Ausgangssituation
Vor dem Jahresaudit muss der Einkaufsleiter eines Unternehmens mit 150 Mitarbeitern Bestellnachweise zusammenstellen. Bestellungen laufen per E-Mail, Excel und verschiedenen Portalen. Die Dokumentation ist lückenhaft: Bei 30% der Bestellungen fehlen Genehmigungsnachweise, Lieferscheine sind in verschiedenen Ordnern verteilt, und die Zuordnung von Rechnungen zu Bestellungen erfordert manuellen Abgleich. Der Audit-Vorbereitungsaufwand beträgt 3 Wochen Vollzeit.
Ihre Lösung mit simple system
- Bestellübersicht: Jede Bestellung vollständig dokumentiert mit Zeitstempel
- Nutzerverwaltung: Audit-Log aller Berechtigungsänderungen und Aktivitäten
- Lieferungen & Zahlungen: Automatischer 3-Way-Match als Nachweis
- Alle Dokumente (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen) zentral archiviert
- Jederzeit exportierbar für Wirtschaftsprüfer
Ergebnis: Audit-Vorbereitung in 2 Stunden statt 3 Wochen. 100% Dokumentation ohne manuellen Aufwand.
Ihr Vorteil
- Zeitersparnis: 3 Wochen → 2 Stunden Audit-Vorbereitung = 118 Std./Jahr
- EBIT-Effekt: +5.900€/Jahr (Personalkosten) + Compliance-Risiko-Reduktion (geschäftskritisch)
