Ausgangssituation
Ein reguliertes Unternehmen im Gesundheitswesen muss nachweisen, dass alle Beschaffungsvorgänge, auch Kleinbestellungen unter 50 EUR, einem definierten Genehmigungsprozess folgen und revisionssicher dokumentiert sind. Die aktuelle Praxis sieht jedoch deutlich anders aus: Mitarbeitende bestellen ihr Verbrauchsmaterial über private Amazon-Konten und reichen die Belege später als Spesen bei der Buchhaltung ein. Damit fehlt eine zentrale Sicht auf das tatsächliche Bestellverhalten im Unternehmen und auf die wahre Kostenstruktur im indirekten Einkauf. Bei internen Audits fehlen regelmäßig Nachweise für die Bestellgenehmigung von rund 30 bis 40% aller Kleinbestellungen, oft genau dort, wo medizinisches Material betroffen ist. Belege gehen verloren, Kontierungen werden unsauber gebucht und die Buchhaltung muss einzelne Vorgänge mühsam im Nachhinein rekonstruieren. Das Compliance-Risiko steigt mit jedem Audit-Zyklus weiter an. Gleichzeitig wächst der Druck durch Aufsichtsbehörden, GxP-Vorgaben, ISO-Anforderungen und die interne Revision spürbar. Auch der Wirtschaftsprüfer hinterfragt zunehmend einzelne Spesenbelege. Ohne ein einheitliches System lassen sich weder die Compliance-Quote messen noch eindeutige Verantwortlichkeiten zuweisen oder das Bestellverhalten standortübergreifend auswerten. Die Folge sind regelmäßige Beanstandungen, hoher manueller Aufwand und ein dauerhaftes Restrisiko in der Außenwirkung des Unternehmens.
Ihre Lösung mit simple system
- Amazon Business ersetzt die privaten Amazon-Konten der Mitarbeitenden vollständig und ist direkt an simple system angebunden, sodass alle Bestellungen zentral und einheitlich gesteuert werden
- Jede Bestellung durchläuft die definierten Genehmigungsprozesse, auch für Kleinbestellungen ab 5 EUR, und kein Vorgang verlässt das System ohne dokumentierte Freigabe der zuständigen Person
- Die automatische Kontierung eliminiert Fehlbuchungen, reduziert Nacharbeit in der Buchhaltung und sorgt für saubere Stammdaten in der Finanzbuchhaltung und im Reporting
- Vollständiges Audit-Trail: Wer hat was wann bestellt, wer hat den Vorgang genehmigt, welche Kostenstelle wurde belastet und welcher Lieferant wurde beauftragt
- Der In-house Vendor deckt interne Bedarfe ab, ebenfalls mit vollständigem Audit-Trail, identischen Genehmigungsprozessen und automatischer Übergabe an das ERP-System
- Das Reporting zeigt die Compliance-Quote in Echtzeit, inklusive Drilldown auf Standort, Abteilung, Kostenstelle, Lieferant und einzelnen Genehmiger
Ergebnis: 100% revisionssichere Dokumentation aller Beschaffungsvorgänge im Unternehmen. Audit-Beanstandungen sinken auf null und die Vorbereitung des nächsten Compliance-Audits wird deutlich schneller, planbarer und entlastet die beteiligten Fachbereiche nachhaltig. Die Compliance-Funktion gewinnt Zeit für strategische Themen statt für die Rekonstruktion einzelner Vorgänge.
Ihr Vorteil
- Zeitersparnis: 80% weniger Audit-Vorbereitung durch automatische Dokumentation, lückenlose Belegkette und zentral verfügbare Reports für interne und externe Prüfer, jederzeit per Klick abrufbar
- EBIT-Effekt: +36.000 EUR pro Jahr durch die entfallende Spesenbearbeitung in der Buchhaltung, zusätzlich vermiedene Compliance-Bußgelder zwischen 50.000 EUR und 200.000 EUR pro Vorfall
- Rechtssicherheit: Klare Verantwortlichkeiten, dokumentierte Genehmigungsprozesse und revisionssichere Nachweise stärken die Position gegenüber Aufsichtsbehörden, Wirtschaftsprüfern und der internen Revision
- Mitarbeiterzufriedenheit: Bedarfsträger bestellen schnell, einfach und compliance-konform, ohne private Konten zu nutzen oder lange auf die Erstattung von Spesen warten zu müssen
