Ausgangssituation
Ein international tätiger Tech-Konzern mit 15 Standorten (4 Zentrale + 11 Niederlassungen) hat dezentrales Bestellen: Katalog, Amazon Business, externe Lieferanten-Portale, Vending Machines. Kostenstellen-Budget pro Abteilung: 1-5 Mio€/Jahr. Heute: Keine zentrale Budget-Überwachung. Jede Abteilung hat "ihre" Systeme, aber Gesamtausgaben sind unklar. Monats-Close: Finance sammelt manuell Daten aus Katalog, Amazon, Lieferantenrechnungen, Automaten – 3-4 Tage Arbeit. Budget-Überläufer werden zu spät erkannt (oft erst im übernächsten Monat). Geschäftsbereiche können ihre aktuellen Ausgaben nicht abrufen (keine Self-Service-Reports).
Ihre Lösung mit simple system
- Alle Bestellkanäle sind integriert: Katalog + Amazon Business + externe Systeme (Anbindung externer Bestellsysteme)
- Zentrale Budget-Definition je Kostenstelle ist einfach abbildbar:
- Abteilung HR: 300.000€
- Abteilung Finance: 400.000€
- usw.
- Konsolidiertes Reporting über alle Bestellkanäle (Reporting) zeigt Informationen an wie
- Ausgegeben: 2.850.000€ (81% des Budgets)
- Verfügbar: 650.000€ (19% verbleibend)
- Alerts wie z.B.helfen Probleme zu identifizieren:
- Kostenstelle überschreitet 80% Budget
- Self-Service Portals für jeden Geschäftsbereich:
- Ausgaben-Übersicht
- Budget-Verbrauch pro Monat
- Top Lieferanten / Top Kategorien
- Ausgaben nach Kanal (Katalog vs. Amazon vs. Automaten vs. andere)
- Monats-Reporting vollautomatisch:
- Alle Bestellungen aller Kanäle konsolidiert
- Keine manuellen Datensammlungen mehr
- Close-Zeit: von 3-4 Tagen auf <2 Stunden
Ergebnis: • Zentrale Budget-Visibility: Geschäftsbereiche sehen Ausgaben
- Budget-Überschreitungen werden im voraus bekannt
- Schnellere Monats-Closes: 3-4 Tage → <2 Stunden (80% Zeitersparnis)
- Bessere Kostencontrolle durch Alerts
- Dezentrales Bestellen bleibt, aber mit zentrale Kontrolle
- Geschäftsbereichsleiter können selbst Daten abrufen (weniger Requests an Finance)
- Lieferanten-Verhandlungen profitieren von Volumen-Transparenz
Ihr Vorteil
- Zeitersparnis: Monats-Closing von 3-4 Tagen auf <2 Stunden = 80% Zeitersparnis
- EBIT-Effekt: +144.000€/Jahr (Closing) + 60.000€/Jahr (weniger Ad-Hoc-Reports) + 500.000-1.500.000€/Jahr (bessere Budget-Kontrolle) = +1,7 Mio.€/Jahr
