Indirect Procurement: Der unsichtbare Hebel zur Kostensenkung

In den meisten Unternehmen liegt der Fokus der Einkaufsabteilung klar auf der Optimierung der direkten Beschaffung – also dem Einkauf von Rohstoffen und Komponenten, die direkt in die Produktion einfließen. Doch was ist mit all den anderen Ausgaben? Büromaterial, IT-Dienstleistungen, Marketing, Geschäftsreisen – diese Posten, bekannt als indirekter Einkauf oder Indirect Procurement, machen oft einen erheblichen Teil der Gesamtausgaben aus, werden aber strategisch vernachlässigt. Genau hier schlummert ein enormes, oft ungenutztes Potenzial zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung.

Dieser umfassende Leitfaden zeigt Ihnen, warum der indirekte Einkauf eine strategische Goldgrube für Ihr Unternehmen darstellt. Wir erklären die grundlegenden Unterschiede zum direkten Einkauf, beleuchten die typischen Herausforderungen und geben Ihnen praxisnahe Strategien an die Hand, mit denen Sie Ihr Indirect Procurement optimieren, Kosten nachhaltig senken und Ihre Beschaffungsprozesse professionalisieren können.

Indirect Procurement, auf Deutsch indirekter Einkauf, bezeichnet die Beschaffung von sämtlichen Waren und Dienstleistungen (Goods and Services), die für den täglichen Betrieb eines Unternehmens notwendig sind, jedoch nicht direkt in das Endprodukt oder die zum Verkauf stehende Dienstleistung einfließen. Das Indirect Procurement unterstützt somit die internen Abläufe und die allgemeine Geschäftstätigkeit, anstatt direkt zur Wertschöpfung in der Supply Chain beizutragen.

Abgrenzung: Was ist der Unterschied zwischen direktem und indirektem Einkauf?

Um die strategische Bedeutung des indirekten Einkaufs vollständig zu erfassen, ist eine klare Abgrenzung vom direkten Einkauf (Direct Procurement) unerlässlich. Obwohl beide Bereiche das Ziel verfolgen, benötigte Waren und Dienstleistungen zu beschaffen, unterscheiden sie sich fundamental in ihrer Funktion, ihrem Einfluss auf das Kerngeschäft und den damit verbundenen Prozessen. Ein klares Verständnis dieser Differenzen ist der erste Schritt zur Optimierung Ihrer gesamten Einkaufsstrategie.

Der direkte Einkauf umfasst alle Materialien, Komponenten und Dienstleistungen, die unmittelbar für den Produktionsprozess benötigt werden und somit direkt in das Endprodukt einfließen. Diese Einkäufe haben einen direkten Einfluss auf die Produktionskosten (Cost of Goods Sold, COGS) und die Qualität des finalen Produkts. Fehler oder Engpässe in der direkten Beschaffung können die Produktion zum Stillstand bringen.

Im Gegensatz dazu fokussiert sich das Indirect Procurement auf den Erwerb von Ressourcen, die den Geschäftsbetrieb am Laufen halten. Diese Käufe sind für die Organisation zwar unerlässlich, aber nicht Teil des Endprodukts. Die Herausforderung hier liegt oft in der Vielfalt der Kategorien, der hohen Anzahl an Bestellungen mit geringem Wert und der dezentralen Natur der Beschaffung, die den gesamten Procure-to-Pay Prozess komplex gestaltet.

Typische Kategorien im indirekten Einkauf: Ein vielfältiges Portfolio

Die Vielfalt der Waren und Dienstleistungen ist eines der prägendsten Merkmale des indirekten Einkaufs. Während sich der direkte Einkauf auf eine oft überschaubare Anzahl strategischer Rohstoffe konzentriert, umfasst das Indirect Procurement eine breite Palette an Bedarfen, die quer durch alle Abteilungen eines Unternehmens anfallen. Diese Bandbreite macht eine zentrale Steuerung und Bündelung des Bedarfs besonders anspruchsvoll.

Um Ihnen einen besseren Überblick zu geben, haben wir die wichtigsten Kategorien des indirekten Einkaufs zusammengefasst:

• Informationstechnologie (IT): Hierzu gehören Hardware wie Laptops und Server, Softwarelizenzen, Telekommunikationsdienste und externe IT-Dienstleister.
• Marketing und Vertrieb: Ausgaben für Werbeagenturen, Druckereien, Messeauftritte, Online-Marketing und Werbematerialien.
• Maintenance, Repair, and Operations (MRO): Instandhaltung, Reparatur und Betrieb von Anlagen und Maschinen. Dazu zählen Ersatzteile, Werkzeuge, Schmierstoffe und andere C-Teile.
• Bürobedarf: Klassische Verbrauchsmaterialien wie Papier, Stifte und Druckerpatronen.
• Personalwesen (HR): Kosten für externe Personalvermittler, Weiterbildungsmaßnahmen, Schulungen und Mitarbeiter-Benefits.
• Reise- und Flottenmanagement: Buchungen von Flügen und Hotels, Mietwagen sowie die Verwaltung des Fuhrparks.
• Facility Management: Dienstleistungen rund um die Gebäudeverwaltung, z. B. Reinigung, Sicherheitsdienste und Energieversorgung.

Diese Diversität führt dazu, dass das Indirect Spend oft stark fragmentiert ist und von vielen verschiedenen Mitarbeitern ohne zentrale Koordination getätigt wird. Genau diese Eigenschaft ist eine der Wurzeln für die typischen Probleme, mit denen Unternehmen in diesem Bereich konfrontiert sind.

Die größten Herausforderungen im Indirect Procurement

Obwohl im indirekten Einkauf erhebliche Einsparpotenziale schlummern, verhindern spezifische Herausforderungen oft deren Realisierung. Die strategische Vernachlässigung führt zu ineffizienten Prozessen, mangelnder Transparenz und unnötig hohen Kosten. Um Ihr Indirect Procurement zu optimieren, müssen Sie diese Hürden zunächst erkennen und verstehen.

• Maverick Buying (Wilder Einkauf): Eines der größten Probleme ist der sogenannte Maverick Spend. Mitarbeiter bestellen Waren und Dienstleistungen auf eigene Faust bei nicht genehmigten Lieferanten und umgehen damit die etablierten Beschaffungsprozesse. Dies führt nicht nur zum Verlust von Skaleneffekten und ausgehandelten Rabatten, sondern erhöht auch die Prozesskosten und Compliance-Risiken.
• Hohe Transaktionsvielfalt: Der indirekte Einkauf ist geprägt von einer enormen Anzahl an Bestellungen mit oft geringem Einzelwert. Diese als Tail Spend bekannte Masse an kleinen Transaktionen verursacht einen unverhältnismäßig hohen administrativen Aufwand im Management.
• Fehlende Transparenz und Kontrolle: Durch dezentrale Einkaufsaktivitäten und eine Vielzahl von Lieferanten fehlt den meisten Organisationen ein Gesamtüberblick über ihre indirekten Ausgaben. Ohne transparente Daten ist es unmöglich, Einsparpotenziale zu identifizieren, Bedarfe zu bündeln oder die Leistung von Lieferanten zu bewerten.
• Geringe strategische Priorität: In vielen Unternehmen wird der indirekte Einkauf als rein administrative Aufgabe angesehen. Wie auch die PwC Digital Procurement Survey immer wieder zeigt, liegt der Fokus der Einkaufsabteilungen oft auf der direkten Beschaffung, wodurch dem indirekten Bereich die nötigen Ressourcen und die strategische Aufmerksamkeit fehlen, um Prozesse nachhaltig zu verbessern.

Diese Faktoren zusammengenommen erschweren ein effektives Management des indirekten Einkaufs und verhindern, dass Unternehmen die vollen Vorteile eines strategisch ausgerichteten Beschaffungswesens ausschöpfen können.

Strategien zur Optimierung: So heben Sie die Potenziale im Indirect Procurement

Die gute Nachricht ist: Jede der genannten Herausforderungen lässt sich mit dem richtigen strategischen Ansatz bewältigen. Anstatt den indirekten Einkauf als reinen Kostenfaktor zu betrachten, sollten Sie ihn als strategisches Feld ansehen, das aktiv gestaltet werden kann. Ein erfolgreiches Management des Indirect Procurement zielt darauf ab, die Effizienz zu steigern, Kosten zu senken und Compliance-Risiken zu minimieren. Die folgenden Best Practices haben sich in der Praxis als besonders wirksam erwiesen.

1. Zentralisierung und Bedarfsbündelung

Der effektivste Hebel gegen Maverick Buying und fragmentierte Ausgaben ist die Zentralisierung der Einkaufsaktivitäten. Indem Sie die Verantwortung für den indirekten Einkauf in einer Abteilung bündeln oder klare Zuständigkeiten definieren, schaffen Sie eine zentrale Kontrollinstanz. Diese kann Bedarfe abteilungsübergreifend konsolidieren, das gesamte Einkaufsvolumen nutzen, um bessere Konditionen bei Lieferanten auszuhandeln, und die Anzahl der Bestellvorgänge drastisch reduzieren. Das Ergebnis ist eine signifikante Reduzierung der Kosten und des administrativen Aufwands.

2. Digitalisierung mit E-Procurement-Lösungen

Die Verwaltung unzähliger kleiner Bestellungen ist manuell kaum zu bewältigen. Hier kommen digitale Lösungen ins Spiel. Eine moderne Procurement Software oder E-Procurement-Plattform automatisiert und standardisiert den gesamten Beschaffungsprozess. Mitarbeiter bestellen aus vorab genehmigten digitalen Katalogen zu ausgehandelten Preisen, Freigabeprozesse laufen automatisiert ab und alle Ausgaben werden digital erfasst. Dies schafft nicht nur maximale Transparenz, sondern senkt auch die Prozesskosten pro Bestellung erheblich und gibt Ihrem Procurement Team mehr Zeit für strategische Aufgaben.

3. Strategisches Lieferantenmanagement aufbauen

Statt einer unüberschaubaren Vielzahl an Lieferanten sollten Sie eine konsolidierte und strategisch ausgewählte Lieferantenbasis pflegen. Ein aktives Lieferantenmanagement umfasst die systematische Auswahl, Bewertung und Entwicklung Ihrer Partner. Durch die Verhandlung von Rahmenverträgen mit bevorzugten Lieferanten sichern Sie sich nicht nur bessere Preise und Konditionen, sondern stellen auch die Qualität und Lieferzuverlässigkeit sicher. Dies ist ein entscheidender Schritt zur Minimierung von Beschaffungsrisiken.

4. Etablierung klarer Prozesse und Einkaufsrichtlinien

Ohne klare Regeln ist jeder Versuch der Steuerung zum Scheitern verurteilt. Definieren Sie eine verbindliche Einkaufsrichtlinie, die festlegt, wer was, wie und bei wem bestellen darf. Dieser strukturierte Prozess muss allen Mitarbeitern bekannt sein und konsequent durchgesetzt werden. Klare Vorgaben für Genehmigungsworkflows, Wertgrenzen und die Nutzung der E-Procurement-Plattform sind essenziell, um den wilden Einkauf einzudämmen. Ein strategisch ausgerichteter Procurement Process gewinnt für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen immer mehr an Bedeutung.

Erfolgsmessung: Die wichtigsten KPIs im indirekten Einkauf

Die Implementierung neuer Strategien ist nur die halbe Miete. Um den Erfolg Ihrer Optimierungsmaßnahmen nachzuweisen und kontinuierliche Verbesserungen voranzutreiben, benötigen Sie eine datengestützte Erfolgsmessung. Key Performance Indicators (KPIs) machen die Fortschritte im Indirect Procurement Management transparent und liefern der Geschäftsführung überzeugende Argumente für die strategische Bedeutung des Einkaufs.

Die Auswahl der richtigen Kennzahlen hilft Ihnen dabei, den Fokus auf die wesentlichen Ziele zu legen: Kostensenkung, Effizienzsteigerung und Risikominimierung. Anstatt sich in Details zu verlieren, sollten Sie sich auf wenige, aber aussagekräftige KPIs konzentrieren.

Die folgenden fünf KPIs haben sich als fundamental für die Steuerung des indirekten Einkaufs erwiesen:

• Spend under Management: Diese Kennzahl misst, welcher prozentuale Anteil der gesamten indirekten Ausgaben aktiv durch die Einkaufsabteilung gesteuert und verwaltet wird. Ein hoher Wert signalisiert eine starke Kontrolle über die Ausgaben und ist ein direkter Indikator für die Wirksamkeit der Zentralisierungsmaßnahmen.
• Cost Savings (Kosteneinsparungen): Der Klassiker im Einkauf. Hier wird zwischen "Hard Savings" (direkt realisierte Einsparungen durch Preisreduktionen) und "Cost Avoidance" (vermiedene Kosten, z.B. durch das Abwehren von Preiserhöhungen) unterschieden. Diese KPI belegt den direkten finanziellen Beitrag Ihrer Procurement Activities zum Unternehmenserfolg.
• Maverick Spend Rate: Diese KPI gibt den Anteil des "wilden Einkaufs" am Gesamtvolumen an. Eine sinkende Maverick Spend Rate ist ein klares Zeichen dafür, dass Ihre neuen Prozesse, Richtlinien und digitalen Tools von den Mitarbeitern angenommen werden und die Compliance steigt. Das Reducing Maverick Spend ist ein zentrales Ziel.
• Lieferantenkonsolidierung: Die Kennzahl zeigt die Reduzierung der aktiven Lieferantenanzahl in einem bestimmten Zeitraum. Eine geringere Anzahl an strategischen Partnern führt zu besseren Konditionen, reduziert den administrativen Aufwand und senkt die Procurement Risks.
• Prozesskosten pro Bestellung: Durch die Digitalisierung und Automatisierung des Beschaffungsprozesses sollten die administrativen Kosten pro Transaktion signifikant sinken. Diese KPI beweist die Effizienzsteigerung durch Ihre neue Procurement Software und den optimierten Workflow.

Die systematische Erfassung und Analyse dieser Kennzahlen ist entscheidend. Für eine noch tiefere Analyse der Erfolgsmessung empfehlen wir Ihnen unseren weiterführenden Artikel, der sich dediziert mit den wichtigsten Procurement KPIs auseinandersetzt. Die gewonnenen Daten bilden die Grundlage für die kontinuierliche Weiterentwicklung Ihrer Procurement Strategies und helfen dem Procurement Team dabei, datengestützte Entscheidungen zu treffen.