Audit-Sicherheit bei Vergabeentscheidungen garantieren

Ausgangssituation

Ein Konzern-Tochterunternehmen wird jährlich intern und extern auditiert. Bei der letzten Prüfung wurden in 35% der Vergabeentscheidungen lückenhafte oder fehlende Dokumentationen festgestellt. Die Nacharbeitung hat 3 Wochen und erhebliche Ressourcen gekostet. Die Compliance-Abteilung fordert eine lückenlose digitale Dokumentation aller Vergabeprozesse.

Ihre Lösung mit simple system

1. Jede RFQ wird mit eindeutiger ID und Zeitstempel erstellt
2. Status-Tracking dokumentiert den gesamten Prozessverlauf
3. Vergleichsmatrix mit dokumentierter Begründung der Vergabeentscheidung
4. Kommunikationshistorie bildet die Lieferantenkorrespondenz ab
5. User Privileges erzwingen Separation of Duties
6. Export-Funktion für Audit-Berichte mit allen Belegen

Ergebnis: 100% revisionssichere Dokumentation. Audit-Beanstandungen sinken auf null. Prüfungsvorbereitung reduziert sich um 80%.

Ihr Vorteil

• Zeitersparnis: 80% weniger Prüfungsvorbereitung = 40 Std./Jahr + 3 Wochen Nacharbeit vermieden
• EBIT-Effekt: +13.200€/Audit (vermiedene Nacharbeit) + vermiedene Compliance-Bußgelder (50.000-500.000€)