Alle Lieferanten gleich? Warum das Ihren Einkauf teuer macht

Verwaltet Ihr Unternehmen hunderte oder sogar tausende Lieferanten? Dann wissen Sie: Nicht jeder Lieferant hat die gleiche strategische Bedeutung. Einige sind für den Betrieb unverzichtbar, andere liefern austauschbare Standardprodukte.

Alle Lieferanten gleich zu behandeln, ist ein verbreiteter, aber teurer Fehler. Er führt zu ineffizienten Prozessen, ungenutzten Einsparpotenzialen und höheren Risiken in der Lieferkette. Die Lösung ist ein systematischer Ansatz: die strategische Lieferantensegmentierung.

Was ist Lieferantensegmentierung?

Die Lieferantensegmentierung ist ein strategischer Prozess im Einkauf und Supply-Chain-Management, bei dem die gesamte Lieferantenbasis in Gruppen (Segmente) eingeteilt wird. Die Einteilung erfolgt nach vorab definierten Kriterien wie Einkaufsvolumen, Versorgungsrisiko, strategischer Bedeutung oder Innovationspotenzial.

Ziel ist es, nicht mehr alle Lieferanten nach demselben Prinzip zu steuern, sondern für jedes Segment eine passende Betreuungs- und Entwicklungsstrategie festzulegen. So setzen Sie Ihre Ressourcen gezielter ein.

Warum ist eine strategische Segmentierung unverzichtbar?

Der Schritt von einer reaktiven, administrativen Beschaffung zu einem proaktiven Partnermanagement gelingt kaum ohne Segmentierung. Sie ist die Grundlage für ein wirksames Lieferantenmanagement. Die wichtigsten Vorteile:

• Fokussierte Ressourcen: Nicht jeder Lieferant braucht die gleiche Aufmerksamkeit. Sie konzentrieren Zeit und Personal auf strategische Partner und minimieren den Aufwand für transaktionale Lieferanten durch Automatisierung.
• Wirksames Risikomanagement: Sie erkennen Lieferanten mit hohem Versorgungsrisiko, etwa Monopolisten für kritische Komponenten, und können gegensteuern, zum Beispiel mit Zweitlieferanten oder Notfallplänen.
• Bessere Lieferantenbeziehungen: Sie entwickeln passende Strategien für die Zusammenarbeit. Bei strategischen Partnern stehen Innovation und Entwicklung im Vordergrund, bei Hebellieferanten Preise und Konditionen. Ein differenziertes Supplier Relationship Management bringt bessere Ergebnisse für beide Seiten.
• Mehr Effizienz, niedrigere Kosten: Wenn die Beschaffungsprozesse zum Segment passen, sinkt der administrative Aufwand. Für C-Teile eignen sich automatisierte Bestellplattformen, für strategische Güter intensive Verhandlungen und gemeinsame Planung.

Lieferantensegmentierung in 4 Schritten

Eine erfolgreiche Lieferantensegmentierung ist kein einmaliges Projekt, sondern ein Prozess, den Sie regelmäßig überprüfen und anpassen. Er lässt sich in vier Phasen gliedern.

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Schritt 1: Ziele definieren und Daten sammeln

Legen Sie zuerst fest, was Sie mit der Segmentierung erreichen wollen: Risiken senken, Kosten einsparen, Innovation fördern oder eine Kombination daraus. Diese Ziele bestimmen, welche Kriterien relevant sind.

Danach sammeln Sie die nötigen Lieferantendaten. Ausgangspunkt ist meist eine Ausgabenanalyse (Spend Analysis): Wie viel geben Sie bei welchem Lieferanten aus? Weitere Datenpunkte sind Liefertreue, Qualität, Konditionen, Zertifizierungen und Ergebnisse aus Lieferantenaudits. Die Qualität der Segmentierung steht und fällt mit der Qualität Ihrer Daten.

Schritt 2: Segmentierungsmodell wählen und Kriterien festlegen

Für eine erste Priorisierung eignet sich die ABC-Analyse. Sie teilt Lieferanten nach dem Pareto-Prinzip ein: Wenige A-Lieferanten stehen für einen Großteil des Einkaufsvolumens. Der Ansatz ist aber eindimensional und berücksichtigt kein Versorgungsrisiko.

Für eine strategische Segmentierung hat sich die Kraljic-Matrix etabliert. Sie bewertet nach zwei Dimensionen:

• Ergebniswirkung: Wie stark beeinflusst das beschaffte Gut die Profitabilität oder die Qualität des Endprodukts? Faktoren sind Einkaufsvolumen, Beitrag zur Marge und Differenzierung am Markt.
• Versorgungsrisiko: Wie schwierig ist die Beschaffung? Kriterien sind die Zahl verfügbarer Lieferanten, logistische Komplexität, Monopolstellungen und Marktvolatilität.

Aus der Kombination ergeben sich vier Segmente: strategische Lieferanten, Hebellieferanten, Engpasslieferanten und Routinelieferanten. Mehr dazu lesen Sie im Artikel zur Kraljic-Matrix.

Schritt 3: Lieferanten analysieren und zuordnen

Jetzt ordnen Sie jeden relevanten Lieferanten anhand der Kriterien einem Segment zu. Beziehen Sie dafür nicht nur den Einkauf ein, sondern auch Produktion, Qualitätssicherung und Entwicklung. So schätzen Sie die Kritikalität von Bauteilen richtig ein und berücksichtigen das Innovationspotenzial eines Lieferanten.

Die Bewertung von Risiken wird dabei wichtiger. Gesetze wie das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) verlangen eine genauere Analyse der Lieferantenrisiken, insbesondere zu Menschenrechten und Umweltstandards. Bei wenigen Lieferanten reicht eine Tabelle. Bei hunderten oder tausenden Lieferanten brauchen Sie SRM-Software oder eine E-Procurement-Plattform, die Daten automatisch sammelt und die Segmentierung nachvollziehbar macht.

Schritt 4: Strategien je Segment entwickeln und umsetzen

Ihren eigentlichen Wert entfaltet die Segmentierung erst mit passenden Strategien für jedes Segment:

• Strategische Lieferanten (Partnerschaft aufbauen): Sie sind erfolgskritisch. Ziel sind langfristige Partnerschaften mit gemeinsamen Entwicklungsprojekten, enger Prozessintegration und regelmäßiger strategischer Abstimmung, auch auf Führungsebene.
• Hebellieferanten (Wettbewerb nutzen): Geringes Versorgungsrisiko und hohes Volumen geben Ihnen eine starke Verhandlungsposition. Nutzen Sie sie mit regelmäßigen Ausschreibungen, Volumenbündelung und konsequenten Preisverhandlungen.
• Engpasslieferanten (Versorgung sichern): Verfügbarkeit hat Vorrang. Sinnvoll sind Sicherheitsbestände, die Qualifizierung von Zweitlieferanten (Second Sourcing) oder standardisierte Komponenten, um die Abhängigkeit zu senken.
• Routinelieferanten (Prozesse automatisieren): Geringes Risiko, geringer Wertbeitrag, deshalb zählt Prozesseffizienz. Ziel ist eine möglichst automatisierte Bestellabwicklung, etwa mit E-Procurement-Systemen, Katalogen oder Einkaufskarten.

Routinelieferanten digital bündeln

Im indirekten Einkauf fällt die Mehrheit der Lieferanten meist in das Routinesegment: Büromaterial, Arbeitsschutz, Werkzeug, C-Teile. Hier liegt der größte Hebel in den Prozesskosten. Laut HTWK Leipzig sinken sie durch digitale Beschaffung von 146 € auf 86 € pro Bestellung.

Auf simple system bestellen mehr als 28.000 Einkäufer bei über 1.000 Lieferanten über einen Zugang, zu ihren eigenen verhandelten Konditionen. Freigaben laufen digital, die Bestelldaten gehen direkt ins ERP. So bleibt mehr Zeit für strategische Lieferanten.

Fazit

Wer sich vom Gießkannenprinzip im Lieferantenmanagement verabschiedet, macht den Schritt von der Verwaltung zur strategischen Wertschöpfung. Eine differenzierte Sicht auf Lieferanten bringt Kostenvorteile und vor allem Fokus: Routineaufgaben werden automatisiert, Ressourcen fließen in erfolgskritische Partnerschaften. Das stärkt Innovationskraft und Resilienz Ihres Unternehmens.

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