Procurement Sourcing: Definition, Prozess und Unterschiede

Effiziente Einkaufs- und Beschaffungsprozesse sind in einer wettbewerbsorientierten Wirtschaft entscheidend für den Unternehmenserfolg. Procurement Sourcing, also die strategische Suche und Auswahl von Lieferanten, spielt dabei eine zentrale Rolle. Richtig umgesetzt, senkt es Kosten, verbessert die Qualität und macht Lieferketten widerstandsfähiger.

Dieser Artikel erklärt die Begriffe Procurement und Sourcing, zeigt die typischen Prozessschritte und fasst die Unterschiede zusammen.

Was ist Procurement Sourcing?

Procurement Sourcing bezeichnet den Teil der Beschaffung, in dem ein Unternehmen Lieferanten sucht, bewertet und auswählt, Konditionen verhandelt und Verträge abschließt. Sourcing legt damit die Grundlage, auf der später bestellt wird: Welche Lieferanten liefern was zu welchen Bedingungen?

Was ist Procurement?

Procurement (Beschaffung) ist der gesamte Prozess, mit dem ein Unternehmen Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten von externen Quellen bezieht. Er reicht von der Bedarfsermittlung über Lieferantenauswahl und Vertragsverhandlung bis zu Bestellung, Wareneingang, Rechnung und der Pflege der Lieferantenbeziehungen. Ziel ist es, die richtigen Produkte und Dienstleistungen zu guten Konditionen zu erhalten und damit Kosteneffizienz, Qualität und Innovationsfähigkeit zu sichern.

Die Schritte eines typischen Beschaffungsprozesses

Ein Beschaffungsprozess ist der systematische Ablauf, über den ein Unternehmen Ressourcen rechtzeitig, in der richtigen Menge, zu angemessenen Kosten und in der gewünschten Qualität bezieht:

1. Bedarfsermittlung: Bedarf an Waren oder Dienstleistungen erkennen, per interner Anforderung oder Prognose.
2. Marktanalyse und Lieferantensuche: potenzielle Lieferanten identifizieren.
3. Anfrage und Angebotsvergleich: Angebote einholen und nach Preis, Qualität, Lieferbedingungen und Service vergleichen.
4. Lieferantenauswahl: den passenden Lieferanten nach Angebot, Zuverlässigkeit, Reputation und finanzieller Stabilität auswählen.
5. Verhandlung und Vertragsabschluss: Preis, Lieferzeiten, Zahlungsbedingungen und Garantien verhandeln und den Vertrag abschließen.
6. Bestellung: die Bestellung erstellen und übermitteln, manuell oder über ein elektronisches Beschaffungssystem.
7. Lieferung und Wareneingang: Lieferung überwachen, prüfen und annehmen.
8. Rechnungsprüfung und Bezahlung: Rechnung mit Bestellung und Lieferung abgleichen und bezahlen.
9. Bewertung: Leistung des Lieferanten und Qualität bewerten, als Grundlage für künftige Entscheidungen.
10. Dokumentation: alle Unterlagen nachvollziehbar archivieren.

Was ist Sourcing?

Sourcing, auf Deutsch Bezugsquellenfindung, ist die Identifikation, Bewertung und Auswahl von Lieferanten oder Dienstleistern. Es ist ein wesentlicher Bestandteil der strategischen Beschaffung und zielt darauf ab, die besten Bezugsquellen für die Anforderungen des Unternehmens zu finden.

Die Schritte im Sourcing-Prozess

1. Bedarfsermittlung: benötigte Materialien, Produkte oder Dienstleistungen samt Spezifikationen festlegen.
2. Marktforschung und Lieferantensuche: über Recherche, Messen oder Empfehlungen potenzielle Lieferanten finden.
3. Angebotsanforderung: Anfragen (Request for Proposal, RFP) an ausgewählte Lieferanten senden.
4. Bewertung der Angebote: Angebote nach Preis, Qualität, Lieferzeit und Zuverlässigkeit vergleichen.
5. Lieferantenauswahl: die besten Lieferanten nach Bewertung und strategischem Fit auswählen.
6. Verhandlung und Vertragsabschluss: endgültige Konditionen verhandeln und den Vertrag schließen.
7. Umsetzung und Überwachung: Bestellungen abwickeln und die Leistung der Lieferanten laufend überwachen.

Procurement vs. Sourcing: die Unterschiede

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Vom Sourcing zur Bestellung

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Fazit

Procurement Sourcing ist der strategische Kern der Beschaffung: Hier entscheidet sich, mit welchen Lieferanten zu welchen Konditionen gearbeitet wird. Procurement umfasst den gesamten Ablauf bis zur Bezahlung. Wer beide Teile sauber aufsetzt und die Ergebnisse des Sourcings im Bestellalltag verankert, senkt Kosten, sichert Qualität und macht die Lieferkette robuster.

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