Ausgangssituation
Ein Konzern-Tochterunternehmen wird jährlich intern und extern auditiert. Bei der letzten Prüfung wurden in 35% der Vergabeentscheidungen lückenhafte oder fehlende Dokumentationen festgestellt. Die Nacharbeitung hat 3 Wochen und erhebliche Ressourcen gekostet. Die Compliance-Abteilung fordert eine lückenlose digitale Dokumentation aller Vergabeprozesse.
Ihre Lösung mit simple system
- Jede RFQ wird mit eindeutiger ID und Zeitstempel erstellt
- Status-Tracking dokumentiert den gesamten Prozessverlauf
- Vergleichsmatrix mit dokumentierter Begründung der Vergabeentscheidung
- Kommunikationshistorie bildet die Lieferantenkorrespondenz ab
- User Privileges erzwingen Separation of Duties
- Export-Funktion für Audit-Berichte mit allen Belegen
Ergebnis: 100% revisionssichere Dokumentation. Audit-Beanstandungen sinken auf null. Prüfungsvorbereitung reduziert sich um 80%.
Ihr Vorteil
- Zeitersparnis: 80% weniger Prüfungsvorbereitung = 40 Std./Jahr + 3 Wochen Nacharbeit vermieden
- EBIT-Effekt: +13.200€/Audit (vermiedene Nacharbeit) + vermiedene Compliance-Bußgelder (50.000-500.000€)
