E-Procurement-ROI berechnen: der Business Case in Zahlen

Die Geschäftsführung fragt nicht nach Funktionen, sondern nach der Rechnung. Wer eine Beschaffungsplattform durchsetzen will, braucht drei Zahlen: Einsparung pro Bestellung, Amortisationsdauer und Kundenbeispiele, die jemand nachprüfen kann. Dieser Artikel liefert alle drei – inklusive Rechenmodell, das Sie mit Ihren eigenen Werten nachvollziehen können.

Für den Business Case einer E-Procurement-Plattform dürfen Sie 60 Euro Einsparung pro Bestellvorgang ansetzen. Eine manuell abgewickelte Bestellung verursacht rund 146 Euro Prozesskosten, eine digital abgewickelte rund 86 Euro. Bei 396 Euro Plattformkosten im Monat amortisiert sich die Investition ab etwa 80 digitalen Bestellungen im Jahr.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Der Hebel liegt im Prozess, nicht im Artikelpreis: 60 Euro Differenz je Bestellvorgang, unabhängig vom Warenwert.
• Ein Betrieb mit 50 Bestellungen pro Woche kommt auf rund 2.400 Vorgänge im Jahr und damit auf 144.000 Euro Einsparpotenzial allein aus Prozesskosten.
• Die Amortisationsschwelle liegt bei rund 80 Bestellungen im Jahr, mit einmaliger ERP-Anbindung bei rund 121.
• Prozesskosten sind Hebel eins von sechs. Konsolidierung, Maverick-Buying-Reduktion, TCO-Optimierung, C-Teile-Automatisierung und Spend-Transparenz kommen dazu.
• Belastbar wird der Business Case erst mit veröffentlichten Kundenzahlen. Die meisten Anbieter liefern keine.

Der Business Case entsteht im Prozess, nicht im Artikelpreis

Wer nur Artikelpreise vergleicht, rechnet an bis zu 80 Prozent der tatsächlichen Beschaffungskosten vorbei. Die teure Position im indirekten Einkauf ist nicht die Schraube, sondern der Vorgang drumherum: Bedarfsmeldung, Lieferantensuche, Freigabe, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung, Kontierung, Buchung.

Definition: Prozesskosten pro Bestellung bezeichnen die internen Kosten eines vollständigen Beschaffungsvorgangs von der Bedarfsmeldung bis zur gebuchten Rechnung – ohne den Warenwert.

Genau hier liegt der Denkfehler, der die meisten Business Cases kippt: Einkaufsorganisationen verhandeln zehn Minuten über einen Artikelpreis und brauchen anschließend 45 Minuten für die Abwicklung. Der Warenwert einer C-Teile-Bestellung liegt oft unter 100 Euro. Der Prozess kostet das Anderthalbfache davon.

Die HTWK Leipzig hat die Steuerung des indirekten Einkaufs untersucht und den Aufwand je Bestellvorgang gemessen. Auf dieser Basis veröffentlichen wir die Werte, mit denen auch unser Einsparungsrechner arbeitet: 146 Euro manuell, 86 Euro digital.

Key Fact: 60 Euro Differenz je Bestellvorgang – und zwar unabhängig davon, ob der Warenkorb 50 Euro oder 500 Euro wert ist.

Diese Einsparung pro Bestellung dürfen Sie ansetzen

Setzen Sie 60 Euro pro Vorgang an und multiplizieren Sie mit Ihrer Bestellmenge. Das ist die konservative Variante des Business Case, weil sie ausschließlich Prozesskosten enthält und alle Preiseffekte ignoriert. Für die erste Vorlage an die Geschäftsführung reicht sie aus.

Die Bestellmenge finden Sie im ERP: Anzahl der Bestellpositionen für indirektes Material im letzten Geschäftsjahr. Wer die Zahl nicht kennt, rechnet mit 48 Arbeitswochen hoch.

Tipp: Rechnen Sie den Business Case für E-Procurement mit der Zahl der Bestellpositionen, nicht mit dem Einkaufsvolumen – die Prozesskosten hängen an der Anzahl der Vorgänge, nicht am Warenwert.

So rechnen Sie die Amortisation: drei Zeilen genügen

Die Amortisation ergibt sich aus zwei Zahlen: der jährlichen Prozesskosten-Einsparung und den tatsächlichen Plattformkosten. Beide liegen offen, Sie brauchen dafür kein Angebot.

Der Einstieg kostet 99 Euro je Modul und Monat, unbegrenzte Nutzer inbegriffen. Das Growth-Paket aus Basis, Marktplatz, Controlling und ERP liegt bei 396 Euro im Monat mit Jahresbindung, also 4.752 Euro im Jahr. Die ERP-Schnittstelle schlägt einmalig mit 2.500 Euro zu Buche. Alle Positionen stehen in unserer Preisübersicht.

Damit ergibt sich die Amortisationsschwelle: 4.752 Euro Jahreskosten geteilt durch 60 Euro Einsparung sind 80 Bestellungen. Mit ERP-Anbindung im ersten Jahr sind es 7.252 Euro und damit 121 Bestellungen.

Ein Betrieb mit 25 Bestellungen pro Woche hat die Plattform nach gut fünf Wochen bezahlt. Das ist die Zahl, mit der Sie in die Geschäftsführungssitzung gehen – nicht die Feature-Liste.

Prozesskosten sind Hebel eins – fünf weitere kommen dazu

Die konservative Rechnung lässt bewusst Geld liegen. Sobald Bestellungen über eine Plattform laufen, greifen fünf weitere Hebel, die im ersten Jahr meist mehr bringen als die Prozesskosten selbst. Die folgenden Werte beziehen sich auf ein Unternehmen mit 100 Millionen Euro Umsatz und 5 Millionen Euro indirektem Beschaffungsvolumen.

Kumuliert ergibt das bei einer branchentypischen EBIT-Marge von rund 6 Prozent eine Ergebnisverbesserung von etwa 26 Prozent – ohne einen Euro zusätzlichen Umsatz. Die vollständige Herleitung steht in unserer Rechnung dazu, wie der Einkauf das EBIT rettet.

Hebel drei verdient dabei besondere Aufmerksamkeit, weil er doppelt kostet: Jeder Euro außerhalb des Systems verliert einmal die verhandelte Kondition und löst einmal einen manuellen Prozess aus. Wie sich Maverick Buying abstellen lässt, ohne die Fachabteilungen zu blockieren, ist ein eigenes Thema.

Was die Geschäftsführung wirklich fragt: Wer hat das schon gemacht?

Rechenmodelle überzeugen niemanden, der schon drei Business Cases gesehen hat, die nicht eingetroffen sind. Die entscheidende Rückfrage lautet: Welcher Anbieter legt offen, was bei bestehenden Kunden herausgekommen ist?

Die ehrliche Antwort für den deutschsprachigen Markt: die wenigsten. Die meisten Anbieter arbeiten mit Prozentbandbreiten ohne Bezugsgröße. Wir veröffentlichen die Ergebnisse als nachvollziehbare Anwendungsfälle.

Dass die Beschaffungsorganisation damit nicht allein steht, zeigt auch die globale CPO-Befragung von Deloitte: Kostentransparenz im indirekten Bereich zählt weiterhin zu den größten ungehobenen Hebeln. Wer tiefer einsteigen will, findet die Marktzahlen im E-Procurement Report 2026.

Rechnen Sie mit Ihren eigenen Zahlen

Die Tabellen oben arbeiten mit Standardwerten. Ihre tatsächliche Zahl hängt an vier Größen: Einkaufsvolumen, Bestellungen pro Jahr, Bestellpositionen pro Jahr und Ihrem Wirtschaftssektor.

Der Einsparungsrechner für den indirekten Einkauf ist mit branchenüblichen Standardwerten vorausgefüllt und berücksichtigt sektorspezifische Merkmale. Sie überschreiben, was Sie genau wissen, und lassen den Rest stehen. Das Ergebnis steht sofort auf dem Bildschirm und lässt sich als PDF herunterladen – das ist die Anlage für Ihre Vorlage.

Tipp: Nehmen Sie das PDF aus dem Einsparungsrechner als Anlage in die Entscheidungsvorlage – eine nachvollziehbare Rechenbasis überzeugt die Geschäftsführung zuverlässiger als eine Prozentangabe ohne Bezugsgröße.

Checkliste: Business Case in sechs Schritten

• Anzahl der Bestellpositionen für indirektes Material im letzten Geschäftsjahr aus dem ERP ziehen
• Mit 60 Euro Einsparung je Vorgang multiplizieren – das ist die konservative Untergrenze
• Plattformkosten gegenrechnen: 396 Euro im Monat für das Growth-Paket, einmalig 2.500 Euro für die ERP-Schnittstelle
• Amortisationszeitpunkt bestimmen: Jahreskosten geteilt durch 60 Euro ergibt die Zahl der Bestellungen bis zum Break-even
• Hebel zwei bis sechs separat ausweisen, nicht in die Grundrechnung mischen – das hält die Vorlage angreifbarkeitsfrei
• Zwei veröffentlichte Kundenbeispiele als Anlage beilegen

Weniger als vier Haken auf dieser Liste? Dann ist es keine Entscheidungsvorlage, sondern eine Absichtserklärung.

Fazit: Drei Zahlen entscheiden, nicht dreißig Funktionen

Der Business Case für E-Procurement steht und fällt mit der Einsparung pro Bestellvorgang, der Amortisationsschwelle und nachprüfbaren Kundenergebnissen. 60 Euro, rund 80 Bestellungen, veröffentlichte Anwendungsfälle – mehr braucht eine Entscheidungsvorlage nicht.

FAQ – Häufige Fragen zum E-Procurement-ROI