Lieferantenerklärung Vorlage: Alles, was Sie über die Lieferantenerklärung wissen müssen

Eine Lieferantenerklärung stellt ein Dokument dar, in dem der Lieferant dem Käufer mitteilt, aus welchem Land die gelieferte Ware stammt und ob sie bestimmte Voraussetzungen für Zollvergünstigungen (Präferenzursprungseigenschaft) erfüllt. Sie wird primär bei Warenlieferungen innerhalb der EU verwendet und dient als Nachweis, damit Exporteure von Zollvorteilen profitieren.

Relevanz für den internationalen Warenverkehr

Die Lieferantenerklärung weist die Ursprungseigenschaft von Waren nach und entscheidet maßgeblich über die Anwendung von Zollpräferenzen. Unternehmen profitieren mithilfe des Dokuments von Freihandelsabkommen der EU und Zollvergünstigungen – etwa reduzierte Zölle bei der Einfuhr in bestimmte Länder oder ein kompletter Zollerlass. Zeitgleich vereinfachen Lieferantenerklärungen die Zollabwicklung und bieten mehr Transparenz entlang der Lieferkette.

Wichtig: Ohne eine gültige Lieferantenerklärung kann es zu Verzögerungen, höheren Kosten oder gar zur Ablehnung von Präferenznachweisen kommen, was sowohl rechtliche als auch wirtschaftliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.

Unterschied zwischen Einzel- und Langzeitlieferantenerklärung

Bei der Lieferantenerklärung für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft wird zwischen der Einzel-Lieferantenerklärung und der Langzeit-Lieferantenerklärung unterschieden.

Einzel-Lieferantenerklärung:

• für eine bestimmte Lieferung gültig
• Bezug auf konkretes Lieferdatum und bestimmte Warenmenge
• für einmalige oder seltene Lieferungen

Langzeit-Lieferantenerklärung:

• für mehrere Lieferungen gleicher Ware über einen bestimmten Zeitraum (maximal 24 Monate)
• verringerter Aufwand bei regelmäßigem Warenverkehr
• erfordert regelmäßige Aktualisierung und Prüfung auf Gültigkeit

Wie stellt man eine Lieferantenerklärung aus?

Um die Lieferantenerklärung auszustellen, füllt der Lieferant ein entsprechendes Formular oder ein Handelsdokument (etwa Rechnung oder Lieferschein) mit Angaben zum Ursprung der Ware, dem Ausstellungsort und -datum, dem Namen und der Stellung des Ausstellers sowie dessen Unterschrift aus. Bei elektronischer Ausfertigung einer Lieferantenerklärung genügt die namentliche Nennung der verantwortlichen Person; die Erklärung muss eindeutig die betroffenen Waren identifizieren und den vorgeschriebenen Wortlaut beinhalten.

Für die Langzeitlieferantenerklärung ist zusätzlich ein Gültigkeitszeitraum anzugeben. Sie kann rückwirkend für bis zu zwölf Monate ausgestellt werden.

Vordruck für die Lieferantenerklärung

Entsprechende Lieferantenerklärungen für Waren mit Präferenzursprungseigenschaft stellen Plattformen wie simple system als Vordruck zur Verfügung – ebenso Institutionen wie die IHK. So können Kunden einfach und rechtssicher die notwendigen Angaben gemäß den Regelungen innerhalb der Europäischen Union im Jahr 2025 machen.

Wann ist eine Langzeit-Lieferantenerklärung erforderlich?

Eine Langzeit-Lieferantenerklärung (LE) ist erforderlich, wenn regelmäßig über einen längeren Zeitraum Waren mit gleichbleibenden Ursprungsregeln geliefert werden sollen. Sie gilt maximal 24 Monate und deckt alle Lieferungen im angegebenen Zeitraum ab. Entscheidend ist die eindeutige Angabe von Anfangsdatum und Enddatum sowie die Verpflichtung, den Empfänger sofort zu informieren, falls sich der Warenursprung während der Geltungsdauer ändert.

Vorteile der Langzeitlieferantenerklärung

Die Langzeitlieferantenerklärung bietet folgende Vorteile:

1. 1. Reduzierung des administrativen Aufwands bei regelmäßigen Lieferungen
   2. Gültigkeit für bis zu 24 Monate – keine Erklärung pro Lieferung notwendig
   3. Erleichterte Zollabwicklung und Ursprungserklärung für Kunden
   4. Kosten- und Zeitersparnis in der Lieferkette
   5. Planungssicherheit im internationalen Handel

Wie wirken sich grenzüberschreitende Warenlieferungen auf die Lieferantenerklärung aus?

Lieferantenerklärungen werden grundsätzlich für Warenbewegungen innerhalb der EU verwendet; bei grenzüberschreitenden Lieferungen in Länder außerhalb der EU sind sie nur in bestimmten Fällen zulässig, etwa im Rahmen spezieller Präferenzabkommen oder Regelungen zur Kumulierung, wobei der Wortlaut im Handelspapier verbindlich vorgegeben ist.