Ausgangssituation
Ein reguliertes Unternehmen im Gesundheitswesen muss nachweisen, dass alle Beschaffungsvorgänge – auch Kleinbestellungen – einem definierten Genehmigungsprozess folgen und revisionssicher dokumentiert sind. Aktuelle Praxis: Mitarbeiter bestellen Verbrauchsmaterial über private Amazon-Konten und reichen Belege als Spesen ein. Bei internen Audits fehlen regelmäßig Nachweise für die Bestellgenehmigung von 30-40% aller Kleinbestellungen. Das Compliance-Risiko steigt mit jedem Audit-Zyklus.
Ihre Lösung mit simple system
- Amazon Business ersetzt private Amazon-Konten vollständig
- Jede Bestellung durchläuft Genehmigungsworkflows – auch für 5€-Bestellungen
- Automatische Kontierung eliminiert Fehlbuchungen
- Vollständiges Audit-Trail: Wer hat was wann bestellt, wer hat genehmigt
- In-house Vendor deckt interne Bedarfe ab – ebenfalls mit Audit-Trail
- Reporting zeigt Compliance-Quote in Echtzeit
Ergebnis: 100% revisionssichere Dokumentation aller Beschaffungsvorgänge. Audit-Beanstandungen sinken auf null.
Ihr Vorteil
- Zeitersparnis: 80% weniger Audit-Vorbereitung durch automatische Dokumentation
- EBIT-Effekt: +36.000€/Jahr (Spesenbearbeitung) + vermiedene Compliance-Bußgelder (50.000-200.000€)
