Bye-bye, Bürokratie: Wenn der Ausgabeautomat für Arbeitsschutz und Werkzeuge bei GESTRA plötzlich so intuitiv wie ein Smartphone wird.

Es gibt eine Form von Fortschritt, die sich nicht durch Lärm ankündigt, sondern durch das Verschwinden von Reibungsverlusten. Bei der GESTRA AG, einem globalen Taktgeber in der Welt der Dampf- und Kondensattechnologie, gehört Präzision zur DNA. Das Bremer Unternehmen, eingebettet in den Verbund der Spirax-Sarco Engineering plc, sorgt weltweit dafür, dass industrielle Thermoprozesse sicher und effizient ablaufen. Während die Produkte der GESTRA für High-End-Technik stehen, lauerte im eigenen Maschinenraum – der Materialausgabe – lange Zeit das analoge Gestern.

Der Bruch mit der analogen Trägheit: Ausgabe und Management von Werkzeugen und Arbeitsschutz jetzt komplett digital und Online.

Die Problematik war so klassisch wie lähmend: Manuelle Entnahmeprozesse, Intransparenz und der schleichende Zeitverlust durch Suchvorgänge. In einer Welt, die auf maximale Produktivität getrimmt ist, wirkt das händische Führen von Listen wie ein Anachronismus. Die Lösung erforderte mehr als nur neue Schränke; es bedurfte einer digitalen Architektur, die Hardware und Software zu einer nahtlosen Einheit verschmilzt.

Die Allianz der Macher: Technik trifft Akzeptanz

Für diesen radikalen Wandel formierte GESTRA ein schlagkräftiges Projektteam aus Einkauf, IT, dem Betriebsrat und den eigentlichen Anwendern. Das Ziel: Maximale Benutzerfreundlichkeit. Die physische Basis bilden die SAM-Automaten von URAI, die durch den SAM-Supervisor als intelligenten Leitrechner gesteuert werden. Dieser verwaltet Fächer sowie Bestände und dokumentiert jede Entnahme präzise, um die Bestellimpulse direkt an das digitale Herzstück – simple system – zu übergeben.

Dabei fungiert simple system als die entscheidende Schnittstelle zu den Lieferanten, voll integriert in die bestehende SAP-Landschaft via OCI und unter Nutzung bewährter Katalogdaten. Flankiert wurde dieses Ökosystem durch das Know-how des Partners E/D/E und die operative Stärke der TEGRO Runge GmbH, die als lokaler Fachhändler die Bestückung und den Vor-Ort-Service sicherstellt.

Intuition schlägt Instruktion

Der Erfolg dieser Transformation bemisst sich an der unmittelbaren Akzeptanz durch die Belegschaft. Das Onboarding war schneller abgeschlossen als ursprünglich projektiert – ein seltenes Phänomen in der industriellen IT. Der entscheidende Hebel war die intuitive Bedienbarkeit der Software. Wer privat online einkauft, versteht das System sofort. Der Checkout-Prozess folgt der Logik moderner E-Commerce-Plattformen; die Identifikation erfolgt nahtlos, die Hürden sind abgebaut. Durch die konsequente Nutzung von Artikelbildern wurden Fehlentnahmen drastisch reduziert, da das visuelle Feedback sofortige Klarheit schafft, wo früher kryptische Nummern dominierten.

Das Projektteam resümiert die Zusammenarbeit entsprechend positiv: „Der E/D/E hat uns auf Augenhöhe begleitet und schnell praxistaugliche Lösungen geliefert. Gleichzeitig war simple system für uns nicht wegzudenken – durch die bestehende SAP-Integration, die Datenbasis und die langjährige Partnerschaft.“

Das Fazit: Befreite Prozesse

Die Case Study GESTRA zeigt: Wahre Digitalisierung scheitert nicht an der Technik, sondern am Widerstand gegen Komplexität. Simple system hat bewiesen, dass Prozessoptimierung dann am stärksten ist, wenn sie sich hinter einer Fassade von Einfachheit verbirgt. Für die GESTRA AG bedeutet dies den Gewinn von Souveränität über die eigenen Abläufe und die Gewissheit, dass Effizienz auch im industriellen Alltag Freude machen kann.