Wie 26 % zusätzlicher EBIT im Einkauf liegen
Die Hebel im Einkauf sind viel größer als meist angenommen.
1 % Kostenersparnis steigern den Gewinn um bis zu 10 %.
Dabei ist der Artikelpreis aber oft nur der kleinste Bestandteil!
Die meisten Einkaufsorganisationen optimieren am falschen Stellhebel. Wer nur Artikelpreise vergleicht, ignoriert bis zu 80 % der tatsächlichen Beschaffungskosten.
simple system setzt genau hier an: Nicht am Preis pro Schraube, sondern an den Gesamtkosten pro Beschaffungsvorgang. Von der Bedarfsmeldung bis zur gebuchten Rechnung. Das Ergebnis: Bis zu 26 % EBIT-Steigerung, ohne einen Euro mehr Umsatz.
Thomas Au
1. Prozesskosten eliminieren statt Preise weiter drücken
Der größte Kostentreiber im indirekten Einkauf ist nicht der Artikel – es ist der Prozess drum herum. Laut HTWK-Studie kostet eine manuell abgewickelte Bestellung durchschnittlich 146 €, eine digital abgewickelte nur 86 €. Das sind 60 € Einsparung pro Vorgang – und zwar unabhängig davon, ob der Warenkorb 50 € oder 500 € beträgt.
Rechenbeispiel: Bei einem Unternehmen mit 100 Mio. € Umsatz und 5 % Beschaffungsvolumen über simple system entstehen rund 16.667 Bestellungen pro Jahr.
Die Prozesskosten-Einsparung: ~1,0 Mio. € – direkt im EBIT.
Kern-Erkenntnis: Wer 10 Minuten über einen Artikelpreis verhandelt, aber 45 Minuten für die Bestellung braucht, optimiert am falschen Ende.
2. Lieferantenkonsolidierung als strategischer Hebel
Jeder zusätzliche Lieferant bedeutet weiteren Overhead. Von der Kreditorenanlage und Lieferantenprüfung bis zu den Preisverhandlungen. Durch einen gezielten Einkaufsprozess bündeln Sie weniger Lieferanten in einem Prozess. Die Konsolidierung reduziert nicht nur Verwaltungsaufwand, sondern schafft Verhandlungsmasse durch gebündeltes Volumen.
Rechenbeispiel: Mindestens 12,5 % Einsparung auf das konsolidierte Beschaffungsvolumen durch Bündelungseffekte, Rahmenkonditionen und entfallene Lieferanten-Verwaltung. Bei 5 Mio. € Einkaufsvolumen sind das 625.000 € pro Jahr.
Kern-Erkenntnis: Konsolidierung heißt nicht Abhängigkeit. simple system ist neutral – kein Eigenhandel, keine versteckten Margen. Die Plattform arbeitet für den Einkäufer, nicht für den Lieferanten.
3. Maverick Buying sofort abstellen
Wenn Fachabteilungen am Einkauf vorbei bestellen, verfallen verhandelte Konditionen, Prozesse verdoppeln sich und die Spend-Transparenz geht verloren. Der Preisunterschied zwischen gesteuertem und ungesteuertem Einkauf liegt bei 15–20 %.
simple system macht den offiziellen Weg zum einfachsten Weg: Kataloge mit freigegebenen Artikeln, verhandelte Preise, Genehmigungsworkflows – alles in einer Oberfläche, die kein Training braucht.
Rechenbeispiel: Bei 5 Mio. € Beschaffungsvolumen und einer Maverick-Buying-Quote von 30 % (1,5 Mio. €) kostet der unkontrollierte Einkauf das Unternehmen mindestens 225.000–300.000 € pro Jahr an verlorenen Konditionen – ohne die doppelten Prozesskosten.
Kern-Erkenntnis: Jeder Euro, der außerhalb des Systems bestellt wird, kostet das Unternehmen das Doppelte – einmal im Preis, einmal im Prozess.
4. Total Cost of Ownership statt Stückpreis-Denken
Ein günstiger Artikelpreis ist wertlos, wenn dahinter manuelle Freigaben, Papierrechnungen, Nachbestellungen wegen Fehlmengen und unkoordinierte Lieferungen stecken. Die TCO-Betrachtung erfasst alles: Bestellprozess, Lieferzeit, Rechnungsverarbeitung, Lagerhaltung, Reklamationen.
simple system macht TCO messbar: geregelte Genehmigungsprozesse, automatische Sachkontenzuordnung, Folgebelege bis zur Rechnungsfreigabe und KI-gestützte Klassifizierung über das gesamte Spend-Volumen.
Rechenbeispiel: Ein Artikel für 8,50 € mit manuellem Prozess (146 € Prozesskosten) kostet in Summe 154,50 €. Derselbe Artikel für 9,20 € über simple system (86 € Prozesskosten) kostet 95,20 €. Der „teurere" Artikel spart 38 % Gesamtkosten.
Kern-Erkenntnis: Fragen Sie nicht nur „Was kostet der Artikel?", sondern „Was kostet es uns, diesen Artikel zu beschaffen?" – Die Antwort liegt meist beim 3- bis 5-fachen des Artikelpreises.
5. C-Teile-Management automatisieren & Experten für A-Güter freisetzen
C-Teile machen typischerweise nur 5 % des Einkaufsvolumens aus, verursachen aber bis zu 60 % des administrativen Aufwands. Jede Minute, die ein Einkäufer mit der Bestellung von Büromaterial oder Schrauben verbringt, fehlt bei strategischen Verhandlungen über Produktionsmaterial.
simple system übernimmt den C-Teile-Prozess vollständig: Katalogbestellung, Genehmigung, Wareneingang, Folgebelege – automatisiert und ohne Einkäufer-Eingriff.
Rechenbeispiel: Ein Einkäufer mit 120.000 € Arbeitgeberkosten verbringt 40 % seiner Zeit mit C-Teilen. Das sind 48.000 € pro Jahr für Arbeit, die eine Plattform in Sekunden erledigt. Bei drei Einkäufern: 144.000 € freigesetzte Kapazität – für strategische Verhandlungen, die sich x-fach auszahlen.
Kern-Erkenntnis: Automatisierung im C-Teile-Einkauf ist kein IT-Projekt – es ist eine Ergebnis-Entscheidung. Jede Stunde, die Sie aus dem operativen Einkauf befreien, wird zum strategischen Hebel.
6. Transparenz schafft Hebelwirkung
Ohne Daten gibt es keine Optimierung. Viele Unternehmen wissen nicht, wer was bei wem zu welchem Preis kauft. simple system liefert umfangreiche Spend-Analysen über alle Warengruppen, Lieferanten und Standorte – die Grundlage für jede weitere Optimierung über Sortimentsausschreibung oder Rahmenvertragsverhandlungen.
Rechenbeispiel: Ein Unternehmen identifiziert durch Spend-Analyse, dass drei Abteilungen denselben Artikel bei unterschiedlichen Lieferanten bestellen – Preisunterschied: 22 %. Bündelung auf einen Lieferanten spart bei 200.000 € Jahresvolumen: 44.000 € sofort – und das ist nur eine Warengruppe.
Kern-Erkenntnis: Transparenz ist keine Software-Funktion – sie ist der Unterschied zwischen Einkauf als Bestellbüro und Einkauf als strategischem Ergebnishebel.
Die Gesamtrechnung: So entstehen 26 % mehr EBIT
Beispielrechnung bei 100 Mio. € Umsatz
1. Prozesskosten-Einsparung (Hebel 1):
16.667 Bestellungen × 60 € Einsparung pro digitalem Bestellvorgang
Einsparung: ~1 Mio €
2. Konsolidierung, Bündelung und Prozesseffizienz (Hebel 2–6):
Mindestens 12,5 % Einsparung auf 5 Mio. € Beschaffungsvolumen, kumuliert aus Lieferantenkonsolidierung, Maverick-Buying-Reduktion, TCO-Optimierung, C-Teile-Automatisierung und verbesserter Spend-Transparenz.
Einsparung: mindestens ~0,6 Mio €
Bei einer branchentypischen EBIT-Marge von ~6 % steigt das Ergebnis auf ~7,6 %.
Eine Verbesserung von ~26 %, ohne einen Euro mehr Umsatz.