Procurement System - E-Procurement und digitale Beschaffungsprozesse

Digitalisierung und technischer Fortschritt verändern das Beschaffungsmanagement grundlegend. Unternehmen müssen effizienter, transparenter und kostenbewusster einkaufen. Procurement-Systeme helfen dabei, indem sie Beschaffungsprozesse von der Planung bis zur Rechnungsabwicklung automatisieren.

Auf einen Blick:

• Ein Procurement-System ist eine Softwarelösung, die Beschaffungsprozesse automatisiert, steuert und kontrolliert.
• E-Procurement steht für elektronische Beschaffung, also die Nutzung digitaler Systeme im gesamten Beschaffungszyklus.
• Kernfunktionen sind Bedarfsplanung, Lieferantenmanagement, Bestellabwicklung, Rechnungsabwicklung, Reporting und ERP-Anbindung.
• Nach der Offenheit gegenüber Lieferanten unterscheidet man offene, halboffene und geschlossene Beschaffungssysteme.
• Welches System passt, hängt von Ihren Anforderungen ab. Der Selbsttest unten hilft bei der Einordnung.

Was ist ein Procurement-System?

Procurement-Systeme, auch Beschaffungsmanagementsysteme genannt, sind Softwarelösungen, mit denen Unternehmen ihre Beschaffungsprozesse automatisieren, optimieren und kontrollieren. Von der Bedarfsplanung über Bestellung und Lieferantenverwaltung bis zur Rechnungsabwicklung ermöglichen sie eine durchgängige Steuerung des Einkaufs.

E-Procurement: Definition und Grundlagen

E-Procurement, kurz für elektronische Beschaffung, bezeichnet die Nutzung digitaler Technologien und Systeme, um Beschaffungsprozesse zu automatisieren und zu vereinfachen. Ziel ist es, den gesamten Beschaffungszyklus vom Katalog über die Bestellung bis zur Rechnung digital zu unterstützen.

So funktioniert ein E-Procurement-System

Ein Procurement-System bündelt die Beschaffungsaktivitäten in einer Software. Die wichtigsten Funktionen:

• Bedarfsanalyse und Planung: Nutzer erfassen Bedarfsanforderungen, Budgets werden festgelegt und Bedarfe geplant. Die Daten sind zentral für berechtigte Personen verfügbar.
• Lieferantenmanagement: Lieferantenprofile, Angebote, Verträge und Bewertungen werden zentral verwaltet. Das hilft, die Lieferantenbasis zu optimieren.
• Bestellabwicklung: Bestellanforderungen werden erstellt und genehmigt, Bestellungen elektronisch an Lieferanten übermittelt und bis zur Lieferung verfolgt.
• Rechnungsabwicklung: Rechnungsdaten werden elektronisch erfasst, gegen Bestellungen geprüft, freigegeben und zur Zahlung übergeben.
• Reporting und Analyse: Beschaffungsdaten und Kennzahlen werden ausgewertet und sind Grundlage für fundierte Entscheidungen.
• ERP-Anbindung: Ab einer bestimmten Größe arbeiten Unternehmen mit einem ERP-System. Ein E-Procurement-System ergänzt es, statt es zu ersetzen, und übergibt Bestelldaten direkt.

Vorteile gegenüber traditioneller Beschaffung

Im Vergleich zur traditionellen Beschaffung hilft E-Procurement, also die Beschaffung online, Prozesse zu beschleunigen, Risiken zu senken und die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern:

Einkaufen & sparen

Erfahren Sie, wie es geht, in unserem kostenlosen E-Procurement-Report. Jetzt kostenlos und unverbindlich herunterladen.

Jetzt lesen

Offene, halboffene und geschlossene Beschaffungssysteme

Wie Unternehmen ihre Lieferantenbeziehungen organisieren, beeinflusst Wettbewerbsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit. Man unterscheidet drei Arten von Beschaffungssystemen:

Offene Systeme

Unternehmen arbeiten mit vielen Lieferanten und Partnern zusammen und nutzen verschiedene Beschaffungskanäle. Das ist flexibel, bietet eine große Auswahl und die Chance auf niedrigere Preise und innovative Lösungen.

Halboffene Systeme

Unternehmen arbeiten mit einer begrenzten Zahl von Lieferanten, können aber neue Lieferanten in ihr Lieferantennetzwerk aufnehmen. Das verbindet Flexibilität mit der Stabilität langfristiger Partnerschaften und ermöglicht Skaleneffekte.

Geschlossene Systeme

Unternehmen arbeiten ausschließlich mit einem festen Kreis von Lieferanten. Das bietet Stabilität und Kontrolle, schränkt aber Auswahl und Innovation ein. Geschlossene Systeme finden sich oft dort, wo Qualität und Kontinuität entscheidend sind, etwa in der Luftfahrt- oder Automobilindustrie.

Selbsttest: Welches Beschaffungssystem passt zu Ihnen?

Beantworten Sie die folgenden Fragen jeweils mit a) sehr wichtig, b) wichtig, c) weniger wichtig oder d) nicht wichtig:

1. Wie wichtig ist Ihnen eine breite Auswahl an Lieferanten und Produkten?
2. Wie wichtig ist Ihnen Flexibilität bei der Auswahl von und Zusammenarbeit mit Lieferanten?
3. Wie wichtig ist Ihnen die langfristige Stabilität Ihrer Lieferantenbeziehungen?
4. Wie wichtig ist Ihnen die Optimierung und Kontrolle der Beschaffungskosten?
5. Wie wichtig ist Ihnen die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften?

Auswertung:

• Überwiegend a: Ein offenes Beschaffungssystem mit großer Auswahl und viel Flexibilität passt zu Ihnen.
• Überwiegend b: Ein halboffenes Beschaffungssystem bietet die richtige Mischung aus Flexibilität und Kontrolle.
• Überwiegend c: Ein geschlossenes Beschaffungssystem mit stabiler, kontrollierter Lieferantenbasis passt zu Ihnen.
• Überwiegend d: Die Systemfrage ist für Sie zweitrangig. Andere Kriterien wie Qualität oder Innovation stehen im Vordergrund.

simple system als E-Procurement-System

simple system ist eine neutrale E-Procurement-Plattform ohne eigenen Handel. Mehr als 28.000 Einkäufer bestellen dort bei über 1.000 Lieferanten über einen Zugang, zu ihren eigenen verhandelten Konditionen. Freigaben und Budgets laufen digital, Bestelldaten gehen per OCI/Punchout oder direkt ins ERP, etwa SAP oder Microsoft Dynamics. Vom Start bis zum Go-live vergehen rund 30 Tage.

Fazit

Procurement-Systeme, insbesondere E-Procurement, automatisieren den Beschaffungszyklus von der Bedarfsanalyse bis zur Rechnung. Sie steigern die Effizienz, verbessern die Kostenkontrolle und stärken die Lieferantenbeziehungen. Welches System passt, hängt von Ihren Anforderungen und Prioritäten ab.

Sie möchten ein E-Procurement-System ausprobieren? Testen Sie simple system 30 Tage kostenlos oder buchen Sie eine Demo.

undefined