Wie kann man B2B-Einkauf für C-Teile digitalisieren?

C-Teile sind günstig in der Anschaffung, aber teuer im Prozess. Genau hier verbrennen Mittelständler täglich Geld: Jede Schraubenbestellung läuft wie eine Großinvestition durch Anfrage, Freigabe und Rechnungsprüfung. Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, wie du den C-Teile-Einkauf digitalisierst – mit konkreten Zahlen, welche Hebel die Prozesskosten wirklich senken.

C-Teile-Einkauf digitalisieren: 80 % Prozesskosten senken statt Maverick Buying dulden

Den B2B-Einkauf für C-Teile digitalisierst du, indem du alle Lieferantenkataloge über OCI-Punch-out zentral auf einer E-Procurement-Plattform bündelst, Bestellungen automatisch ins ERP überträgst und Freigaben sowie Rechnungsabgleich automatisierst. Da rund 80 % der C-Teile-Beschaffungskosten reine Prozesskosten sind, sinken so die Kosten pro Bestellung deutlich und Maverick Buying verschwindet.

Das Wichtigste auf einen Blick:

• C-Teile verursachen rund 80 % der Prozesskosten im Einkauf, machen aber nur etwa 5 % des Beschaffungswerts aus (Quelle: BME / Branchenstudien zur C-Teile-Beschaffung).
• Der größte Hebel liegt nicht im Einkaufspreis, sondern in der Automatisierung des Bestellprozesses.
• Eine manuelle Bestellung kostet laut HTWK-Studie „Indirekter Einkauf im Fokus" durchschnittlich 115 €, eine digital abgewickelte nur 67 € – eine Einsparung von über 40 % pro Bestellvorgang, unabhängig vom Warenkorbwert.
• Kern der Digitalisierung: zentrale Kataloge, OCI-/Punch-out-Anbindung, ERP-Integration und automatisierte Freigaben.
• E-Invoicing und EDI ersetzen die manuelle Rechnungsprüfung – den teuersten Einzelschritt.
• Plattformen wie simple system bündeln alle C-Teile-Lieferanten in einem System – ohne IT-Großprojekt.

C-Teile fressen Prozesskosten – nicht Materialkosten

Der teuerste Teil eines C-Teils ist nicht der Artikel, sondern seine Bestellung. C-Teile sind geringwertige Verbrauchs- und Hilfsgüter wie Schrauben, Werkzeug, Arbeitsschutz oder Büromaterial. Ihr Stückwert ist niedrig, der Beschaffungsaufwand dagegen identisch mit dem hochwertiger A-Teile: Bedarf ermitteln, Lieferant suchen, anfragen, bestellen, Ware annehmen, Rechnung prüfen, buchen.

Wichtig für das Verständnis: C-Teile machen nur einen kleinen Teil des Einkaufswerts aus – aber den Großteil der Bestellvorgänge. Genau dieses Missverhältnis treibt die Prozesskosten.

Definition: C-Teile sind geringwertige Verbrauchs- und Hilfsgüter, deren Beschaffungskosten zu rund 80 % aus Prozesskosten und nur zu etwa 20 % aus Materialkosten bestehen.

Dieses Missverhältnis macht die Digitalisierung des C-Teileprozesses zum lohnendsten Projekt im indirekten Einkauf. Wer hier ansetzt, senkt nicht ein paar Prozent Einkaufspreis – sondern den gesamten Verwaltungsaufwand hinter jeder einzelnen Bestellung.

Tipp: Rechne C-Teile nicht in Stückpreisen, sondern in Prozesskosten pro Bestellung – dort liegt mit 80 % Kostenanteil der größte und am schnellsten realisierbare Sparhebel.

Was C-Teile wirklich kosten: die Zahlen hinter dem 80/20-Verhältnis

Eine einzelne manuelle C-Teile-Bestellung kostet im Prozess weit mehr als der Artikel selbst. Die HTWK-Studie „Indirekter Einkauf im Fokus" von Prof. Dr. Holger Müller (HTWK Leipzig) beziffert eine Bestellung im einheitlichen manuellen Prozess auf durchschnittlich 115 €, im digitalen Prozess dagegen auf nur 67 € – eine Einsparung von über 40 % pro Vorgang, und zwar unabhängig davon, ob der Warenkorb 50 € oder 500 € beträgt.

Dass dieser Hebel im Mittelstand noch weitgehend brachliegt, belegt das BME-Barometer „Elektronische Beschaffung 2020" (BME / Universität Würzburg / HTWK Leipzig): Erst rund 10 % der Unternehmen haben Maverick Buying durch standardisierte IT-Prozesse abgestellt, während rund zwei Drittel die nahezu vollständige Automatisierung des operativen Einkaufsprozesses für die nahe Zukunft erwarten. Die Richtung ist klar – die Umsetzung ist die Lücke.

Definition: Prozesskosten im C-Teile-Einkauf sind alle Kosten, die unabhängig vom Artikelwert pro Bestellvorgang entstehen: Bedarfsermittlung, Bestellung, Wareneingang, Rechnungsprüfung und Buchung.

Beispielrechnung – so summiert sich der Hebel:

Der Software-Einsatz amortisiert sich über die eingesparten Prozesskosten – nicht über Einkaufsrabatte allein. Bei dutzenden bis hunderten C-Teile-Bestellungen pro Monat summiert sich jede eingesparte Minute pro Vorgang schnell zu einem fünf- bis sechsstelligen Jahresbetrag.

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Manueller C-Teile-Einkauf ist ein Kostentreiber, diese Symptome kennst du

Wenn dein Einkauf C-Teile noch manuell abwickelt, erkennst du das an wiederkehrenden Mustern. Jedes davon kostet Zeit, Geld und Nerven:

• Maverick Buying: Mitarbeiter bestellen an Einkauf und Rahmenverträgen vorbei – über private Shops, telefonisch oder per Mail.
• Viele Einzelbestellungen: Hunderte Kleinbestellungen bei dutzenden Lieferanten, jede mit eigenem Bestell- und Rechnungsvorgang.
• Manuelle Rechnungsprüfung: Jede Rechnung wird einzeln geprüft, kontiert und gebucht – der teuerste Prozessschritt überhaupt.
• Fehlende Spend-Transparenz: Niemand weiß, wer was zu welchem Preis bestellt – Auswertungen sind reine Handarbeit.
• Medienbrüche: Bestellungen wandern von der Mail in die Excel-Liste ins ERP – mit Übertragungsfehlern bei jedem Schritt.

Diese Symptome sind kein Organisationsproblem einzelner Abteilungen, sondern die direkte Folge fehlender Digitalisierung. Sie verschwinden, sobald der gesamte C-Teile-Prozess über ein System läuft.

So digitalisierst du den C-Teile-Einkauf: 6 Schritte

Die Digitalisierung des C-Teile-Einkaufs gelingt in sechs aufeinander aufbauenden Schritten – vom Status quo bis zum vollautomatisierten Bestellprozess. Du musst nicht alles auf einmal umsetzen, aber die Reihenfolge zahlt sich aus.

Schritt 1: Bedarf und Lieferanten analysieren

Verschaffe dir zuerst Überblick: Welche C-Teile bestellst du regelmäßig, bei welchen Lieferanten, in welchem Volumen? Eine ABC-Analyse trennt die wenigen wertintensiven A- und B-Teile von der Masse der C-Teile, die den Prozessaufwand verursachen. Das Ergebnis ist die Grundlage für Bündelung und Lieferantenauswahl.

Schritt 2: Lieferanten und Sortimente bündeln

Reduziere die Zahl der aktiven Lieferanten und führe die C-Teile-Sortimente auf einer zentralen Plattform zusammen. Ziel ist ein digitaler Marktplatz als erste Adresse für alle Bedarfsanforderer – statt dutzender Einzelshops. Das senkt nicht nur Prozesskosten, sondern stärkt auch deine Verhandlungsposition durch gebündeltes Volumen.

Schritt 3: Kataloge über OCI und Punch-out anbinden

Verbinde die Lieferantensortimente über Katalogschnittstellen mit deinem Einkaufssystem. Über eine OCI-Anbindung und Punch-out-Kataloge wählen Mitarbeiter Produkte direkt im Lieferantenshop aus, der Warenkorb wird automatisch ins Procurement-System zurückübertragen. Preise und Verfügbarkeiten bleiben live synchron – ohne manuelle Datenpflege.

Definition: Ein Punch-out-Katalog ist eine Live-Verbindung zwischen E-Procurement-System und Lieferanten-Webshop: Der Warenkorb wird automatisch ins Bestellsystem zurückübertragen – inklusive Budget- und Genehmigungsregeln.

Schritt 4: Freigaben und Rollen digital abbilden

Lege rollenbasierte Bestellrechte und mehrstufige Genehmigungsworkflows direkt im System fest. Wer darf was aus welchem Katalog bis zu welchem Betrag bestellen? Digitale Freigaben ersetzen Zuruf und Mail-Schleifen – und beenden Maverick Buying, weil der korrekte Weg der einfachste wird.

Schritt 5: ERP integrieren – SAP, Dynamics & Co.

Verbinde die Plattform über Schnittstellen mit deinem ERP-System. Bestellungen aus dem Katalog werden automatisch als Bestellanforderung (BANF) in SAP, Microsoft Dynamics oder anderen Systemen angelegt, Kontierungen und Kostenstellen automatisch zugewiesen. Der manuelle Abgleich zwischen Procurement und ERP entfällt vollständig.

Schritt 6: Rechnungen automatisieren – E-Invoicing und EDI

Automatisiere den letzten und teuersten Schritt: die Rechnungsabwicklung. Über E-Invoicing und EDI-Schnittstellen werden Rechnungen elektronisch übermittelt, automatisch mit Bestellung und Wareneingang abgeglichen (3-Way-Match) und gebucht. Die manuelle Rechnungsprüfung – Hauptkostentreiber im C-Teile-Prozess – verschwindet.

Tipp: Beginne mit Katalog- und ERP-Anbindung, ergänze E-Invoicing und EDI im zweiten Schritt – so realisierst du früh sichtbare Prozesskostenvorteile, ohne das Projekt zu überfrachten.

Manueller vs. digitalisierter C-Teile-Einkauf im direkten Vergleich

Die entscheidende Kennzahl ist nicht der Software-Preis, sondern die Prozesskosten pro Bestellung. Genau hier entsteht der Return. Die folgende Gegenüberstellung zeigt, wo die Hebel im digitalisierten C-Teile-Einkauf liegen.

C-Teile-Digitalisierung für den Mittelstand – worauf kommt es an?

Mittelständler brauchen eine Lösung, die ohne eigene Einkaufsabteilung und ohne IT-Großprojekt funktioniert. Die Anforderungen unterscheiden sich von denen großer Konzerne: Es geht nicht um maximale Konfigurierbarkeit, sondern um schnelle Anbindung und einfache Bedienung.

Die wichtigsten Kriterien für eine C-Teile-Lösung im Mittelstand:

• Lieferantenanbindung ohne Hürden: Auch kleinere und regionale Lieferanten lassen sich anbinden – idealerweise ohne Registrierungspflicht auf Lieferantenseite.
• Standard-Schnittstellen: OCI, EDI und gängige ERP-Connectoren statt teurer Individualprogrammierung.
• Schnelle Einführung: Live in Wochen, nicht in Quartalen.
• Intuitive Bedienung: Bedarfsanforderer bestellen ohne Schulung – sonst kehrt Maverick Buying zurück.
• Mobilfähigkeit: Bedarfserfassung per Barcode-Scan in Lager und Produktion.

simple system ist genau auf diesen Bedarf ausgelegt: eine E-Procurement-Plattform, die C-Teile-Lieferanten zentral bündelt, OCI- und Punch-out-Kataloge unterstützt und sich in SAP, Microsoft Dynamics und weitere ERP-Systeme integriert. Die Lieferantenanbindung funktioniert ohne Registrierungspflicht – ein klarer Vorteil bei vielen kleinen Lieferanten.

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Häufige Fragen zur Digitalisierung des C-Teile-Einkaufs

Fazit: Der größte Hebel im indirekten Einkauf liegt im Prozess

C-Teile sind günstig – ihr Bestellprozess ist es nicht. Wer den B2B-Einkauf für C-Teile digitalisiert, senkt nicht den Einkaufspreis, sondern die rund 80 % Prozesskosten, die jede manuelle Bestellung verschlingt. Zentrale Kataloge, OCI-Anbindung, ERP-Integration und automatisierte Rechnungen sind die vier Hebel, die den Unterschied machen.

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Thomas Au, Managing Director & CFO bei simple system. Begleitet seit über 10 Jahren Einkaufsteams im Mittelstand bei der Digitalisierung ihrer C-Teile-Beschaffung. “Wir betreiben eine E-Procurement-Plattform für den indirekten Einkauf und das C-Teile-Management im deutschen Mittelstand – seit über 20 Jahren.”

Hinweis zu Branchendaten: Die genannten Kennzahlen zu Prozesskosten pro Bestellung (115 € manuell, 67 € digital, über 40 % Einsparung) stammen aus der Studie „Indirekter Einkauf im Fokus" von Prof. Dr. Holger Müller (HTWK Leipzig, 2017). Die Aussagen zum Stand von Maverick Buying (~10 %) und zur erwarteten Prozessautomatisierung (~zwei Drittel) stammen aus dem BME-Barometer „Elektronische Beschaffung 2020" (Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik / Universität Würzburg / HTWK Leipzig). Die Werte zum 80/20-Prozesskostenverhältnis und zum ~5 %-Volumenanteil von C-Teilen beruhen auf gängigen Branchenstudien zum C-Teile-Management. Die Beispielrechnung mit rund 1,0 Mio. € EBIT-Effekt stammt aus dem EBIT-Modell von simple system. Es handelt sich um Durchschnitts- bzw. Modellwerte; die tatsächlichen Werte variieren je nach Unternehmen, Sortiment und Ausgangsprozess. Stand: Juni 2026.