Use Cases

Budget Monitoring für einkauf in simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:20:17 GMT

Ausgangssituation

Einkaufsleiter verwalten Budgets für mehrere Abteilungen, Geschäftsleitung verlangt Echtzeitausblick, manuelle Tracking-Prozesse sind fehleranfällig und zeitaufwendig

Katalog-Migration beschleunigen | OCI-Punchout | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:09 GMT

Ausgangssituation

Ein Konzernunternehmen mit 12.000 SAP-Nutzern migriert zu einer neuen Beschaffungsplattform (simple system). Der alte Katalog funktioniert schlecht, die neue Plattform hat bessere Möglichkeiten und Funktionen. Normalerweise würde eine solche Migration 6-12 Monate Training, Change Management und Go-Live-Support erfordern. Die Geschäftsführung erwartet eine schnelle Umstellung, um die Einsparungen zu realisieren. Klassisches Change Management mit Schulungen und separaten Logins kostet 150.000-300.000€ und bindet das IT-Team vollständig.

Lieferantenstruktur optimieren | Analyse | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:08 GMT

Ausgangssituation

Zu viele Lieferanten für ähnliche Kategorien, keine Sichtbarkeit in Bestelldaten nach Lieferant, Geschäftsführung möchte Einkaufsvolumen bündeln und Konditionen verbessern, manuelle Lieferantenanalysen sind zeitaufwendig

Purchase-to-Pay automatisieren | ERP-Integration | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:07 GMT

Ausgangssituation

Viele Unternehmen verarbeiten Bestellungen, Rechnungen und Zahlungen über mehrere, teilweise manuelle Prozesse. Fehler in der Abstimmung zwischen ERP und Rechnungen führen zu Verarbeitungsverzögerungen, die durchschnittlich 5-7 Tage pro Prozess kosten. Rechnungsbearbeiter verbringen 60-70% ihrer Zeit mit manuellen Dateneinträgen und Abstimmungen.

Genehmigungsprozesse standardisieren | Bestellen | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:06 GMT

Ausgangssituation

Ein Fertigungskonzern mit 5 Werken hat unterschiedliche Bestellsysteme: Werksautomaten, Kantinen-Bestellsystem, Lieferantenportale für Drittkomponenten. Jedes Werk hat unterschiedliche Genehmigungsprozesse – Werkleiter in Werk A genehmigt ab 500€, in Werk B ab 1.000€. Zentrale Kontrolle ist praktisch unmöglich. Ausgaben sind unkontrolliert – durchschnittlich 15% der Bestellungen umgehen Genehmigungsprozess (Maverick Buying). Compliance-Risiko: Auditor kritisiert "fehlende einheitliche Genehmigungsprozesse". Nachbearbeitung: 40% der Bestellungen müssen nachträglich genehmigt werden, weitere 20% haben Kontierungs-Fehler.

Dezentrale Beschaffung zentral steuern | Budget | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:05 GMT

Ausgangssituation

Ein international tätiger Tech-Konzern mit 15 Standorten (4 Zentrale + 11 Niederlassungen) hat dezentrales Bestellen: Katalog, Amazon Business, externe Lieferanten-Portale, Vending Machines. Kostenstellen-Budget pro Abteilung: 1-5 Mio€/Jahr. Heute: Keine zentrale Budget-Überwachung. Jede Abteilung hat "ihre" Systeme, aber Gesamtausgaben sind unklar. Monats-Close: Finance sammelt manuell Daten aus Katalog, Amazon, Lieferantenrechnungen, Automaten – 3-4 Tage Arbeit. Budget-Überläufer werden zu spät erkannt (oft erst im übernächsten Monat). Geschäftsbereiche können ihre aktuellen Ausgaben nicht abrufen (keine Self-Service-Reports).

Verteiler-Automaten zentral verwalten | Kontrolle | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:04 GMT

Ausgangssituation

Ein Großkonzern mit 15.000 Mitarbeitern in 22 Standorten betreibt über 80 Verteiler-Automaten (Office-Supplies, IT-Zubehör, Werkzeuge). Jeder Standort verwaltet die Automaten separat – keine zentrale Übersicht. Monatlich ca. 12.000 kleine Bestellungen (durchschnittlich 25€) über die Automaten. Problem: Keine Kontrolle über Ausgaben, keine Genehmigungen, Kontierung erfolgt manuell (Fehlerquote 15%). Controller erhalten Rechnungen ohne Zuordnung zu Standorten oder Kostenstellen – Abstimmung dauert Tage. Maverick Buying Vermutung: Mitarbeiter bestellen über Amazon parallel – unkontrolliertes Volumen unbekannt.

Lieferanten konsolidieren | Wettbewerb | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:03 GMT

Ausgangssituation

Ein mittelständisches Unternehmen arbeitet mit über 200 aktiven Lieferanten für indirekte Bedarfe. Viele Lieferanten liefern nur geringe Volumina. Die Verwaltung kostet unverhältnismäßig viel Zeit. Preise werden selten hinterfragt, da der Aufwand für Alternativangebote zu hoch ist. Der Einkauf schätzt, dass 30% der Lieferanten eliminiert werden könnten, ohne die Versorgungssicherheit zu gefährden.

Multi-Channel-Beschaffung zentralisieren | Einkauf | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:02 GMT

Ausgangssituation

Unternehmen nutzen durchschnittlich 5-8 verschiedene Beschaffungskanäle parallel: SAP Supplier, ERP-gebundene Lieferanten, Amazon Business, spezialisierte E-Commerce-Shops, Direktkäufe über Supplier-Portale und zusätzliche Marktplätze. Dies führt zu Datensilos, doppelten Katalogen, mangelnder Sichtbarkeit und Preisinkonsistenzen. 20-30% unkontrollierte "Maverick"-Käufe entstehen außerhalb der Beschaffungsprozesse.

Maverick Buying eliminieren | OCI-Punchout | simple system

Admin — Tue, 31 Mar 2026 06:18:01 GMT

Ausgangssituation

Ein Finanzdienstleister mit 3.000 SAP-Nutzern kämpft mit unkontrolliertem Spend: Mitarbeiter bestellen von überall – Amazon, direkter Lieferantenkontakt, traditionelle Einkaufskanäle. Die CFO schätzt, dass ca. 35% des Gesamtspend (ca. 5 Millionen Euro) außer Kontrolle ist. Compliance-Richtlinien existieren, werden aber nicht durchgesetzt, da das System keine Barriere hat. Die Buchhaltung ist überfordert mit Belegrutschen und nicht kontiertem Material. Lieferantenkonditionen sind schlecht, weil das Volumen fragmentiert ist.