Indirekter Einkauf: Definition, Strategien, Prozesskosten und Digitalisierung

Im indirekten Einkauf entscheidet nicht der Artikelpreis über die Kosten, sondern der Prozess dahinter. Wer eine Schraubenlieferung über fünf Handgriffe, drei Abteilungen und eine Excel-Liste abwickelt, zahlt für die Bestellung oft mehr als für die Ware. Dieser Beitrag zeigt, warum das so ist, was Maverick Buying damit zu tun hat – und wie Sie den indirekten Einkauf digitalisieren, ohne Ihre bewährten Lieferanten aufzugeben.

Indirekter Einkauf bezeichnet die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die nicht in das Endprodukt einfließen – also C-Teile, Betriebsmittel, Büromaterial, IT und Dienstleistungen. Charakteristisch sind viele Bestellungen mit geringem Einzelwert. Genau diese Menge macht die Prozesskosten zum eigentlichen Hebel: Eine manuelle Bestellung kostet im Schnitt rund 146 €, eine digitale nur 86 €.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Indirekter Einkauf = Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die nicht ins Endprodukt einfließen (C-Teile, MRO, Büro, IT, Dienstleistungen).
• Das Problem sind die Prozesskosten, nicht die Artikelpreise: manuell rund 146 € je Bestellung, digital 86 €.
• Maverick Buying – der Einkauf an Prozessen und Rahmenverträgen vorbei – ist weit verbreitet: Nur gut 10 % der Unternehmen haben ihn elektronisch im Griff (BME-Barometer 2020).
• Der Hebel ist die Digitalisierung: E-Procurement mit ERP-Integration, Katalogen und Genehmigungsworkflows.
• simple system bildet bestehende Lieferantenbeziehungen digital ab – neutral, ohne Eigenhandel.

Was ist indirekter Einkauf – und warum er unterschätzt wird

Der direkte Einkauf beschafft alles, was in das Endprodukt einfließt: Rohstoffe, Bauteile, Produktionsmaterial. Er steht im Fokus, weil er direkt auf die Marge wirkt. Der indirekte Einkauf dagegen versorgt den Betrieb selbst – mit Werkzeugen, Schrauben, Büromaterial, IT-Zubehör und Dienstleistungen. Er läuft oft nebenbei, ist über viele Bestellungen und Lieferanten verstreut und bleibt deshalb lange unbeachtet.

Definition: Indirekter Einkauf ist ein Fachbegriff aus dem Procurement und bezeichnet die Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die nicht in den Kernwertschöpfungsprozess bzw. das Endprodukt einfließen – etwa C-Teile, Betriebsmittel, Büromaterial, IT und Dienstleistungen.

Zwei Begriffe werden hier oft synonym gebraucht, meinen aber Unterschiedliches: Der indirekte Bedarf sind die Güter und Dienstleistungen selbst (das Was), der indirekte Einkauf ist die Tätigkeit, diesen Bedarf zu beschaffen (das Wie). Wer den indirekten Einkauf optimiert, steuert also die Beschaffung des indirekten Bedarfs.

Unterschied zwischen indirektem und direktem Bedarf

Im Gegensatz zum indirekten Bedarf ist direkter Bedarf derjenige, der direkt in das Endprodukt oder den Produktionsprozess einfließt. Während direkter Bedarf Rohstoffe, Komponenten und Teile umfasst, umfasst indirekter Bedarf Verbrauchsmaterialien und Dienstleistungen. Im direkten Einkauf werden in großen Mengen bestellt und er ist eng mit dem Produktionszyklus verbunden. Auf der anderen Seite wird der indirekte Bedarf in kleineren Mengen und je nach Bedarf bestellt. Die Beschaffung von direktem Bedarf erfordert oft spezifische technische Kenntnisse und eine enge Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Im Vergleich dazu ist die Beschaffung von indirektem Bedarf eher standardisiert.

Der Vergleich macht den Unterschied deutlich:

Ein großer Teil des indirekten Bedarfs sind C-Teile – geringwertige Artikel mit hohem Bestellaufwand.

Das eigentliche Problem: die Prozesskosten

Die entscheidende Erkenntnis im indirekten Einkauf: Nicht der Preis der Ware treibt die Kosten, sondern der Aufwand, sie zu bestellen. Jede Bedarfsanforderung, jede Freigabe, jede manuelle Erfassung kostet Arbeitszeit – und die summiert sich über tausende Kleinbestellungen.

Die HTWK Leipzig hat das in der Studie „Indirekter Einkauf im Fokus" (Prof. Dr. Holger Müller, 2017) erstmals bis auf einzelne Prozessschritte durchgerechnet. Das Ergebnis:

Bemerkenswert ist die mittlere Zeile: Ein Prozess zu vereinheitlichen, ohne ihn zu digitalisieren, senkt die Kosten nicht – es kann sie sogar erhöhen. Erst die Digitalisierung bringt die Einsparung von über 40 %.

Dass dieser Kostenhebel kein Einzelbefund ist, bestätigt die HTWK Leipzig in ihrer europaweiten Folgestudie „Indirekten Einkauf steuern" (Prof. Dr. Holger Müller, 2025, 181 befragte Unternehmen): Bestellungen über elektronische Marktplätze benötigen nur rund 70 % der Zeit, die für Freitextbestellungen oder vordefinierte Sortimente anfällt. Unternehmen, die elektronische Marktplätze einsetzen, verzeichnen bis zu 30 % niedrigere Kosten in der indirekten Beschaffung. Gleichzeitig zeigt die Studie, wie groß das ungenutzte Potenzial ist: Nur 15 % der Unternehmen arbeiten mit vollständig digitalen Beschaffungsprozessen – 40 % verlassen sich weiterhin auf manuelle oder generische Tools.

Tipp: Im indirekten Einkauf senkt erst die Digitalisierung die Prozesskosten spürbar – eine reine Vereinheitlichung manueller Abläufe reicht laut HTWK-Studie nicht aus.

Für einen mittelständischen Betrieb mit rund 7.100 Bestellungen im Jahr bedeutet das laut Studie: Die Bestellkosten sinken von etwa 820.000 € auf 480.000 €. Wie sich dieser Hebel konkret berechnen lässt, zeigt der Beitrag zu den Prozesskosten im Einkauf.

Die indirekte Beschaffung ist ein wesentlicher Bestandteil der Beschaffungsstrategie eines jeden Unternehmens. Im Gegensatz zur direkten Beschaffung, die sich mit dem Erwerb von Waren und Dienstleistungen befasst, die direkt in den Produktionsprozess einfließen, konzentriert sich die indirekte Beschaffung auf den Kauf von Waren und Dienstleistungen, die das Funktionieren des Unternehmens insgesamt unterstützen.

In diesem Artikel werden wir die Definition des indirekten Bedarfs untersuchen, effektive Strategien für die Verwaltung indirekter Ausgaben diskutieren und praktische Tipps für die indirekte Beschaffung vorstellen.

Maverick Buying: der stille Kostentreiber

Ein Grund, warum die Prozesskosten aus dem Ruder laufen, hat einen Namen: Maverick Buying. Gemeint ist der Einkauf an den definierten Prozessen und Rahmenverträgen vorbei – die schnelle Bestellung beim bekannten Händler, ohne Freigabe, ohne verhandelte Konditionen.

Definition: Maverick Buying bezeichnet den Einkauf außerhalb der definierten Beschaffungsprozesse und Rahmenverträge – also „wildes" Bestellen an Einkauf und Regelwerk vorbei.

Das ist kein Randphänomen. Laut dem BME-Barometer „Elektronische Beschaffung 2020" (BME, HTWK Leipzig und Universität Würzburg) haben nur gut 10 % der Unternehmen das wilde Einkaufen mithilfe elektronischer Prozesse weitgehend eliminiert. Gleichzeitig erwarten über zwei Drittel der Befragten, dass sich der operative Einkaufsprozess in absehbarer Zeit nahezu vollständig automatisieren lässt – der Wille ist da, die Umsetzung hinkt hinterher.

Der Effekt von Maverick Buying ist doppelt teuer: verlorene Mengenrabatte plus unkontrollierte Prozesskosten. Wie sich Maverick Buying abstellen lässt, ohne den Einkauf zu bürokratisieren, behandelt der Beitrag Maverick Buying.

E-Procurement: der Hebel zur Digitalisierung

E-Procurement ist der Sammelbegriff für die elektronisch unterstützte Beschaffung über internetbasierte Systeme. Statt Papier, Mail und Excel läuft der Einkauf über eine Plattform: mit hinterlegten Katalogen, festen Konditionen, Rollen und Freigaberegeln.

Der Nutzen entsteht nicht durch einen niedrigeren Artikelpreis, sondern durch den geregelten Prozess: Bedarfsanforderer bestellen selbstständig im vorgegebenen Rahmen, der Einkauf behält die Kontrolle, und die Daten fließen strukturiert weiter.

Purchase-to-Pay: von der Bestellung bis zur Rechnung

Digitalisierung endet nicht bei der Bestellung. Der volle Effekt entsteht erst, wenn der gesamte Ablauf zusammenhängt – von der Bedarfsanforderung über Bestellung und Wareneingang bis zur Rechnung. Dieser durchgängige Prozess heißt Purchase-to-Pay (P2P).

Je lückenloser diese Kette ist, desto weniger manuelle Übergaben gibt es – und desto sauberer läuft am Ende auch die Rechnungsverarbeitung, die seit 2025 ohnehin auf die E-Rechnung umgestellt werden muss.

ERP-Integration: warum die Schnittstelle entscheidet

Eine Beschaffungsplattform entfaltet ihren Wert erst, wenn sie mit Ihrem ERP-System spricht. Über die OCI-Schnittstelle (Open Catalog Interface) werden Kataloge und Bestelldaten zwischen Plattform und ERP ausgetauscht, ohne dass jemand Daten doppelt erfasst.

simple system lässt sich direkt an SAP, Microsoft Dynamics und weitere ERP-Systeme anbinden. Über OCI-Punchout oder das simple system Cockpit fließen die Bestelldaten automatisch ins Warenwirtschaftssystem – ohne manuelle Nacharbeit. 

So digitalisiert simple system den indirekten Einkauf

Viele Plattformen wollen zum Marktplatz werden, auf dem Sie neue Lieferanten suchen. Wir gehen den umgekehrten Weg: simple system bildet Ihre bestehenden Lieferantenbeziehungen digital ab. Verhandelte Konditionen mit Ihren Stammlieferanten werden 1:1 eingespielt – Sie stoppen Maverick Buying, ohne bewährte Partner aufzugeben.

Drei Punkte machen den Unterschied:

• Neutralität ohne Eigenhandel: Wir treten nicht als eigener Händler auf und führen keine Eigenmarken, die ein Algorithmus bevorzugt. Sie sehen, was Ihre Lieferanten anbieten – ohne versteckte Interessen.
• Geschlossenes System: Lieferanten hinterlegen individuelle Kataloge und Preise für Ihr Unternehmen, unsichtbar für Wettbewerber. Das schützt die Konditionen auf beiden Seiten.
• Prozesskosten statt Preiskampf: Über ERP-Integration, Genehmigungsworkflows und Rollensteuerung senkt die Plattform den Verwaltungsaufwand – im C-Teile-Bereich übersteigt diese Einsparung häufig den reinen Artikelrabatt.

Dank SaaS-Modell und vorkonfigurierten Workflows sind Sie in Wochen live, nicht in Monaten.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

Nicht jede Plattform passt zu einem Mittelständler mit gewachsenen Lieferantenbeziehungen. Fünf Kriterien helfen bei der Bewertung:

• Neutralität: Verdient der Anbieter am Eigenhandel mit? Bevorzugt ein Algorithmus bestimmte Produkte?
• Lieferantenabbildung: Lassen sich bestehende Rahmenverträge und Konditionen 1:1 einspielen – oder müssen Sie Lieferanten neu suchen?
• ERP-Integration: Gibt es eine erprobte Schnittstelle (z. B. OCI) zu Ihrem System?
• Steuerung: Sind Genehmigungsworkflows, Rollen und Regelwerke integriert?
• Einführungszeit: Geht es um Wochen oder um Monate?

Fazit: Der Hebel liegt im Prozess, nicht im Preis

Indirekter Einkauf wird teuer, wenn er manuell und unkontrolliert läuft. Der größte Hebel ist nicht der nächste Artikelrabatt, sondern der digitalisierte Prozess: weniger manuelle Schritte, gestopptes Maverick Buying, saubere ERP-Daten. Wer dabei seine bestehenden Lieferanten behält, gewinnt Effizienz, ohne Beziehungen aufzugeben.