Prozesskosten pro Bestellung: Was eine manuelle Bestellung wirklich kostet

Ein Dichtungsring für 12 Euro kann einen Vorgang von bis zu 146 Euro auslösen. Digitalisiert sind es rund 86 Euro, also 60 Euro Unterschied pro Vorgang (HTWK Leipzig). Nicht der Preis ist das Problem, sondern der Weg dorthin: Bedarf per Mail, Rückfrage per Zuruf, Freigabe hinterhertelefoniert. Dieser Artikel geht den kompletten Weg von der Bedarfsmeldung bis zur Rechnungsbuchung ab, einmal analog und einmal über eine Beschaffungsplattform. Am Ende steht die Formel, mit der Sie Ihre eigenen Prozesskosten in zehn Minuten berechnen.

Ein analoger Bestellvorgang im indirekten Einkauf verursacht bis zu 146 € Prozesskosten. Läuft derselbe Vorgang über eine integrierte Beschaffungsplattform, sinkt der Wert auf rund 86 €. Die Differenz von 60 € pro Vorgang hat die Studie der HTWK Leipzig zum indirekten Einkauf 2025 in einer Erhebung unter 181 europäischen Unternehmen ermittelt. Sie entsteht nicht beim Bestellen selbst, sondern bei vier Stationen, die wegfallen oder automatisch laufen: Kontierungsprüfung, Lieferantenanfrage, Anmahnen der Auftragsbestätigung und Rechnungsprüfung.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Analoger Bestellvorgang: bis zu 146 € Prozesskosten.
• Über eine integrierte Beschaffungsplattform: rund 86 € pro Vorgang.
• Differenz: 60 € pro Vorgang, das sind 41 Prozent.
• Bei einem Dichtungsring für 12 € kostet der Vorgang das Zwölffache des Artikels.
• Die Einsparung entsteht bei vier von acht Stationen: Kontierungsprüfung, Lieferantenanfrage, Anmahnen der Auftragsbestätigung und Rechnungsprüfung.
• Nur 15 Prozent der Unternehmen haben vollständig digitalisierte Einkaufsprozesse, rund 40 Prozent arbeiten noch mit Excel.
• Ihre eigene Zahl berechnen Sie mit: Bearbeitungsminuten ÷ 60 × interner Stundensatz.

Wer heute noch manuell bestellt, arbeitet nicht falsch, sondern teuer. Der Prozess funktioniert, er skaliert nur nicht. Wir bauen seit 26 Jahren Beschaffungsprozesse für den industriellen Mittelstand und sehen diesen Engpass in fast jedem Projekt. Im Folgenden zeigen wir, welche Stationen ein Bestellvorgang durchläuft, welche davon wegfallen und wie Sie Ihren eigenen Wert ermitteln.

Warum Prozesskosten bei C-Teilen den Warenwert übersteigen

C-Teile haben einen geringen Warenwert und sind für den Betrieb unverzichtbar. Genau diese Kombination macht sie teuer. Der Prozess kostet gleich viel, ob Sie einen Dichtungsring für 12 Euro oder eine Maschine für 40.000 Euro bestellen.

In der Kostenrechnung tauchen diese Kosten selten getrennt auf. Sie verteilen sich über Abteilungen: ein paar Minuten beim Bedarfsträger, ein paar beim Vorgesetzten, beim Controlling, im Einkauf, im Wareneingang, in der Buchhaltung. Jeder einzelne Posten ist zu klein, um aufzufallen. Die Summe nicht.

Definition: Prozesskosten im Einkauf sind alle Kosten, die durch die Abwicklung einer Bestellung entstehen, unabhängig vom Warenwert. Dazu zählen Bedarfsmeldung, Genehmigung, Kontierung, Bestellabwicklung, Lieferantenkommunikation, Wareneingang und Rechnungsprüfung. Der Artikelpreis selbst gehört nicht dazu.

Die Größenordnung ist belegt. Die HTWK Leipzig hat 2025 in einer Erhebung unter 181 europäischen Unternehmen bis zu 146 Euro Prozesskosten je analogem Bestellvorgang ermittelt, gegenüber rund 86 Euro bei digitalisierter Abwicklung. Bei einem Dichtungsring für 12 Euro kostet der Vorgang damit das Zwölffache des Artikels.

Aufschlussreich ist der Kontext: Die Studie nennt 38 Minuten Bearbeitungszeit je Bestellung bei 2.500 Bestellungen im Jahr und rund 5.600 Stunden Jahresaufwand für indirektes Material insgesamt. Das entspricht drei Vollzeitkräften, die allein die Abwicklung binden. Die reine Bestellabwicklung ist dabei nur etwa ein Viertel des Aufwands, der größere Teil steckt in Bedarfsermittlung, Sourcing und Lieferantenbetreuung.

Der analoge Prozess: acht Stationen

Ein Bedarfsträger braucht Dichtungsringe. So sieht sein Weg in einem Unternehmen ohne integrierte Beschaffung aus:

Acht Stationen, sechs beteiligte Rollen, mehrere Systemwechsel. Jeder Wechsel kostet Zeit, und jede manuelle Übertragung erzeugt eine Fehlerquelle. In Summe kommt die HTWK Leipzig für diesen Ablauf auf bis zu 146 Euro pro Vorgang. Nach oben ist der Aufwand offen, denn Rückfragen, Teillieferungen und Reklamationen sind darin nicht enthalten. Dass dieser Zustand die Regel und nicht die Ausnahme ist, zeigt die Studie ebenfalls: Nur 15 Prozent der befragten Unternehmen haben vollständig digitalisierte und integrierte Einkaufsprozesse, rund 40 Prozent arbeiten noch mit nicht aufgabenspezifischen Werkzeugen wie Excel.

Derselbe Vorgang digital: vier Stationen

Über eine an das ERP angebundene Beschaffungsplattform verschwinden vier der acht Stationen. Nicht, weil jemand schneller arbeitet, sondern weil die Arbeit entfällt.

Vier Stationen bleiben, vier entfallen oder laufen automatisch. Die HTWK Leipzig setzt für diesen Ablauf rund 86 Euro pro Vorgang an. Gegenüber 146 Euro ist das eine Reduktion um 41 Prozent, also 60 Euro pro Bestellung.

Entscheidend ist, welche Stationen wegfallen. Die Kontierungsprüfung entfällt, weil Kostenstelle und Sachkonto aus dem Katalog mitkommen. Die Lieferantenanfrage und das Anmahnen der Auftragsbestätigung entfallen, weil Preis, Verfügbarkeit und Status im Katalog tagesaktuell stehen. Die Rechnungsprüfung läuft automatisch, weil Bestellung und Rechnung auf denselben Daten beruhen. Das sind die vier aufwendigsten Stationen des manuellen Prozesses.

Tipp: Wer den Nutzen einer Beschaffungsplattform messen will, misst die Zeit vom Bedarf bis zur ausgelösten Bestellung, nicht die Lieferzeit. Die Lieferzeit hängt am Lieferanten, die Bearbeitungszeit am Prozess.

Wie die Warenkorbübergabe und die Kontierung technisch funktionieren, zeigt die Seite zur Anbindung per OCI-Punchout

So rechnen Sie Ihre eigenen Prozesskosten

Sie brauchen zwei Zahlen: die Bearbeitungszeit pro Bestellung und Ihren internen Stundensatz.

Formel: Prozesskosten pro Bestellung = Bearbeitungsminuten ÷ 60 × interner Stundensatz

• Bearbeitungszeit erheben: Gehen Sie den Weg einer echten Bestellung ab und fragen Sie an jeder Station nach der Minutenzahl. Fragen Sie nach dem Normalfall, nicht nach dem besten Fall.
• Stundensatz bestimmen: Nehmen Sie die Vollkosten der beteiligten Rollen, nicht das Bruttogehalt. Bei gemischten Rollen genügt ein Mittelwert.
• Auf das Jahr rechnen: Multiplizieren Sie das Ergebnis mit der Zahl Ihrer Bestellungen im indirekten Einkauf pro Jahr. Zur Orientierung: Die HTWK Leipzig kommt auf 2.500 Bestellungen im Jahr für ein durchschnittliches Unternehmen.
• Gegen die Alternative stellen: Ziehen Sie die Kosten der Plattform ab. Was übrig bleibt, ist Ihr Business Case.

Ein Beispiel mit den Werten der HTWK Leipzig: Bei 2.500 Bestellungen im Jahr und 60 Euro Differenz pro Vorgang stehen 150.000 Euro im Jahr im Raum. Diese Zahl liegt in fast jedem Unternehmen höher als der Artikelrabatt, um den im Einkauf gerungen wird.

Checkliste: Wo Ihre Prozesskosten versteckt sind

• Muss jemand die Kontierung nach der Bestellung prüfen oder korrigieren?
• Fragen Ihre Einkäufer Verfügbarkeit und Liefertermine per Telefon oder E-Mail ab?
• Mahnen Sie Auftragsbestätigungen an?
• Prüft die Buchhaltung Rechnungen einzeln gegen die Bestellung?
• Tippt jemand Artikeldaten aus einem Webshop ins ERP?
• Bestellen Fachabteilungen an Ihren Rahmenverträgen vorbei?

Vier Haken oder mehr bedeuten: Ihre Prozesskosten liegen im Bereich von 146 Euro, und der größte Hebel liegt nicht im Preis, sondern im Ablauf.

Wie sich der Bestellprozess dafür umstellen lässt, behandelt der Beitrag zur Optimierung des Beschaffungsprozesses. Warum bei C-Teilen besonders viel Aufwand entsteht, zeigt der Artikel zum C-Teile-Management.

Fazit: Der Prozess kostet mehr als der Artikel

Der teuerste Teil einer C-Teile-Bestellung ist nicht der Artikel, sondern der Weg dorthin. Wer 146 Euro auf 86 Euro senkt, holt mehr heraus als jede Rabattverhandlung, und braucht dafür keinen neuen Lieferanten, sondern einen kürzeren Prozess.

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