Die Schnellerfassung beschleunigt wiederkehrende Bestellprozesse dramatisch. Geben Sie einfach Artikelnummern oder EAN-Codes direkt ein, scannen Sie Barcodes mit simpleScan oder nutzen Sie die Freitextsuche. Mehrere Positionen können in einem Durchgang erfasst und direkt in den Warenkorb gelegt werden. simpleScan ermöglicht das Scannen von Barcodes direkt über die Kamera Ihres Smartphones oder Tablets – ohne zusätzliche Hardware. Besonders wertvoll für Lager- und Produktionsmitarbeitende, die Nachbestellungen direkt am Regal auslösen.

• Direkteingabe von Artikelnummern und EAN-Codes
• Barcode-Scanning via Smartphone-Kamera (simpleScan)
• Freitext-Schnellsuche
• Mehrere Positionen in einem Durchgang erfassen
• Sofortige Warenkorbübernahme
• Keine zusätzliche Hardware für Scanning erforderlich

Wiederkehrende Bestellungen, die bisher 10–15 Minuten dauerten, werden auf unter 2 Minuten reduziert. In Lager- und Produktionsumgebungen, wo täglich 10–30 Nachbestellungen anfallen, spart das bis zu 5 Stunden pro Tag.

Der Wegfall von Papierbestellungen und manueller Dateneingabe eliminiert Fehlerquellen und verhindert kostspielige Falschlieferungen (Branchendurchschnitt: 3–5 % Fehlerquote bei manueller Erfassung).

Das Lieferantenmanagement gibt Ihnen den vollständigen Überblick über Ihre Beschaffungspartner. In der Ansicht „Meine Lieferanten" sehen Sie alle aktiv freigeschalteten Lieferanten mit Kontaktdaten, USt-ID und eigener Lieferantennummer. „Alle Lieferanten" zeigt den kompletten Katalog verfügbarer Partner.

Über den „Offenen Marktplatz" entdecken Sie neue Lieferanten mit Sofortzugang. Benötigen Sie einen spezifischen Lieferanten, der noch nicht angebunden ist, stellen Sie über „Lieferant anfragen" eine Anfrage direkt an simple system, wir kümmern uns um die Anbindung. Jeder Lieferant kann mit einer individuellen Lieferantennummer versehen werden, was die ERP-Integration erleichtert.

• Übersicht „Meine Lieferanten" mit allen Vertragspartnern
• Zugang zu 850+ Lieferanten per Mausklick
• Offener Marktplatz mit 60+ sofort verfügbaren Lieferanten
• Lieferantenanfrage-Funktion für neue Anbindungen
• Individuelle Lieferantennummern pro Partner
• Direktlinks zu OCI-Katalogen und Partner-Shops
• Detailansicht mit umfangreichen Lieferantendaten, Zertifikaten und Details

Die Konsolidierung Ihrer Lieferantenbasis auf einer Plattform reduziert den administrativen Aufwand für Lieferantenpflege um bis zu 70 %.

Statt Stammdaten in Excel-Listen und verschiedenen Systemen zu pflegen, haben Sie eine einzige Quelle der Wahrheit. Die Möglichkeit, neue Lieferanten direkt anzufragen, verkürzt die Onboarding-Zeit von durchschnittlich 4–6 Wochen auf wenige Tage. Und die automatische Zuordnung von Lieferantennummern eliminiert manuelle Abstimmungen zwischen Einkauf und Buchhaltung.

Favoritenlisten ermöglichen es Ihnen und Ihrem Team, häufig bestellte Artikel in übersichtlichen Listen zu organisieren. Erstellen Sie Listen wie „Büromaterial Standard", „Werkzeug Halle 3" oder „Labor-Verbrauchsmaterial" und füllen Sie diese mit den Artikeln, die regelmäßig benötigt werden.

Listen können mit anderen Nutzern geteilt werden – als Viewer (nur ansehen) oder als Editor (bearbeiten). So schaffen Sie standardisierte Bestellvorlagen, die Ihr gesamtes Team nutzen kann. Aus der Liste heraus können Artikel direkt in den Warenkorb gelegt werden, ohne erneut suchen zu müssen.

• Beliebig viele Listen erstellen und benennen
• Artikel aus dem Marktplatz direkt zur Liste hinzufügen
• Teilen mit Viewer- oder Editor-Berechtigung
• Artikelanzahl und Lieferanten-Übersicht pro Liste
• Direktbestellung aus der Liste in den Warenkorb
• Suche innerhalb von Listen

Standardisierte Bestelllisten reduzieren die Bestellzeit für Routinebedarfe um bis zu 80 %. Statt bei jeder Bestellung erneut zu suchen und Artikel auszuwählen, bestellen Ihre Teams mit wenigen Klicks aus vorkonfigurierten Listen.

Durch die zentrale Pflege wird sichergestellt, dass immer die richtigen Artikel zum besten Preis bestellt werden – das verhindert Fehleinkäufe und spart durchschnittlich 5–10 % der Materialkosten bei Standardbedarfen.

Die Bestellübersicht liefert Transparenz über sämtliche Bestellvorgänge in Ihrem Unternehmen. Im Tab „Meine Bestellungen" sehen Ihre Mitarbeitenden ihre eigenen Aufträge.

„Alle Bestellungen" gibt berechtigten Nutzern den firmenweiten Überblick. „Wartend auf Genehmigung" zeigt Bestellungen, die noch freigegeben werden müssen. „ERP-generierte Bestellungen" listet automatisch aus dem ERP-System ausgelöste Aufträge. Und „OCI-Warenkörbe" zeigt OCI-Bestellvorgänge. (Weiteres Oaket erforderlich)

Jede Bestellung kann im Detail eingesehen werden – mit allen Positionen, Preisen, Dokumenten und dem aktuellen Liefer- und Zahlungsstatus.

• Tabs: Meine Bestellungen, Alle Bestellungen, Wartend auf Genehmigung, ERP-generiert, OCI-Warenkörbe
• Detailansicht mit allen Positionen, Preisen, Dokumenten
• Filter nach Lieferant und Datum
• Genehmigungsstatus auf einen Blick
• Liefer- und Zahlungsstatus pro Bestellung
• Nutzerberechtigungen für Sichtbarkeit konfigurierbar

Vollständige Bestelltransparenz eliminiert zeitaufwändige Rückfragen zwischen Einkauf, Fachabteilungen und Buchhaltung. Statt per E-Mail oder Telefon den Status einzelner Bestellungen abzufragen, findet jeder berechtigte Nutzer die Antwort in Sekunden selbst. Dies spart im Durchschnitt 30–45 Minuten pro Tag im Einkaufsteam.

Die lückenlose Dokumentation reduziert zudem den Aufwand bei Audits und Jahresabschlüssen um bis zu 60 %.

Lieferungen & Zahlungen schließt den Beschaffungszyklus. Für jede Bestellung sehen Sie auf einen Blick, ob die Ware „In Zustellung" ist und ob die Zahlung „Vollständig bezahlt" oder „Bezahlung ausstehend" ist. Die Ansicht unterscheidet zwischen „Meine Bestellungen" und „Alle Bestellungen" und bietet Filter nach Datum, Lieferant, Lieferstatus und Zahlungsstatus. So erkennen Sie sofort, welche Lieferungen ausstehen und wo Zahlungserinnerungen nötig sind und das ohne in separaten Systemen nachschauen zu müssen.

• Echtzeit-Lieferstatus pro Bestellung
• Zahlungsstatus: Vollständig bezahlt / Bezahlung ausstehend
• Tabs: Meine Bestellungen / Alle Bestellungen
• Filter nach Datum, Lieferant, Lieferstatus, Zahlungsstatus
• Gesamtbetrag pro Bestellung sichtbar
• Nutzerberechtigungen für Einsichtnahme

Die integrierte Liefer- und Zahlungsverfolgung ersetzt manuelle Tracking-Tabellen und reduziert den Zeitaufwand für das Mahnwesen um bis zu 50 %. Offene Posten werden sofort sichtbar. Das verbessert Ihren Cashflow und verhindert vergessene Zahlungen oder doppelte Überweisungen. Im Schnitt reduzieren Unternehmen ihre Zahlungsverzugsquote um 30 %, was Mahngebühren und Skontoverluste drastisch senkt.

Die Nutzerverwaltung erlaubt es Ihnen, beliebig viele Mitarbeitende auf der Plattform anzulegen und das ohne nutzungsbasierte Gebühren. Jeder Nutzer erhält ein individuelles Profil mit E-Mail, Rolle und Berechtigungen. Über die Gruppen-Funktion organisieren Sie Nutzer nach Abteilung, Standort oder Funktion. Gruppen dienen als Grundlage für die Zuweisung von Sortimentsbeschränkungen, Genehmigungsprozessen und Budgets.

Lieferadressen können zentral verwaltet und Nutzern oder Gruppen zugeordnet werden. Interne Mitteilungen ermöglichen die direkte Kommunikation mit allen Plattformnutzern.

• Unbegrenzte Benutzeranzahl ohne Zusatzkosten
• Individuelle Nutzerprofile mit Rollen und Berechtigungen
• Gruppenorganisation nach Abteilung/Standort/Funktion
• Zentrale Lieferadressenverwaltung
• Interne Mitteilungen an alle Nutzer
• Firmenprofil mit Unternehmensdaten
• Einladungsfunktion für neue Nutzer

Unbegrenzte Nutzer ohne Aufpreis sind ein massiver Kostenvorteil gegenüber Wettbewerbern, die pro Nutzer abrechnen (oft 15–50 € pro Nutzer/Monat). Bei 200 Mitarbeitenden sparen Sie im Vergleich zu nutzerbasierten Modellen 3.000–10.000 € monatlich.

Die Gruppenverwaltung reduziert den administrativen Aufwand für das Onboarding neuer Mitarbeitender auf unter 5 Minuten – statt stundenlanger manueller Rechtevergabe in verschiedenen Systemen.