Optimierung der Beschaffungslogistik: Effizienz & Wettbewerbsfähigkeit

Beschaffungslogistik sorgt dafür, dass Material, Ersatzteile und Betriebsstoffe rechtzeitig, vollständig und zu vertretbaren Kosten im Unternehmen ankommen. Dazu gehören die Disposition, die Bestellabwicklung, der Transport und der Wareneingang. Wie gut das funktioniert, entscheidet sich oft nicht bei den großen Produktionsmaterialien, sondern bei den vielen kleinen Bestellungen im indirekten Bedarf.

Was ist Beschaffungslogistik? Definition

Beschaffungslogistik umfasst alle Tätigkeiten, die den Material- und Informationsfluss vom Lieferanten bis zum Wareneingang des eigenen Unternehmens planen, steuern und kontrollieren. Sie endet dort, wo das Material eingelagert oder an die Bedarfsstelle übergeben wird.

Die Beschaffungslogistik ist einer von drei Teilbereichen der Unternehmenslogistik:

• Beschaffungslogistik: vom Lieferanten bis zum Wareneingang
• Produktionslogistik: vom Lager durch die Fertigung
• Distributionslogistik: vom Fertigwarenlager bis zum Kunden

Während sich die Beschaffung im engeren Sinn um die Frage kümmert, was bei wem zu welchen Konditionen gekauft wird, beantwortet die Beschaffungslogistik die Frage, wie die Ware zuverlässig und wirtschaftlich ins Haus kommt. Mehr zum Begriff der Beschaffung lesen Sie im Beitrag Beschaffung: Definition, Arten und Ziele.

Aufgaben der Beschaffungslogistik

• Bedarfsermittlung und Disposition: Welche Menge wird wann gebraucht? Die Disposition legt Bestellzeitpunkte und Bestellmengen fest, bei Produktionsmaterial meist über das ERP-System, bei Verbrauchsmaterial oft auf Zuruf aus den Fachabteilungen.
• Bestellabwicklung: Aus dem Bedarf wird eine Bestellung beim richtigen Lieferanten. Dazu gehören die Genehmigung, die Kontierung auf Kostenstelle und Sachkonto sowie die Übermittlung an den Lieferanten.
• Transport und Lieferung: Die Beschaffungslogistik plant, wie die Ware ins Haus kommt. Jede zusätzliche Einzellieferung verursacht Versandkosten, Mindermengenzuschläge und Aufwand im Wareneingang.
• Wareneingang und Prüfung: Hier wird die Lieferung angenommen, mit Bestellung und Lieferschein abgeglichen und auf Menge und Qualität geprüft. Fehler an dieser Stelle landen später als Klärungsfall in der Rechnungsprüfung.
• Lagerung und Bereitstellung: Die Ware wird eingelagert oder direkt an die Bedarfsstelle gebracht. Wie Sie Lagerbestände sinnvoll steuern, lesen Sie im Beitrag Beschaffung und Lagerhaltung.

Ziele der Beschaffungslogistik

1. Rentabilität: Die Beschaffungslogistik senkt die Kosten, die zusätzlich zum Einkaufspreis entstehen: Prozesskosten pro Bestellung, Frachtkosten und Kapitalbindung im Lager. Gerade bei Kleinbestellungen übersteigen diese Kosten schnell den Warenwert.
2. Erhaltung der Wettbewerbsfähigkeit: Wer Material zuverlässig verfügbar hat, liefert selbst zuverlässig. Kurze Lieferzeiten und stabile Lieferketten sind ein Wettbewerbsvorteil, den Kunden direkt spüren.
3. Bestandsoptimierung: Zu viel Bestand bindet Kapital und Lagerfläche, zu wenig Bestand führt zu Stillstand. Ziel ist ein Bestand, der Engpässe vermeidet, ohne Überbestände aufzubauen.
4. Beschaffung von Rohstoffen, Hilfs- und Betriebsstoffen: Nicht nur Rohstoffe müssen termingerecht verfügbar sein. Fehlen Schutzhandschuhe, Schmierstoffe oder ein Ersatzteil für die Instandhaltung, steht die Linie genauso still. Diese Güter gehören zum indirekten Bedarf und werden in vielen Unternehmen deutlich weniger systematisch beschafft.

Kennzahlen der Beschaffungslogistik

• Lagerkosten: Miete, Personal, Versicherung und Kapitalbindung. Die Kennzahl zeigt, was es kostet, Material vorzuhalten.
• Bestellkosten und Bestellhäufigkeit: Wie oft wird bestellt und was kostet ein einzelner Bestellvorgang? Nach einer Studie der HTWK Leipzig kostet ein analoger Bestellprozess im Schnitt 146 EUR, ein vollständig digitalisierter 86 EUR.
• Materialverfügbarkeit: Der Anteil der Bedarfe, die ohne Verzögerung aus Lager oder Lieferung gedeckt werden. Eine niedrige Verfügbarkeit bedeutet Wartezeiten in Produktion und Instandhaltung.
• Lieferzuverlässigkeit: Der Anteil der Lieferungen, die termingerecht und vollständig eintreffen. Die Kennzahl zeigt, auf welche Lieferanten Sie sich verlassen können.
• Umschlagshäufigkeit: Wie oft sich der Lagerbestand pro Jahr umschlägt. Ein hoher Wert steht für wenig gebundenes Kapital und aktuelle Bestände.

Beispiele aus der Praxis

Beispiel 1, Direktbedarf: Ein Maschinenbauer bezieht Stahlbleche von zwei Stammlieferanten. Die Bestellungen entstehen automatisch im ERP-System, Liefertermine sind vertraglich fixiert, der Wareneingang ist auf diese Lieferungen eingestellt. Hier ist die Beschaffungslogistik meist gut organisiert.

Beispiel 2, indirekter Bedarf: Im selben Unternehmen bestellen Instandhaltung, Lager und Verwaltung Handschuhe, Bohrer, Kabelbinder und Druckerpapier. Jede Abteilung bestellt einzeln, oft bei verschiedenen Lieferanten, teilweise am System vorbei. Das Ergebnis sind viele kleine Pakete, Mindermengenzuschläge und ein Wareneingang, der Lieferungen keiner Bestellung zuordnen kann. Genau hier liegt in den meisten Unternehmen das größte Potenzial. Wie Sie Bestellungen am System vorbei eindämmen, lesen Sie im Beitrag Maverick Buying.

Beschaffungslogistik im indirekten Bedarf mit E-Procurement verbessern

Eine E-Procurement-Plattform wie simple system setzt dort an, wo die Beschaffungslogistik im indirekten Bedarf die meisten Reibungsverluste hat.

• Weniger Einzellieferungen: Im Sammelwarenkorb legen mehrere Bedarfsmelder ihre Artikel in einen gemeinsamen Warenkorb. Ein Besteller prüft und bestellt gebündelt. Aus zehn Paketen wird eine Lieferung.
• Keine Mindermengenzuschläge: Für jeden Lieferanten lässt sich ein Mindestbestellwert hinterlegen. So vermeiden Sie Mindermengenzuschläge und überhöhte Versandkosten.
• Sauberer Wareneingang: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungskopien laufen als Folgebelege direkt an die Bestellung. Der Wareneingang sieht, was geliefert werden sollte, und kann den Empfang in der Plattform markieren.
• Nachbestellung ohne Umweg: Mit simpleScan wird Kleinmaterial per Barcode direkt aus Lager, Schrank oder Kiste nachbestellt. Ausgabeautomaten lassen sich als externes Bestellsystem anbinden und bestellen automatisch, mit Ihren Kostenstellen und Genehmigungsprozessen.
• Ein Bestellweg für alle Lieferanten: Über 1.000 Lieferanten sind auf der Plattform angebunden. Statt dutzender Shops und E-Mail-Bestellungen gibt es einen Prozess, eine Bestellübersicht und eine Schnittstelle ins ERP-System.

Christian Baderschneider, Einkauf und Prozesse bei der Hartmann Valves GmbH, beschreibt das so: „Dank der Anbindung unseres bewährten Ausgabeautomaten GARANT Tool24 an simple system laufen Bedarfsmeldungen nun vollautomatisch bis zum Wareneingang durch.“

Häufige Fragen zur Beschaffungslogistik

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Beschaffungslogistik?

Die Beschaffung entscheidet, was bei welchem Lieferanten zu welchen Konditionen gekauft wird. Die Beschaffungslogistik sorgt dafür, dass die bestellte Ware termingerecht, vollständig und wirtschaftlich im Unternehmen ankommt.

Wo endet die Beschaffungslogistik?

Mit dem Wareneingang, der Prüfung und der Einlagerung oder Übergabe an die Bedarfsstelle. Danach beginnt die Produktionslogistik.

Warum ist der indirekte Bedarf für die Beschaffungslogistik so wichtig?

Weil dort die meisten Bestellungen mit dem geringsten Warenwert entstehen. Die Prozess- und Frachtkosten pro Bestellung sind im Verhältnis hoch, und fehlende Betriebsstoffe oder Ersatzteile können die Produktion genauso stoppen wie fehlendes Rohmaterial.

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