Effiziente Beschaffung 2026: So revolutioniert Software den Einkauf

Warenkorb-Apps, Self-Service-Portale und künstliche Intelligenz haben verändert, wie wir einkaufen. Auch im betrieblichen Einkauf hat die Digitalisierung Einzug gehalten. Procurement Software macht Einkaufsprozesse effizienter, transparenter und besser steuerbar.

Dieser Artikel erklärt, was Procurement Software ist, welche Aufgaben sie im Einkauf übernimmt, welche Vorteile sie bietet und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.

Was ist Procurement Software?

Procurement Software (Beschaffungssoftware) ist eine digitale Lösung, die den Einkauf von Waren und Dienstleistungen abbildet und automatisiert: von der Bedarfsanforderung über Freigabe und Bestellung bis zu Wareneingang und Rechnung. Sie bündelt Lieferanten, Kataloge und Konditionen, setzt Einkaufsregeln automatisch durch und liefert Daten für die Ausgabenanalyse.

Procurement selbst umfasst mehr als das Bestellen: Es geht darum, die besten Lieferanten zu finden, Konditionen auszuhandeln und sicherzustellen, dass das Unternehmen die Waren und Dienstleistungen erhält, die es braucht. Dazu gehören auch strategische Planung, Risikomanagement und Lieferantenbeziehungen. Mehr dazu im Artikel zum digitalen Procurement. Davon profitieren nicht nur Konzerne, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen.

Welche Aufgaben unterstützt Procurement Software?

Wie die meisten Büroberufe arbeitet auch der Einkauf heute mit Software. Kaum ein Schritt im Einkaufsprozess kommt ohne sie aus:

• Bedarfsanalyse: regelmäßig prüfen, welche Materialien gebraucht werden, damit Bestände und Betrieb gesichert sind.
• Lieferantenmanagement: Lieferanten auswählen, bewerten und mit ihnen kommunizieren, damit Qualitäts- und Mengenvorgaben eingehalten werden.
• Bestellabwicklung: Bestellungen erstellen, genehmigen, Lieferungen verfolgen und mit Einkauf, Lager und Finanzen abstimmen.
• Logistik: Beschaffungslogistik, Bestellmengen und Lagerplatz optimieren.
• Dokumentation und Reporting: Bestellungen, Lieferungen und Ausgaben nachvollziehbar dokumentieren und auswerten.
• Risikomanagement: Risiken in der Lieferkette erkennen und Gegenmaßnahmen planen.

Herausforderungen im Einkauf

Die Herausforderungen im Einkauf sind vielfältig:

• Lieferantenrisiken: Naturkatastrophen, politische Unruhen oder Rohstoffknappheit gefährden die Verfügbarkeit.
• Kostenmanagement: Preisschwankungen erfordern gute Verhandlungen, Marktkenntnis und Alternativen. Oft liegt der größte Hebel aber in den Prozesskosten.
• Qualitätskontrolle: Zuverlässige Lieferanten und klare Qualitätsvorgaben minimieren Ausschuss und Reklamationen.
• Internationale Lieferketten: Zoll, rechtliche Unterschiede und Währungsschwankungen erhöhen die Komplexität.
• Technologische Integration: Digitale Beschaffungsplattformen müssen reibungslos mit ERP und Lieferanten zusammenspielen.
• Nachhaltigkeit: Neben wirtschaftlichen Kriterien zählen zunehmend ökologische und soziale Faktoren, siehe nachhaltige Beschaffung.

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Welche Vorteile bietet Procurement Software?

• Niedrigere Prozesskosten: Laut HTWK Leipzig sinken die Prozesskosten pro Bestellvorgang durch vollständige Digitalisierung von 146 € auf 86 €.
• Weniger Maverick Buying: Wenn der offizielle Weg der einfachste ist, wird an ihm vorbei seltener bestellt.
• Transparenz: Alle Ausgaben sind nach Lieferant, Kostenstelle und Warengruppe auswertbar.
• Compliance: Freigaben, Budgets und Sortimente sind im System hinterlegt und werden automatisch eingehalten.
• Zeitersparnis: Automatisierte Abläufe entlasten Einkauf, Buchhaltung und Fachabteilungen.

Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten

• Bedienbarkeit: Die Software muss so einfach sein wie ein Onlineshop, sonst wird an ihr vorbei bestellt.
• Lieferanten und Konditionen: Können Sie Ihre eigenen Lieferanten zu Ihren eigenen Konditionen nutzen?
• ERP-Anbindung: Wie kommen Bestelldaten ins ERP, etwa SAP oder Microsoft Dynamics, und wie hoch ist der IT-Aufwand?
• Neutralität: Verkauft der Anbieter eigene Produkte, oder ist die Plattform neutral?
• Einführungsdauer: Wie schnell sind Sie startklar?

Procurement Software von simple system

simple system ist eine neutrale E-Procurement-Plattform ohne eigenen Handel. Mehr als 28.000 Einkäufer bestellen dort bei über 1.000 Lieferanten über einen Zugang, zu ihren eigenen verhandelten Konditionen. Vom Start bis zum Go-live vergehen rund 30 Tage. Für die ERP-Anbindung gibt es drei Varianten:

Cockpit Order

Bestellung und Freigabe laufen in simple system. Die Bestellung geht direkt an den Lieferanten, parallel entsteht der Eintrag im ERP. Welche Daten die Bestellung dabei mitbringt, lässt sich flexibel konfigurieren.

Cockpit Workflow

Bestellt wird in simple system, die Freigabe erfolgt im ERP. Nach der Genehmigung wird die Bestellung über simple system an den Lieferanten übermittelt.

OCI Punchout

Der Einkauf startet im ERP, die Artikel werden in simple system ausgewählt, und der Warenkorb geht mit Mengen, Preisen und Kostenstellen zurück ins ERP. Kreditorennummern lassen sich beim Lieferanten hinterlegen, sodass Rechnungen im ERP automatisch dem richtigen Kreditor zugeordnet werden. Für SAP-Integrationen rechnen Sie mit rund 3 Stunden IT-Aufwand.

Fazit

Effiziente Beschaffung ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Moderne Procurement Software automatisiert Bestellprozesse, bündelt Lieferanten und Konditionen, setzt Einkaufsregeln durch und schafft Transparenz über alle Ausgaben. So senken Unternehmen Kosten und machen ihren Einkauf zukunftsfähig.

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