Maverick Buying reduzieren: So bringen Sie die indirekte Beschaffung unter Kontrolle

Ihre Mitarbeitenden bestellen außerhalb der vereinbarten Kanäle – nicht aus Böswilligkeit, sondern weil der offizielle Prozess zu langsam, zu umständlich oder schlicht nicht sichtbar genug ist. Maverick Buying lässt sich reduzieren. Aber nicht durch Verbote, Ermahnungen oder neue Richtlinien allein. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, mit welchen Maßnahmen Sie unkontrollierte Bestellungen strukturell eliminieren – Schritt für Schritt, mit klaren Prioritäten.

Maverick Buying in der indirekten Beschaffung lässt sich durch eine Kombination aus Transparenz, prozessnaher Digitalisierung und gezielter Lieferantensteuerung dauerhaft reduzieren. Entscheidend ist dabei nicht das Verbot, sondern der bessere Weg: Wer den geführten Bestellprozess einfacher macht als den unkontrollierten, stoppt Maverick Buying an der Wurzel.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Maverick Buying entsteht fast immer aus Prozesshürden – nicht aus Regelbruch-Absicht.
• Bevor Sie Maßnahmen einführen, sollten Sie Ihre aktuelle Maverick-Buying-Quote kennen.
• Der wirksamste Hebel ist ein geführter, einfacher Bestellprozess – nicht die Kontrolle danach.
• Bestehende Lieferantenbeziehungen lassen sich 1:1 digital abbilden, ohne Rahmenverträge neu verhandeln zu müssen.
• ERP-Integration (SAP, Microsoft Dynamics) automatisiert den Prozess vom Warenkorb bis zur Rechnung

Wo Sie heute stehen: Maverick-Buying-Quote messen, bevor Sie handeln

Bevor Sie Maßnahmen einführen, brauchen Sie eine Zahl. Viele Einkaufsleiter unterschätzen das Ausmaß – weil Maverick Buying in der Kreditorenbuchhaltung erst sichtbar wird, wenn es zu spät ist.

Definition: Die Maverick-Buying-Quote gibt den Anteil der Beschaffungsausgaben an, der außerhalb genehmigter Prozesse, Lieferanten oder Rahmenverträge getätigt wurde – gemessen an den Gesamtausgaben eines definierten Zeitraums.

Wie Sie Ihre Quote ermitteln:

• Kreditorenbuchhaltung auswerten: Identifizieren Sie alle Lieferanten, die nicht in Ihrem Lieferantenstamm gelistet sind. Jede Rechnung eines nicht gelisteten Lieferanten ist ein klarer Maverick-Buying-Vorfall.
• Bestellmengen ohne Bestellschein prüfen: Rechnungen ohne zugehörige Bestellnummer aus dem ERP-System zeigen an, wo der Prozess umgangen wurde.
• Abteilungsvergleich ziehen: Werten Sie aus, in welchen Abteilungen die Quote am höchsten ist. Produktion und IT bestellen häufiger unkontrolliert als der Vertrieb.
• Spot-Buying-Anteil berechnen: Einmaleinkäufe ohne Rahmenvertrag sind ein weiterer Indikator – besonders bei C-Teilen und Büromaterial.

Key Fact: Laut Studien des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) liegt die Maverick-Buying-Quote in mittelständischen Unternehmen häufig zwischen 20 und 40 Prozent der indirekten Beschaffungsausgaben – das ist in vielen Fällen mehr als das gesamte Einsparungspotenzial durch Preisverhandlungen. (Quelle: BME-Kennzahlenerhebung indirekter Einkauf)

Maßnahme 1: Den geführten Prozess einfacher machen als den unkontrollierten

Die effektivste Methode gegen Maverick Buying ist keine Kontrolle. Es ist eine bessere Alternative.

Mitarbeitende weichen auf Amazon, Otto Business oder lokale Fachhändler aus, weil diese Wege schneller und einfacher sind als das interne System. Das Problem ist kein Disziplinproblem – es ist ein UX-Problem.

Tipp: Wer den genehmigten Bestellkanal mit einer B2C-ähnlichen Suchoberfläche ausstattet, reduziert Maverick Buying stärker als jede Richtlinie — weil der einfachere Weg nun der regelkonforme ist.

Was konkret hilft:

• Produktsuche über alle Lieferanten auf einer Oberfläche: Statt fünf verschiedener Lieferantenportale, eine zentrale Suchanfrage – wie bei Amazon, aber mit Ihren Rahmenvertragspreisen.
• Genehmigungsworkflows direkt im Bestellprozess: Freigaben werden nicht per Mail nachgereicht, sondern laufen automatisiert im System.
• Mobile-fähige Oberfläche: Wer in der Produktion steht, bestellt nicht am Desktop. Läuft das Bestellsystem auf dem Smartphone, sinkt die Ausweichquote.

Kostenlose Demo buchen – so sieht ein geführter Bestellprozess in der Praxis aus

Maßnahme 2: Bestehende Rahmenverträge digital abbilden – ohne neu zu verhandeln

Ein häufiger Irrtum: Mitarbeitende umgehen das ERP-System, weil die Rahmenvertragspreise dort nicht gepflegt sind. Sie sehen keinen Unterschied zwischen dem genehmigten Lieferanten und einem beliebigen Online-Shop – und entscheiden nach Bequemlichkeit.

Definition: Die digitale Abbildung bestehender Rahmenverträge bedeutet, dass individuell ausgehandelte Konditionen mit Stammlieferanten direkt in die E-Procurement-Plattform eingespielt werden – ohne Neuverhandlung und ohne Preispreisgabe gegenüber Dritten.

Was das in der Praxis bedeutet:

• Ihr Stammlieferant hinterlegt für Ihr Unternehmen einen individuellen Katalog – mit Ihren verhandelten Preisen, Ihrer Artikelselektion, Ihren Lieferbedingungen.
• Dieser Katalog ist nur für Sie sichtbar – nicht für andere Kunden des Lieferanten und nicht für Wettbewerber.
• Mitarbeitende bestellen aus diesem Katalog heraus – und sehen automatisch die richtigen Konditionen.

Key Fact: Der Unterschied zu offenen B2B-Marktplätzen wie Mercateo/Unite liegt genau hier: Auf einem offenen Marktplatz konkurriert Ihr Lieferant öffentlich. Im geschlossenen E-Procurement-System bleibt Ihr Konditionenvorteil exklusiv – für beide Seiten.

Maßnahme 3: ERP-Integration einrichten – vom Warenkorb bis zur Rechnung

Maverick Buying entsteht auch dann, wenn der Bestellprozess zwar geregelt ist, aber das ERP-System und die Bestellplattform nicht miteinander sprechen. Mitarbeitende bestellen extern, weil die manuelle Nacharbeit im ERP zu aufwendig ist.

Tipp: Eine vollständige OCI-Punchout-Integration zwischen E-Procurement-Plattform und SAP oder Microsoft Dynamics eliminiert die manuelle Dateneingabe und damit einen zentralen Grund für Maverick Buying.

Die wichtigsten Integrationspunkte:

• OCI-Punchout: Mitarbeitende starten im ERP-System, springen in die Bestellplattform, wählen Artikel aus und landen mit einem befüllten Warenkorb zurück im ERP. Keine Doppeleingabe.
• Automatische Kontierung: Kostenstellen, Kostenträger und Kontierungsregeln werden bei der Bestellung automatisch zugewiesen – kein manueller Nachtrag in der Buchhaltung.
• Digitale Rechnungsverarbeitung: Eingangsrechnungen werden gegen Bestelldaten abgeglichen. Ohne Bestellnummer – keine Zahlung. Das erzieht den Prozess von selbst.

Maßnahme 4: Rollensteuerung und Genehmigungsworkflows einrichten

Maverick Buying gedeiht dort, wo Bestellrechte unklar sind. Wer in Ihrer Organisation darf was – bis zu welchem Wert, für welche Warengruppe?

Definition: Rollensteuerung im E-Procurement bedeutet, dass jeder Mitarbeitende nur jene Warengruppen und Budgets sieht und bestellen kann, die seiner Funktion zugeordnet sind – alle darüber hinausgehenden Bestellungen laufen automatisch in einen Freigabeprozess.

So sieht eine funktionierende Rollenstruktur aus:

• Bedarfsträger: Sehen nur die freigegebenen Lieferanten und Warengruppen. Können Warenkörbe anlegen, aber nicht eigenständig freigeben.
• Genehmiger (z. B. Abteilungsleiter): Erhalten Benachrichtigungen bei Bestellungen über einem definierten Schwellwert und genehmigen im System – ohne E-Mail-Ping-Pong.
• Einkauf: Hat vollständige Sicht auf alle Bestellungen, Budgets und Lieferanten. Kann Regeln anpassen, neue Lieferanten freischalten, Berichte abrufen.
• Buchhaltung: Sieht gebuchte Bestellungen und Rechnungen in Echtzeit – vollständig kontiert, ohne Rückfragen.

Key Fact: Unternehmen, die Genehmigungsworkflows in ihrem E-Procurement-System aktiv nutzen, berichten von einer Compliance-Quote von über 90 Prozent — gegenüber durchschnittlich 55–65 Prozent ohne systemgestützte Steuerung. (Quelle: Eigene Kundendaten simple system, aggregiert, anonymisiert).

Maßnahme 5: Change Management – warum Technik allein nicht reicht

Die beste Plattform hilft nichts, wenn die Mitarbeitenden sie nicht nutzen. Das ist keine Floskel – es ist der häufigste Grund, warum E-Procurement-Projekte unter ihren Möglichkeiten bleiben.

Tipp: Der Rollout einer E-Procurement-Plattform ist kein IT-Projekt. Er ist ein Veränderungsprojekt. Wer Führungskräfte früh einbindet und Quick Wins sichtbar macht, gewinnt die Akzeptanz schneller als durch Schulungsmaßnahmen.

Was die Einführung beschleunigt:

• Führungsebene: Ein Einkaufsleiter oder CFO, der das Thema öffentlich trägt, senkt den Widerstand in den Fachbereichen deutlich.
• Abteilung für Abteilung ausrollen: Statt eines Big-Bang-Rollouts – mit einer Pilotabteilung starten, Feedback einarbeiten, dann skalieren.
• Quick Wins kommunizieren: Zeigen Sie nach vier Wochen: Wie viele Bestellungen liefen regelkonform? Wie viel manuelle Nacharbeit ist weggefallen? Zahlen überzeugen mehr als Argumente.
• Keine langen Schulungen: Wenn das System eine mehrstündige Einführung braucht, ist das System das Problem. B2C-ähnliche Oberflächen reduzieren den Schulungsaufwand auf unter 30 Minuten.

Maßnahme 6: Maverick-Buying-Quote regelmäßig reporten

Was nicht gemessen wird, verbessert sich nicht. Viele Einkaufsabteilungen messen Maverick Buying einmalig – und dann nicht mehr.

Ein einfaches Reporting-Setup für den Mittelstand:

• Monatliche Auswertung: Anteil der Bestellungen über das System vs. Bestellungen außerhalb (erkennbar an Rechnungen ohne Bestellreferenz).
• Abteilungs-Benchmarks: Welche Abteilung hat die höchste/niedrigste Maverick-Buying-Quote? Transparenz erzeugt Wettbewerb.
• Lieferanten-Konsolidierung tracken: Sinkt die Anzahl aktiver Lieferanten? Das ist ein direkter Indikator für sinkende Maverick-Buying-Quoten.
• Prozesskostenauswertung: Nicht nur, was bestellt wurde – sondern was die Bestellung administrativ gekostet hat.

Quick Wins vs. strukturelle Maßnahmen: Was zuerst?

Nicht alle Maßnahmen sind gleich schnell umzusetzen. Diese Übersicht hilft bei der Priorisierung:

Fazit: Maverick Buying stoppen Sie nicht mit Verboten — sondern mit besseren Prozessen

Unkontrollierte Bestellungen entstehen nicht, weil Mitarbeitende Richtlinien missachten wollen. Sie entstehen, weil der offizielle Weg zu umständlich ist. Wer diesen Weg einfacher macht – mit einer zentralen Plattform, digitalen Rahmenverträgen und automatisierten Genehmigungen – stoppt Maverick Buying dauerhaft.

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FAQ – Häufige Fragen zur Reduzierung von Maverick Buying