erinnerungen stellt sicher, dass kein Angebot überfällig bleibt.

• Farbcodierte Status-Badges (Pending, Quotation received, Order created, Closed)

• Echtzeit-Statusverfolgung für jede Angebotsanfrage

• Filter nach Datum, Lieferant und Status

• Sortierung nach Erstellungsdatum (neueste zuerst)

• Deadline-Überwachung mit automatischen Erinnerungen

• Gesamtbetragsanzeige pro RFQ in EUR

• Unternehmensweite Sicht über "All RFQs"-Tab

• Eliminierung verpasster Deadlines: 100% fristgerechte Angebotsrücklauf
• Zeitersparnis: kein manuelles Nachfassen per E-Mail nötig
• Sofortige Identifikation von verzögerten Anfragen
• Transparenz für Management-Reporting über offene Anfragevolumina
• Reduktion der Nachfass-Aufwände um 80%

Die Lieferantenkommunikation im RFQ-Modul digitalisiert die gesamte Korrespondenz zwischen Einkauf und Lieferanten. Anfragen werden automatisch an die hinterlegten Lieferantenkontakte versendet. Lieferanten reichen ihre Angebote direkt über die Plattform ein – kein E-Mail-Ping-Pong, keine verschiedenen Dateiformate.

Automatische Erinnerungen werden vor Ablauf der Frist versendet, Statusänderungen (Angebot eingegangen, Vergabe erfolgt, Absage) werden automatisch kommuniziert. Die gesamte Kommunikationshistorie ist pro RFQ einsehbar und bildet eine lückenlose Dokumentation.

• Automatischer Versand von Anfragen an Lieferantenkontakte
• Direkte Angebotseinreichung durch Lieferanten über die Plattform
• Automatische Frist-Erinnerungen an Lieferanten
• Statusbenachrichtigungen (Angebot eingegangen, Vergabe, Absage)
• Vollständige Kommunikationshistorie pro RFQ
• Nachrichtenfunktion für Rückfragen an Lieferanten

• Eliminierung von E-Mail-Korrespondenz: 2-3 Stunden/Anfrage gespart
• Höhere Antwortrate durch automatische Erinnerungen: +30%
• Lückenlose Dokumentation für Audit-Anforderungen
• Standardisierte Angebotsformate beschleunigen Vergleich
• Professionelles Auftreten gegenüber Lieferanten stärkt Verhandlungsposition

Das Berechtigungsmanagement für RFQs ermöglicht eine differenzierte Steuerung der Zugriffsrechte. Über den "User Privileges"-Link im RFQ-Bereich konfigurieren Administratoren, welche Mitarbeiter Angebotsanfragen erstellen, alle RFQs einsehen oder Vergabeentscheidungen treffen dürfen. Die Separation of Duties stellt sicher, dass Ersteller und Genehmiger nicht dieselbe Person sind.

Über die Tabs "Meine Angebotsanfragen" sehen Mitarbeiter nur ihre eigenen Anfragen, während berechtigte Einkaufsleiter über "Alle Angebotsanfragen" die unternehmensweite Sicht haben. So wird eine klare Aufgabentrennung und Compliance gewährleistet.

• Granulare Berechtigungssteuerung über "User Privileges"
• Rollentrennung: Ersteller, Einsichtsberechtigter, Vergabeberechtigter"
• My RFQs"-Tab für persönliche Sicht
• "All RFQs"-Tab für unternehmensweite Sicht (nur berechtigte Nutzer)
• Separation of Duties für Compliance-Konformität
• Konfigurierbare Berechtigungen pro Nutzer oder Gruppe

• Compliance-Sicherheit durch Aufgabentrennung
• Vermeidung unautorisierter Vergabeentscheidungen
• Audit-Sicherheit durch nachvollziehbare Berechtigungen
• Reduktion von Compliance-Risiken und möglichen Bußgeldern
• Professionelle Governance für den Einkauf