Ausgangssituation
Ein Großkonzern mit 15.000 Mitarbeitern in 22 Standorten betreibt über 80 Verteiler-Automaten (Office-Supplies, IT-Zubehör, Werkzeuge). Jeder Standort verwaltet die Automaten separat – keine zentrale Übersicht. Monatlich ca. 12.000 kleine Bestellungen (durchschnittlich 25€) über die Automaten. Problem: Keine Kontrolle über Ausgaben, keine Genehmigungen, Kontierung erfolgt manuell (Fehlerquote 15%). Controller erhalten Rechnungen ohne Zuordnung zu Standorten oder Kostenstellen – Abstimmung dauert Tage. Maverick Buying Vermutung: Mitarbeiter bestellen über Amazon parallel – unkontrolliertes Volumen unbekannt.
Ihre Lösung mit simple system
- Alle 80 Automaten werden registriert
- Jeder Automat erhält eindeutige ID und ist einer Abteilung/Kostenstelle zugeordnet
- Automatische Datenübertragung: 12.000 Transaktionen/Monat fließen automatisch in simple system
- Kontierung und Sachkonten-Zuordnung für externe Systeme: Automatische Kontierung pro Standort (Abteilung → Kostenstelle)
- Genehmigungsworkflows für externe Systeme: Automatische Genehmigungen für Bestellungen <100€ (Standard)
- Konsolidiertes Reporting über alle Bestellkanäle: Konsolidiertes Reporting zeigt Ausgaben pro Standort, Abteilung, Automat
- Long-Tail Integration: Parallel-Einführung Amazon Business für unkontrollierte Käufe
Ergebnis: • 100% der Automaten-Bestellungen zentral sichtbar
- Kontierungsgenauigkeit steigt von 85% auf 99%
- Genehmigungsprozess vereinheitlicht statt pro Standort unterschiedlich
- Maverick Buying durch Amazon Business Integration auf 5% reduziert (von ~30% vermuteten)
- Controller-Abstimmung: von 3 Tagen auf 2 Stunden
- Monatliche Kostenersparnis durch schnellere Freigaben und bessere Verhandlungen: 5.000-10.000€
Ihr Vorteil
- Zeitersparnis: Controller-Abstimmung von 3 Tagen auf 2 Stunden
- EBIT-Effekt: +9.000€/Jahr (Controller-Zeit) + 9.000€/Jahr (Fehler-Reduktion) + 90.000€/Jahr (Maverick-Buying-Reduktion) = +108.000€/Jahr
