Definieren Sie Budgets pro Kostenstelle, Abteilung oder Projekt, mit Echtzeit-Verbrauchsübersicht und automatischer Warnung bei Überschreitung.

Die Budgetverwaltung gibt Ihnen die finanzielle Kontrolle über den gesamten Einkauf. Erstellen Sie Budgets und ordnen Sie diese Kostenstellen, Abteilungen oder Projekten zu. Der aktuelle Verbrauchsstand wird in Echtzeit aktualisiert und bei jeder Bestellung sofort angepasst. Erreicht ein Budget einen kritischen Schwellenwert (z. B. 85 % verbraucht), sehen verantwortliche Personen dies direkt im Management Dashboard. Bei Budgetüberschreitung werden Bestellungen automatisch gestoppt.

• Budgets pro Kostenstelle, Abteilung oder Projekt
• Echtzeit-Verbrauchsanzeige
• Warnungen bei Schwellenwert-Erreichung
• Automatische Bestellblockierung bei Überschreitung
• Dashboard-KPI: „Budgets mit über 95 % Verbrauch"

Ohne Echtzeit-Budgetkontrolle erfahren Unternehmen von Budgetüberschreitungen erst bei der Monatsabrechnung.  Da ist es oft viel zu spät für Gegenmaßnahmen. Echtzeit-Budgets verhindern Überschreitungen proaktiv und geben Abteilungsleitern die Verantwortung für ihre Ausgaben. Unsere Kunden berichten von 20–35 % weniger Budgetüberschreitungen und einer um 15 % genaueren Finanzplanung. Bei einem Gesamteinkaufsbudget von 2 Mio. € bedeutet 15 % bessere Planungsgenauigkeit, potenziell 300.000 € besser allokierte Ressourcen.

Synchronisieren Sie die Kostenstellen aus Ihrem ERP-System mit simple system und ermöglichen Sie Ihren Nutzern, auch auf Projekte, Baustellen oder kurzfristige Kostenstellen zuzugreifen.

Mit einem automatischen Abgleich haben Sie immer nur die aktuellen Kostenstellen im System und müssen sich nicht mehr aktiv um die Verwaltung kümmern!

Kostenstellen ermöglichen die verursachungsgerechte Zuordnung aller Bestellungen zu den richtigen Organisationseinheiten. Jeder Artikel wird einer Kostenstelle und einem Sachkonto zugewiesen, Sachkoten automatisch basierend auf dem S2Class-Sachkonten Mapping, oder manuell bei der Bestellung. Die Kostenstellenstruktur wird zentral gepflegt und kann Ihre bestehende ERP-Kostenstellenstruktur 1:1 abbilden. Berechtigte Nutzer können bei der Bestellung die Sachkonten auswählen oder ändern, wenn sie für mehrere Bereiche einkaufen.

• Zentrale Kostenstellenverwaltung
• Automatische Zuordnung der Kostenstelle über Nutzer-/Gruppenzugehörigkeit oder manuell im Warenkorb
• Manuelle Auswahl/Änderung bei der Bestellung
• 1:1-Abbildung Ihrer ERP-Kostenstellenstruktur
• Reporting nach Kostenstelle
• Integration in Genehmigungsprozesse

Fehlzuordnungen von Bestellungen zu Kostenstellen kosten im Schnitt 15–30 Minuten Korrekturaufwand pro Vorfall in der Buchhaltung. Bei einer 5 % Fehlerquote und 400 Bestellungen im Monat sind das für Sie 20 Korrekturen × 20 Min. Das entspricht 7 Stunden im Monat die Sie manuell nacharbeiten. Die automatische Zuordnung reduziert die Fehlerquote auf unter 1 % und spart Ihrer Buchhaltung über 80 Stunden pro Jahr.

Noch wichtiger: Korrekte Kostenstellen-Zuordnung ermöglicht präzise Abteilungsbudgets und deckt Kostenverursacher sofort auf.

Die Sachkontenverwaltung stellt sicher, dass jede Bestellposition dem korrekten Buchungskonto zugeordnet wird. Definieren Sie Ihre Sachkontenstruktur analog zum Kontenrahmen Ihres ERP-Systems (SKR03, SKR04 oder individuell). Bei der Bestellung wird automatisch oder manuell das passende Sachkonto zugewiesen. Dies eliminiert die aufwändige manuelle Kontierung in der Buchhaltung und ermöglicht eine automatische Übergabe an Ihr Buchhaltungssystem.

• Zentrale Sachkontenpflege

• Abbildung gängiger Kontenrahmen (SKR03, SKR04, individuell)

• Automatische oder manuelle Kontierung bei der Bestellung

• Nahtlose Integration in ERP-Buchhaltung

• Reduzierung manueller Kontierungsaufwände

Eine manuelle Kontierung kostet Sie im Durchschnitt 3–5 Minuten pro Bestellposition. Bei 400 Bestellungen/Monat mit durchschnittlich 3 Positionen sind das 60–100 Stunden manuelle Kontierungsarbeit. Die automatisierte Sachkontenzuordnung reduziert diesen Aufwand um 90 %. Bei einem Buchhaltungs-Stundensatz von 40 € sparen Sie 2.160–3.600 €/Monat. Gleichzeitig sinkt die Fehlerquote bei der Kontierung von typischerweise 8 % auf unter 1 %, was Korrekturbuchungen und Jahresabschluss-Probleme eliminiert. Ihre Buchhaltung wird es Ihnen danken.

• Individuelle Bestellnummern-Präfixe
• Frei wählbare Startnummer
• Formatierung passend zum ERP-System
• Vermeidung von Doppelnummern
• Automatische fortlaufende Nummerierung

Konsistente Bestellnummern eliminieren manuelle Zuordnungsarbeit zwischen simple system und Ihrem ERP-System. Jede fehlende oder falsche Bestellnummern-Zuordnung kostet 10–15 Minuten Klärungsaufwand. Bei 400 Bestellungen pro Monat und 3 % Zuordnungsfehlern sind das ca. 2,5 Stunden vermeidaber Aufwand im Monat.

Wichtiger noch: Fehlerfreie Nummernkreise sind Voraussetzung für eine vollautomatische ERP-Integration und den damit verbundenen Produktivitätssprung.