Das Böcker Beben: Die Maschinenbauer stürmen den Digital-Gipfel.

• Ausgangssituation

Die Böcker Maschinenwerke GmbH – ein führender Hersteller für Höhenzugangstechnik – ist in den letzten zehn Jahren infrastrukturell enorm gewachsen. Neue Fertigungsstraßen wurden errichtet, Montagehallen erweitert und durch den aktuellen Neubau der Logistikhalle die Weichen für zukünftiges Wachstum gestellt. 

Der Anteil des indirekten Bereichs liegt im Einkauf bei über 15 % . Zu den entsprechenden Warengruppen zählen unter anderem Hilfs- und Betriebsstoffe, PSA, Energie, Entsorgungen, Bürobedarf, Facility Services, Verpackungen, generelle Investitionen und vieles mehr. Die mit der Digitalisierung verfolgten Ziele waren klar definiert:

• Reduzierung des Maverick Buying Anteils, um Kosten transparent und digital in einem “Purchase to Pay” Prozess darzustellen

• Schaffung von Synergien, um neue Ausschreibungen zu generieren

• Zentralisierung der eigenständigen Beschaffung aller deutschlandweiten Standorte 

• Definition von Standards und Festlegung des Sortiments (zum Beispiel im Bereich PSA)

Ziel:
Prozesse standardisieren, operative Aufwände reduzieren

Mit dem Rollout von simple system hat Böcker schrittweise Transparenz und Steuerbarkeit in die indirekte Beschaffung gebracht – standortübergreifend und systembasiert.

Genutzte Funktionen:

• Genehmigungsworkflows

• Nutzung von Einmallieferanten für seltene Sonderartikel

• Inhouse-Kataloge als strategischer Hebel

• OCI Kataloge

„Unsere Prozesskosten pro Bestellung konnten dank dem Einsatz von simple system in bestimmten Bereichen halbiert werden.“

Automatisierung am Lager:
Ausgabeautomaten mit Systemanbindung

Ein besonderer Hebel liegt bei Böcker im Einsatz von Warenausgabeautomaten, verbunden mit simple system.

So funktioniert’s:

• Entnahme erfolgt über das Automaten-Terminal (z. B. PSA, Werkzeuge)

• Bei Erreichen des Meldebestands wird automatisch eine Bestellung ausgelöst – direkt über simple system

• Manuelle BANFen oder Mails entfallen – zwei Prozessschritte weniger

„Durch die Prozessoptimierung mit Warenausgabeautomaten wird der operative Einkauf entlastet.“

simple system ist bei Böcker an ein Tool24 der Hoffmann Group angebunden. simple system ist dabei nicht an bestimmte Hardware (Warenausgabeautomaten) gebunden – jede softwarefähige Lösung lässt sich integrieren. Die Integration in die bestehende IT-Infrastruktur erforderte enge Abstimmung mit interner IT und externen Partnern – hat sich jedoch als erfolgreich erwiesen.

"Früher musste der Meister den Einkauf informieren – heute bestellt der Automat selbst."

Herausforderung Mensch:
Veränderungen brauchen Überzeugung

Ein zentrales Thema bei der Umsetzung war nicht die Technik – sondern das Mindset.
„Eine neue digitale Lösung ist für den Mitarbeiter im ersten Moment eine Herausforderung doch bei nachhaltiger Nutzung und Begleitung im Onboarding wird der Nutzen erkannt und akzeptiert.“

Böcker hat mit klarer Kommunikation der Vorteile, Dialog auf Augenhöhe und einfachen Schulungsunterlagen eine hohe Akzeptanz für die Nutzung von simple system beim Team geschaffen.

Strategische Weiterentwicklung

Der Böcker Einkauf plant simple system künftig noch breiter einzusetzen:

• OCI Punch-Outs zur komfortableren Artikelsuche bei strategischen Lieferanten

• Ausbau von Inhouse-Katalogen zur besseren Steuerung und Bündelung

• Stärkere Nutzung der Plattform für neue Ausschreibungen und Volumenanalysen

Fazit:  Nicht reden. Machen.

Der wichtigste Ratschlag aus Sicht des Einkaufs bei Böcker:
„Einfach loslegen – starten, daraus lernen, optimieren.“
Die Einführung von simple system bei Böcker zeigt:

• Digitalisierung ist keine Vision, sondern Wirklichkeit dank einer strukturierten Umsetzung

• Automatisierung spart Zeit, senkt Kosten und schafft Transparenz

• Mit einem praxistauglichen System und einem klaren Ziel lässt sich indirekte Beschaffung skalieren

Warenausgabeautomaten + E-Procurement-Plattform = eine funktionierende Lösung – heute schon im Einsatz.

Praxisbeispiel: Böcker automatisiert Lagerentnahme mit Warenausgabeautomaten und simple system

Die Böcker Maschinenwerke GmbH GmbH, ein modernes und innovatives Mittelstandsunternehmen mit rund 600 Mitarbeitern, setzt auf automatisierte Lösungen im Bereich C-Teile:
→ Warenausgabeautomaten, intelligent angebunden an simple system

Wie funktionieren Warenausgabeautomaten grundsätzlich?

Warenausgabeautomaten sind wie digitale Self-Service-Lager. Sie funktionieren nach einem einfachen Prinzip:

1. Zugangssteuerung: Mitarbeitende authentifizieren sich (z. B. mit Mitarbeiterkarte, PIN oder RFID).

2. Auswahl & Entnahme: Benötigte Artikel – von PSA über Werkzeuge bis hin zu Kleinteilen – werden ausgewählt und entnommen.

3. Automatische Buchung: Die Entnahme wird automatisch dokumentiert (Kostenstelle, Benutzer, Uhrzeit etc.).

4. Nachbestellung: Sobald ein definierter Mindestbestand erreicht wird, löst das System eine Bestellung aus – vollautomatisch.

Die Rolle von simple system bei Böcker

Böcker nutzt die Schnittstelle simple system zu den Warenautomaten, um Nachbestellung zu automatisieren.

• Schwellwerte definieren: Im System werden Mindestbestände je Artikel festgelegt

• Verbrauch tracken: Entnahmen werden automatisch erfasst und an das System gemeldet

• Bestellungen auslösen: simple system erstellt bei Unterschreitung automatisch eine Bestellung beim hinterlegten Lieferanten

• Integration von Workflows: Auch Genehmigungen oder Budgetgrenzen können berücksichtigt werden

So entsteht ein nahtloser digitaler Ablauf.

Vorteile für Böcker – und andere

Effizienz & Kontrolle:

• Keine manuelle Lagerprüfung

• Kein „vergessenes“ Nachbestellen

• Reduzierter Schwund durch klare Zuordnung

• Höhere Verfügbarkeit kritischer Materialien

Einfache Skalierbarkeit:

• Automaten können standortübergreifend eingesetzt werden

• Lieferanten bleiben flexibel – simple system ist lieferantenunabhängig

Weniger Fehler, mehr Transparenz:

• Jeder Zugriff ist registriert

• Jeder Verbrauch steuerbar

• Lagerkosten besser kalkulierbar

Zeitersparnis im Alltag:

• Keine handschriftlichen Entnahmelisten

• Keine Excel-Tabellen

• Keine Bestellzettel

Herausforderungen & Lessons Learned

Der Rollout brachte erwartungsgemäß einige Herausforderungen mit sich – vor allem bei der Integration der Lieferanten erwies sich als anspruchsvoll:

• Nicht jeder Lieferant hatte sofort einen elektronischen Katalog auf der Plattform
• Die fehlende digitale Abbildung bremste anfangs das volle Automatisierungspotenzial

Die Lösung:

• Proaktives Lieferantenmanagement

• Interne Kataloge und Artikelstammdatenpflege über simple system

• Kombination aus Vollsortimentern und Spezialanbietern

Welche Hardware funktioniert mit simple system?

Die Plattform ist hardwareunabhängig. Das bedeutet:

• Tool24

• PickOne

• SAM Urai

• LISTA oder andere Vending-Systeme

• Auch manuelle Lagerplätze mit Barcode/Scanner lassen sich integrieren

• Mobile Favoritenlisten ergänzen den Zugriff außerhalb des Automaten

Die zentrale Voraussetzung: Es muss eine Schnittstelle oder ein Exportformat existieren, das den Materialverbrauch meldet – simple system kümmert sich um den Rest.

Warum Warenausgabeautomaten mit simple system eine starke Kombination sind

In vielen Unternehmen schlummern enorme Optimierungspotenziale im Lager – insbesondere im Bereich C-Teile, PSA und Verbrauchsmaterialien.
Mit Automaten wird die Entnahme endlich nachvollziehbar. Mit simple system wird die Nachbestellung automatisiert, effizient und vollständig dokumentiert.

• Keine Medienbrüche

• Kein Wildwuchs

• Kein Vergessen

Böcker hat es vorgemacht.

• Die Kombination aus Hardware, klaren Prozessen und digitalem Bestellwesen schafft eine robuste, zukunftssichere Lösung.

• Skalierbar, sicher, wirtschaftlich.